Zahlungen über DATEV Unternehmen online tätigen – so geht’s

Big Data und Business Intelligence

Tobias Weinberger, Gesellschafter und Steuerberater der Kanzlei Gernoth und Digitalisierungsexperte informiert Mandanten in diesem Artikel über den Zahlungsverkehr über DATEV Unternehmen online und die Anwendungen Belege online sowie Bank online der DATEV.

Digitales Belegwesen mit DATEV Belege online

Wie wir bereits ein einem unserer anderen Fachartikeln zum Thema Unternehmen online berichtet haben, bietet die DATEV Unternehmen und Kanzleien vielfältige Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit. Hierzu gehört neben dem digitalen Belegwesen auch der digitale Zahlungsverkehr und das Übermitteln von Zahlungsaufträgen an die Bank/ das zuständige Kreditinstitut. Die DATEV Unternehmen online Anwendungen Belege online und Bank online gehen dabei Hand in Hand.

Belege und sonstige buchungsrelevanten Dokumente digitalisieren und übertragen

Um Belege mittels DATEV Unternehmen online und Belege online überhaupt erst bearbeiten und übertragen zu können, müssen diese ordnungsgemäß digitalisiert werden. Zur Digitalisierung der Papierbelege gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  1. DATEV Upload online
  2. DATEV-Scan Modul
  3. DATEV Upload mobil
  4. DATEV Upload Mail

Alle vier Anwendungen ermöglichen es, Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine und sonstige Unterlagen und Dokumente zu scannen und nach Belege online zu übertragen. Liegt ein Beleg nicht digital in Belege online vor, kann er auch nicht bearbeitet bzw. an das Rechenzentrum übermittelt werden.

Belegdaten verwalten mit DATEV Unternehmen online und Belege online

DATEV Unternehmen online ermöglicht es Unternehmern, Belege, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen und sonstige buchungsrelevanten Dokumente digital zu erfassen, zu bearbeiten und abzulegen. Weiterhin besteht über Schnittstellen zu Steuerberatersoftwares die Möglichkeit einer digitalen Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. Das Prinzip ist ganz einfach: Unternehmen übermitteln mittels Unternehmen online und einer Scanmethode ihrer Wahl ihre digitalen Belege an das DATEV Rechenzentrum - dort werden sie im Bereich Belege online (Belegübersicht) abgelegt und können ggf. weiterverarbeitet oder bearbeitet werden.

Funktionen von DATEV Belege online

Zur Strukturierung der digitalen Belege können auf der Belege online Startseite verschiedene Kategorien, Ordner und Register angelegt werden. Es empfiehlt sich bspw. Kategorien wie "Lieferantenrechnungen", "Kundenrechnungen", "sonstige Eingangsrechnungen" und "sonstige Ausgangsrechnungen" anzulegen. Zudem bietet die DATEV Anwendung eine Funktion der Belegbearbeitung, so können Belege bspw. Geheftet, entheftet oder gelöscht werden. Eine weitere wichtige Funktion ist die Suchfunktion, mithilfe derer ganz einfach nach bestimmte Rechnungsbelegen gefiltert werden kann - das erspart langes Suchen in der Belegübersicht.

Bezahlen von Belegen mit Belege online – Lieferantenrechnungen und sonstige Rechnungen

Belege online der DATEV Unternehmen online Anwendung kann auch dafür genutzt werden, offene Zahlungen vorzubereiten. Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung erklärt wie:

Schritt 1

Auf der Belege online Startseite offene Rechnungen überweisen wählen (alternativ hierzu: offene Rechnungen überwachen). Es öffnet sich die Rechnungsliste, in der alle digital erfassten Belege gelistet sind.

Schritt 2

In dieser Übersicht können nun Zahlungen erstellt und direkt ausgeführt werden. Anhand von Filter- und Sortiermöglichkeiten kann nun explizit nach zu zahlenden oder einzuziehenden Belegen gesucht werden.

