Softwarelösung für Handwerksbetriebe
Softwarelösungen für Handwerker können das Arbeiten im Handwerksbüro und im Außendienst beziehungsweise auf der Baustelle enorm erleichtern. Im Zuge der Digitalisierung kommen heutzutage in den meisten Betrieben statt Papier und Bleistift passende Handwerkersoftwares zum Einsatz. Vor der Anschaffung einer entsprechenden Software sollten sich Handwerker oder Bauunternehmer jedoch intensiv informieren, da es einige Aspekte zu beachten gilt. In diesem Artikel wird erläutert, wozu eine Software für Handwerksbetriebe überhaupt nützlich sein kann, welche Formate existieren und welche Aspekte sonst noch bei der Entscheidung für eine Software in Betracht gezogen werden sollten. So wird die Digitalisierung im Handwerk mit Sicherheit funktionieren.
Auch erfahren Sie in diesem Artikel, wie die Kanzlei Gernoth Sie in Ihrem Handwerksbetrieb unterstützen kann.
Wozu benötigt man eine Handwerker-Software?
Seit einigen Jahren gibt es auf dem Markt schon spezielle Tools und Softwares, die auf Handwerker abgestimmt sind. Eine moderne Handwerksoftware zeichnet sich heute durch eine einfache Bedienung aus und erleichtert das Erstellen und Kalkulieren von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
Der Datenbestand in Handwerksbetrieben und auch die gesamte Auftragsbearbeitung wird immer umfangreicher. Den Überblick zu behalten, wird schwerer, denn neben neuen Aufträgen fallen auch andere Aufgaben an, wie beispielsweise das Einteilen der Mitarbeiter und die Betreuung von Kunden. Auch muss der Handwerksbetrieb jederzeit über Telefon oder Mail erreichbar sein. Eine moderne Bürosoftware kann dabei Abhilfe schaffen, den Überblick über die Aufgabenbereiche zu behalten. Sie kann bei der Auftragsbearbeitung, der Warenwirtschaft und vor allem der alltäglichen Büroarbeit unterstützen. Die Beachtung und Einhaltung von Rechtsvorschriften, ein geregeltes Kundenmanagement, sowie die gesamte Auftragsabwicklung können durch digitale Prozesse und den Einsatz geeigneter Software vereinfacht werden.
Durch die Nutzung von Softwares kann viel Arbeitszeit eingespart werden. Alle notwendigen Aufgaben wie zum Beispiel die Kalkulation des Aufmaßes, die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Rabattstaffeln oder betriebswirtschaftliche Auswertungen können mit Softwares schneller erledigt werden. Mit praxiserprobten Vorlagen und Mustern, vorgefertigten Leistungstexten und Kostenansätzen für Bauleistungen je nach Gewerk, sowie den fachgerechten Funktionen einer spezialisierten Handwerker-Software werden wiederkehrende Aufgaben stark vereinfacht.
Es wird eine große Auswahl an verschiedenen Lösungen angeboten. Es reicht von einfachen Apps für die Zeiterfassung auf Baustellen bis hin zu Software-Komplettlösungen, die mit Schnittstellen zu Lieferanten, Geschäftspartnern und Steuerberatern den vollen Prozess abdecken. Zum Beispiel gibt es Apps für Smartphones und Tablets für das digitale Aufmaß vor Ort. Diese beinhalten unter anderem das Mitarbeitermanagement, die Vorabpräsentation für die Projektverwaltung, die Routenplanung, die Baustellendokumentation, verschiedene Rechner und Winkelmesserfunktionen. Auch gibt es spezielle Apps von Großhändlern und Zulieferern, die zum Beispiel Produkt- und Montagehinweise zur Verfügung stellen.
Arbeitslosengeld und die Sozialgeld-Verordnung wird dahingehend ergänzt, dass die Inflationsausgleichsprämie bei einkommensabhängigen Sozialleistungen nicht als Einkommen angerechnet wird.
Verschiedene Software-Formate
Es lassen sich grundsätzlich zwei Software-Formate unterscheiden. Zum einen gibt es Insellösungen und zum anderen Komplettlösungen.
Als Insellösungen bezeichnet man Apps, die für einen bestimmten Arbeitsschritt eine digitale Lösung anbieten. Hierbei fehlen jedoch Schnittstellen zu fortführenden Prozessen und eine Weiterverarbeitung der Daten ist nicht möglich. Somit sind Insellösungen keine Substitution für eine vollständige Digitalisierung des Arbeitsprozesses.
