Zahlungen über DATEV Unternehmen online tätigen – so geht’s

Tobias Weinberger, Gesellschafter und Steuerberater der Kanzlei Gernoth und Digitalisierungsexperte informiert Mandanten in diesem Artikel über den Zahlungsverkehr über DATEV Unternehmen online und die Anwendungen Belege online sowie Bank online der DATEV.

Um Belege mittels DATEV Unternehmen online und Belege online überhaupt erst bearbeiten und übertragen zu können, müssen diese ordnungsgemäß digitalisiert werden. Zur Digitalisierung der Papierbelege gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. DATEV Upload online
2. DATEV-Scan Modul
3. DATEV Upload mobil
4. DATEV Upload Mail

Alle vier Anwendungen ermöglichen es, Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine und sonstige Unterlagen und Dokumente zu scannen und nach Belege online zu übertragen. Liegt ein Beleg nicht digital in Belege online vor, kann er auch nicht bearbeitet bzw. an das Rechenzentrum übermittelt werden.

DATEV Unternehmen online ermöglicht es Unternehmern, Belege, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen und sonstige buchungsrelevanten Dokumente digital zu erfassen, zu bearbeiten und abzulegen. Weiterhin besteht über Schnittstellen zu Steuerberatersoftwares die Möglichkeit einer digitalen Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. Das Prinzip ist ganz einfach: Unternehmen übermitteln mittels Unternehmen online und einer Scanmethode ihrer Wahl ihre digitalen Belege an das DATEV Rechenzentrum - dort werden sie im Bereich Belege online (Belegübersicht) abgelegt und können ggf. weiterverarbeitet oder bearbeitet werden.

Zur Strukturierung der digitalen Belege können auf der Belege online Startseite verschiedene Kategorien, Ordner und Register angelegt werden. Es empfiehlt sich bspw. Kategorien wie "Lieferantenrechnungen", "Kundenrechnungen", "sonstige Eingangsrechnungen" und "sonstige Ausgangsrechnungen" anzulegen. Zudem bietet die DATEV Anwendung eine Funktion der Belegbearbeitung, so können Belege bspw. Geheftet, entheftet oder gelöscht werden. Eine weitere wichtige Funktion ist die Suchfunktion, mithilfe derer ganz einfach nach bestimmte Rechnungsbelegen gefiltert werden kann - das erspart langes Suchen in der Belegübersicht.

Belege online der DATEV Unternehmen online Anwendung kann auch dafür genutzt werden, offene Zahlungen vorzubereiten. Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung erklärt wie:

Bei Bank online handelt es sich im Grunde genommen um die Nachfolgeanwendung von Bankkonto online der DATEV. Bank online soll Unternehmern dabei helfen, den Überblick und die Kontrolle über ihre Kontoaktivitäten zu behalten. Hierfür stellt die Anwendung auch digitale Kontoauszüge bereit, sodass für den Nutzer zur jeder Zeit transparent bleibt, welche Rechnungen bereits bezahlt und welche Rechnungen noch offen sind. Am besten lässt sich diese Anwendung in Verbindung mit DATEV Belege online nutzen, denn so müssen Kontoauszüge und Belege nicht mehr mühsam in Papierform miteinander verglichen bzw. abgeglichen werden.

• Übersicht offener und gezahlter Rechnungen
• Übersicht über Skonti und Teilzahlungen
• Möglichkeit, Notizen für sich selbst bzw. den zuständigen Steuerberater zu machen
• Digitale Kontoauszüge
• Schnittstelle zu DATEV Belege online

Je nach Bank online Ausführung (Standard oder Erweitert) haben Nutzer mehr oder weniger Bearbeitungsfunktionen. Gleichermaßen unterscheiden sich auch die Voraussetzungen zur Nutzung.

Voraussetzung Bank online - Bearbeitungsform Standard 

• Die Unternehmensangaben in Stammdaten online enthalten sowohl IBAN als auch BIC des Unternehmens
• Die Auftraggeber-Bankverbindung befindet sich ebenfalls in Stammdaten online.
• Daten des Kreditinstituts sind in Bank online übertragen worden.

Voraussetzung Bank online - Bearbeitungsform Erweitert

• Die Unternehmensangaben in Stammdaten online enthalten sowohl IBAN als auch BIC des Unternehmens 
• Die Auftraggeber-Bankverbindung befindet sich ebenfalls in Stammdaten online.
• Daten des Kreditinstituts sind in Bank online übertragen worden.
• Die Kundenrechnungen sind in Beleg online erfasst.

DATEV Bank online ermöglicht es, Zahlungen an Mitarbeiter, Krankenkassen oder das Finanzamt zu erstellen und, über eine Schnittstelle des DATEV Rechenzentrums, direkt an das jeweilige Kreditinstitut weiterzuleiten. Nutzer haben hier die Wahl, Zahlungen entweder über das Programm LODAS oder Lohn und Gehalt abzuwickeln. DATEV Bank online ist, wie auch LODAS und Lohn und Gehalt ein Bestandteil der Unternehmen online Anwendung der DATEV. Zu beachten ist auch, dass für DATEV Bank online KEINE gesonderte Programminstallation notwendig ist, da die Anwendungen direkt im Browser aufgerufen und genutzt werden können.

Um die Bank online Anwendung der DATEV nutzen zu können, müssen sowohl auf Seiten des Unternehmens als auch auf Seiten der Steuerberater gewisse Tätigkeiten geleistet werden. Neben vorbereitenden Aufgaben im Unternehmen, müssen die sich die Nutzer im Unternehmen auch um die manuelle Weitergabe der Zahlungsaufträge kümmern.

Gleichermaßen müssen beide Beteiligten bestimme Voraussetzungen erfüllen, um DATEV Unternehmen online überhaupt erst nutzen zu können.

Vorbereitende Tätigkeiten

1. Bankverbindung einrichten.
2. Banking-Verfahren auswählen und hinterlegen.

Mögliche Banking-Verfahren: PIN/ TAN-Verfahren, EBICS-Verfahren oder Service-Rechenzentrumsverfahren (sog. DATEV Sammelverfahren)

Neben Tätigkeiten, die unmittelbar im Unternehmen ausgeführt werden, muss auch die gewisse Aufgaben hinsichtlich der Lohnzahlungen übernehmen. Zu den vorbereitenden Tätigkeiten in der Kanzlei gehört bspw. Die Überprüfung der Voraussetzung zur Nutzung von Belege online und Bank online. So in etwa das Übermitteln der Zahlungsdaten an das Rechenzentrum (bei der Nutzung von Lohn und Gehalt classic/ comfort) oder das Durchführen der Lohnabrechnungen (bei der Nutzung von LODAS classic/ comfort).