Schritt 3

Auf Überweisen/ Einziehen klicken und entweder Sofort an die Bank senden oder Zur Liste der Zahlungen zum Senden/ Exportieren wählen (wurden ein oder mehrere Belege zur Liste der Zahlungen hinzugefügt, kann später eine Sammelüberweisung an die Bank übermittelt werden)

Mit Bank online den online Zahlungsverkehr regeln

Bei Bank online handelt es sich im Grunde genommen um die Nachfolgeanwendung von Bankkonto online der DATEV. Bank online soll Unternehmern dabei helfen, den Überblick und die Kontrolle über ihre Kontoaktivitäten zu behalten. Hierfür stellt die Anwendung auch digitale Kontoauszüge bereit, sodass für den Nutzer zur jeder Zeit transparent bleibt, welche Rechnungen bereits bezahlt und welche Rechnungen noch offen sind. Am besten lässt sich diese Anwendung in Verbindung mit DATEV Belege online nutzen, denn so müssen Kontoauszüge und Belege nicht mehr mühsam in Papierform miteinander verglichen bzw. abgeglichen werden.

Funktionen von DATEV Bank online im Überblick

  • Übersicht offener und gezahlter Rechnungen
  • Übersicht über Skonti und Teilzahlungen
  • Möglichkeit, Notizen für sich selbst bzw. den zuständigen Steuerberater zu machen
  • Digitale Kontoauszüge
  • Schnittstelle zu DATEV Belege online

Zahlungen ausführen mit Bank online - Voraussetzungen

Je nach Bank online Ausführung (Standard oder Erweitert) haben Nutzer mehr oder weniger Bearbeitungsfunktionen. Gleichermaßen unterscheiden sich auch die Voraussetzungen zur Nutzung.

Voraussetzung Bank online - Bearbeitungsform Standard 

  • Die Unternehmensangaben in Stammdaten online enthalten sowohl IBAN als auch BIC des Unternehmens
  • Die Auftraggeber-Bankverbindung befindet sich ebenfalls in Stammdaten online.
  • Daten des Kreditinstituts sind in Bank online übertragen worden.

Voraussetzung Bank online - Bearbeitungsform Erweitert

  • Die Unternehmensangaben in Stammdaten online enthalten sowohl IBAN als auch BIC des Unternehmens 
  • Die Auftraggeber-Bankverbindung befindet sich ebenfalls in Stammdaten online.
  • Daten des Kreditinstituts sind in Bank online übertragen worden.
  • Die Kundenrechnungen sind in Beleg online erfasst.

Zahlungen ausführen mit Bank online – Schritt-für-Schritt Anleitung

Bearbeitungsform Standard

Schritt 1: Belege online Startseite > Kundenrechnungen > offene Rechnungen überwachen auswählen.

Schritt 2: gewünschten Beleg wählen.

Schritt 3: auf Bearbeiten klicken. Optional kann hier das SEPA-Lastschriftformular vervollständigt werden.

Schritt 4: Speichern und weiter klicken.

Schritt 5: Auf Zahlungen ausführen klicken.

Bearbeitungsform Erweitert

Schritt 1: Belege online Startseite > Kundenrechnungen > offene Rechnungen überwachen auswählen.

Schritt 2: gewünschten Beleg wählen.

Schritt 3: Auf Einziehen klicken.

Schritt 4: Auswählen, ob die Lastschrift SOFORT an die Bank gesendet werden soll oder eine weitere Lastschrift erfasst werden soll.

Schritt 5: In Bank online öffnet sich die Unterseite Zahlungen.

Schritt 6: Zahlungen markieren und auf An die Bank senden klicken.

Schritt 7: Im Dialogfeld Zahlungssätze als Zahlungsauftrag bereitstellen die jeweiligen auszuführenden Zahlungen prüfen und ggf. Änderungen vornehmen.

Schritt 8: Auf Übernehmen klicken.

Schritt 9: Der Zahlungsauftrag ist nun gespeichert und wird nun mit dem vorab gewählten Banking-Verfahren abgesendet.