Ein anderes Format für Handwerker-Softwares ist die Komplettlösung. Diese Art der Software trägt mit Hilfe von entsprechenden Schnittstellen zu Lieferanten, Geschäftspartnern oder Steuerberatern zu einem unterbrechungsfreien Prozess bei.
Die beiden Software-Formate können anhand des Beispiels der Zeiterfassung erklärt werden. Es gibt zum einen die Möglichkeit, die Zeit auf einem mobilen Gerät zu erfassen und anschließend händisch in das System einzutragen. Der Prozess der Erfassung passiert somit digital, jedoch werden die erfassten Daten nicht automatisch weiterverarbeitet. Es entsteht ein digitales Abbild des Stundenzettels. Eine andere Möglichkeit ist es, dass die Daten vom mobilen Erfassungsgerät direkt in Echtzeit an den Server weitergeleitet werden und der Steuerberater durch eine Schnittstelle mit eingebunden ist. Die Daten werden demnach direkt automatisch weitergeleitet.
Die Stundenerfassung ist ein wichtiger und gesetzlich vorgeschriebener Vorgang, der von Unternehmen häufig vernachlässigt wird. Ein Betrieb kann dadurch Geld verlieren. Für eine profitable Umsetzung bieten wir von der Kanzlei Gernoth unsere Hilfe an. Wir unterstützen um Beispiel bei der Stundensatzkalkulation. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter https://www.gernoth.de/stundensatzkalkulation-im-handwerk.html
Auch beim Controlling sind wir Ihr Ansprechpartner. Dabei kümmern wir uns im Namen der Kanzlei Gernoth um die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse. Neben speziell auf das Handwerk fokussierte Leistungen können wir unter anderem auch Abschlüsse, Buchhaltung und Steuererklärungen erledigen.
Kosten für Handwerkersoftwares
Für viele Alltagsprobleme gibt es kleine Softwarelösungen, die oftmals kostenlos sind. Als Beispiel lassen sich Passwortmanager wie die App KeePass anführen. Diese können die lästige Passwortverwaltung übernehmen und auch mobil verwendet werden. Gerade bei den Inselangeboten ist es leicht, eine kostenfreie Version zu finden. In Hinsicht auf den Datenschutz ist es hilfreich, darauf zu achten, dass man nicht mit seinen gesammelten Daten bezahlt.
Bei Komplettlösungen gibt es meist Angebote, deren Kosten abhängig von Laufzeit und Nutzerzahl sind. Fast alle Anbieter stellen jedoch kostenfreie Testphasen zur Verfügung. Die Software kann demnach zunächst ausprobiert werden und wenn sie nach Zufriedenheit funktioniert, kann sie im Anschluss mit nahtlosem Übergang übernommen werden.
Was sollten Betriebe bei der Umstellung auf digitale Prozesse beachten?
Abhängig vom Systemumfang und den Bereichen, in denen die Softwares eingesetzt werden, gibt es weitere Dinge zu beachten. Zum Beispiel muss entschieden werden, ob eine Open-Source Lösung oder eine kommerzielle Lösung angewandt werden soll und ob diese in der Cloud oder auf einem eigenen Server betrieben werden sollen. Alle Möglichkeiten haben gewisse Vor- aber auch Nachteile, die abgewogen werden müssen.
Je nachdem, welche Voraussetzungen und Umstände in einem Betrieb herrschen, sind bestimmte Optionen besser geeignet als andere. Es gibt demnach nicht die eine einzige Lösung, sondern es kommt immer auf den Einzelfall an. Es ist sinnvoll, die Ausgangssituation im Zuge einer Ist-Analyse zu beleuchten und anschließend die Ziele, den Soll-Zustand, zu definieren. Danach kann man sich dann Gedanken über mögliche Softwarelösungen machen. Um die Stabilität zu gewährleisten, ist es ratsam, regelmäßig Updates einzuspielen.
Da so viele verschiedene Angebote zur Auswahl stehen, kann man leicht den Überblick verlieren und es kann eine große Herausforderung sein, sich als Betrieb für eine Lösung zu entscheiden. Webseiten im Internet können eine Entscheidungshilfe sein. Unter handwerk-digital.de oder mittelstand-digital.de findet man hilfreiche Materialien rund zum Thema Software. Es lassen sich dort unter anderem Broschüren, Checklisten, Filme, Infoveranstaltungen oder Webinare finden, die Handwerksbetrieben bei der Digitalisierung unter die Arme greifen.
Für Mitgliedsbetriebe bieten auch viele Kammern und Verbände ihre Unterstützung im Digitalisierungsprozess an.