Lohnzahlungen mit DATEV Unternehmen online und Bank online

DATEV Bank online ermöglicht es, Zahlungen an Mitarbeiter, Krankenkassen oder das Finanzamt zu erstellen und, über eine Schnittstelle des DATEV Rechenzentrums, direkt an das jeweilige Kreditinstitut weiterzuleiten. Nutzer haben hier die Wahl, Zahlungen entweder über das Programm LODAS oder Lohn und Gehalt abzuwickeln. DATEV Bank online ist, wie auch LODAS und Lohn und Gehalt ein Bestandteil der Unternehmen online Anwendung der DATEV. Zu beachten ist auch, dass für DATEV Bank online KEINE gesonderte Programminstallation notwendig ist, da die Anwendungen direkt im Browser aufgerufen und genutzt werden können.

Lohnzahlungen ausführen: Tätigkeiten im Unternehmen

Um die Bank online Anwendung der DATEV nutzen zu können, müssen sowohl auf Seiten des Unternehmens als auch auf Seiten der Steuerberater gewisse Tätigkeiten geleistet werden. Neben vorbereitenden Aufgaben im Unternehmen, müssen die sich die Nutzer im Unternehmen auch um die manuelle Weitergabe der Zahlungsaufträge kümmern.

Gleichermaßen müssen beide Beteiligten bestimme Voraussetzungen erfüllen, um DATEV Unternehmen online überhaupt erst nutzen zu können.

Voraussetzungen im Unternehmen

Um Anwendung Belege online nutzen zu können, müssen Unternehmen eine mandantengenutzte Beraternummer für den Vertrag mit DATEV Unternehmen online besitzen. Die Bestellung eines derartigen Vertrags läuft in der Regel über den zuständigen Steuerberater. Zudem müssen sie zur Nutzung von Unternehmen online gewisse Zugriffsrechte erhalten. Je nach Vorhaben und Umfang der Funktion unterscheiden sich hier die Nutzungsrechte. Zur Freigabe dieser kann der Einrichtungsassistent der DATEV zu Rate gezogen werden. Einzige Voraussetzung hierfür ist wiederum die Nutzung eines der folgenden Zugangsmedien: DATEV SmartLogin, DAEV mIDentity, DATEV SmartCard.

Mehr erfahren zu den Anmeldeverfahren der DATEV Unternehmen online Anwendung

Vorbereitende Tätigkeiten

  1. Bankverbindung einrichten.
  2. Banking-Verfahren auswählen und hinterlegen.

Mögliche Banking-Verfahren: PIN/ TAN-Verfahren, EBICS-Verfahren oder Service-Rechenzentrumsverfahren (sog. DATEV Sammelverfahren)

Anleitung zur Weitergabe der Zahlungsaufträge an die Bank

  1. In DATEV Unternehmen online Startseite Bank > Zahlungen ausführen > Zahlungen offen wählen.
  2. Den entsprechenden Zahlungsauftrag markieren.
  3. Auf Schaltfläche An Bank senden klicken.

 

Anleitung zur Änderung der Zahlungsaufträge und anschließender Weitergabe an die Bank

  1. In DATEV Unternehmen online Startseite Bank > Zahlungen ausführen > Zahlungen offen wählen.
  2. Den entsprechenden Auftrag markieren, der geändert werden soll (Positionen können hier entweder gelöscht oder Zahlungsbeträge geändert werden).
  3. In den Zahlungsdetails die gewünschten Änderungen vornehmen und abspeichern
  4. Auf Schaltfläche An Bank senden klicken.

Lohnzahlungen ausführen: Tätigkeiten in der Kanzlei

Neben Tätigkeiten, die unmittelbar im Unternehmen ausgeführt werden, muss auch die gewisse Aufgaben hinsichtlich der Lohnzahlungen übernehmen. Zu den vorbereitenden Tätigkeiten in der Kanzlei gehört bspw. Die Überprüfung der Voraussetzung zur Nutzung von Belege online und Bank online. So in etwa das Übermitteln der Zahlungsdaten an das Rechenzentrum (bei der Nutzung von Lohn und Gehalt classic/ comfort) oder das Durchführen der Lohnabrechnungen (bei der Nutzung von LODAS classic/ comfort).

Voraussetzungen in der Kanzlei

Ebenso wie Unternehmen müssen auch Kanzleien zur Nutzung einen Vertrag mi DATEV Unternehmen online besitzen.