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DATEV Unternehmen online und DATEV SmartLogin

Digitale Zusammenarbeit mit der DATEV

Die Kanzlei Gernoth ist sich der Potenziale der Digitalisierung durchaus bewusst. Gerade in Sachen Finanz- und Lohnbuchhaltung ermöglichen digitale Prozesse eine enorme Vereinfachung und Effizienzsteigerung. Aus diesem Grund setzen wir als Digitale Kanzlei nun schon seit geraumer Zeit auf das DATEV Tool Unternehmen online, das Steuerberater und Rechtsanwälte dabei unterstützt, mit ihren Mandanten auf dem digitalen Weg zusammenzuarbeiten.

Was ist Unternehmen online?

Unternehmen online ist eine digitale Anwendung, mithilfe dessen Unternehmer und Unternehmerinnen Angelegenheiten in Sachen Buchführung und Lohnabrechnung sowie sonstige interne betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Prozesse einfach und zeitsparend gestalten können. Durch DATEV Unternehmen online können wichtige und relevante Informationen zu aktuellen Forderungen, offenen Zahlungsverpflichtungen, Mitarbeiterkosten, Belegen und Lohndaten jederzeit online zur Verfügung gestellt werden - Zugriff hat dabei lediglich der jeweilige Unternehmer bzw. Nutzer und dessen betrauter Steuerberater.

Wie funktioniert DATEV Unternehmen online?

Bei DATEV Unternehmen online handelt es sich in erster Linie um eine Cloud-Anwendung, die einen digitalen Belegtransfer ermöglicht. Der Mandant erfasst mittels der Software alle relevanten Daten und Belege lädt dieser in der dazugehörigen Cloud ab. Der Steuerberater kann dann in einem nächsten Schritt auf alle in der Cloud verfügbaren Belege zugreifen. Dieser kann wiederum auf die bereitgestellten Rechnungen zugreifen und anhand dessen die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung erstellen. Beide Beteiligten können so in etwa jederzeit auf die digital verfügbaren Arbeitsverträge, die digitale Personalakte oder eingescannte Eingangsrechnungen zugreifen - und das ganz ohne mühsam Pendelordner wälzen zu müssen.

Einmal ausgewertet, kann der Steuerberater die Daten dem Mandanten dann online zur Verfügung stellen. Es handelt sich also um einen durchgängigen digitalen Prozess - Was sowohl für Mandanten als auch Steuerberater Mehrwert schafft.

Online Anwendungen von DATEV Unternehmen online

Das online Tool Unternehmen online biete ganz unterschiedliche Lösungen zur Vorerfassung, Einsicht und Auswertung von steuerrelevanten und betriebswirtschaftlichen Daten. Die Vollversion der Software beinhaltet hierfür elf online Anwendungen, die dem Nutzer allesamt Arbeit nicht nur erleichtern, sondern inbesondere abnehmen sollen. Zu jenen Anwendungen zählen:

  • Stammdaten online
  • Auswertungen online
  • Belege online
  • Kassenbuch online
  • Bank online
  • LODAS Vorerfassung online
  • Lohn und Gehalt Vorerfassung online
  • Auswertungen Personalwirtschaft
  • Auswertungspakete Rechnungswesen online
  • Rechnungswesen Vorerfassung online
  • Auftragswesen online

Die Software Version DATEV Unternehmen online compact beinhaltet dagegen lediglich sechs der elf genannten Anwendungen. Beiden gemein ist die Voraussetzung einer stabilen Internetverbindung sowie ein geeignetes Zugangsmedium und eines der sicheren Anmeldeverfahren wie in etwa DATEV SmartLogin.

Welche Daten können mittels Unternehmen online ausgetauscht werden?

Neben Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belegen über Warenverkehr, Arbeitsverträgen und Krankmeldungen können mithilfe der Unternehmen online Anwendung auch Stamm- und Bewegungsdaten digital zwischen Mandant und Kanzlei ausgetauscht werden. Im Grunde genommen kann jegliche Art von Rechnung und Beleg auf dem elektronischen Weg vom Mandanten zur Kanzlei und umgekehrt transferiert werden.

Was kostet Unternehmen online?

Für die Software der DATEV fallen grundsätzlich verschiedene Kosten an. Zum einen erhebt der Anbieter monatlich Nutzungsgebühren von 10,50€ - die Gesamtkosten berechnen sich dabei über eine Zusammensetzung der Kosten für die Nutzung des Portals Unternehmen online und die Kosten für den benötigten Speicherplatz. In den 10,50€ enthalten ist die Nutzung für bis zu 10 Nutzer, jeder weitere Nutzer (also jede weitere Lizenz der Softwareanwendung) kostet wiederum monatlich 2,00e Aufpreis.

Weiterhin kostet in etwa die Einrichtung der Buchhaltung pauschal 75€ (einmalig) sowie die Aktualisierung auf die korrigierte Umsatzsteuerverordnung 25€. Je nach Erweiterung um Funktionen, Anwendungen und Softwarelizenzen kommen naturgemäß weitere Kosten auf den Nutzer zu.

Ein besonders beliebtes Komplettpaket der DATEV ist in etwa das DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen, welches die kostenlose Nutzung von DATEV Unternehmen einschließt.

Wie installiere ich DATEV Unternehmen online?

Die digitale Buchhaltungssoftware DATEV Unternehmen online kann direkt über den DATEV Arbeitsplatz bestellt und eingerichtet werden. Hierfür muss lediglich die gewünschte Software (mit oder ohne Sonderfunktionen/ Erweiterungen) ausgewählt werden. Einmal bestellt, wird man als Nutzer Schritt für Schritt durch den Installationsprozess geführt.

Digitale arbeiten mit DATEV Unternehmen online

Digitale Zusammenarbeit bei der Erstellung der Finanzbuchhaltung

Schritt 1

Der Mandant scannt die Belege und lädt diese in das Tool hoch. Weiterhin kann er Ausgangsrechnungen erstellen und diese ebenfalls in das Tool übertragen. Eine dritte Funktion besteht in der online Erfassung der Kassendaten.

Schritt 2

Die Kanzlei verarbeitet die bereitgestellten Daten weiter, erstellt die Buchführung, interpretiert und bewertet diese. Diese Daten und stellt die Steuerkanzlei wiederum über das Tool zur Einsicht für Mandanten bereit.

Schritt 3

Der Mandant greift digital auf die Auswertungen der Steuerkanzlei zu und archiviert diese.

Digitale Zusammenarbeit bei der Erstellung der Lohnbuchhaltung

Schritt 1

Der Mandant erfasst Stamm- und Bewegungsdaten seiner Angestellten. Weiterhin kann er in seinem DATEV Unternehmen online Account eine digitale Personalakte erstellen, wo auch Dokumente wie Personalfragebögen und Krankmeldungen hinterlegt werden.

Schritt 2

Die Kanzlei erstellt anhand der digital bereitgestellten Daten die Lohnabrechnung. Diese geht dann wiederum automatisch an zuständige Behörden und Institutionen - Ebenfalls auf dem digitalen Weg.

Schritt 3

Der Mandant kann die Lohnauswertungen digital einsehen und archivieren.

Praxisbeispiel DATEV Unternehmen online - Zusammenarbeit Finanzbuchführung

Das folgende Praxisbeispiel zeigt, wie sich kaufmännische Prozesse schneller und einfacher mit DATEV Unternehmen online gestalten lassen.

Ohne Unternehmen online: Belege in Papierform müssen in einem Pendelordner gesammelt und dann zum Steuerberater gebracht werden. Das ist mühsam und erfordert nicht nur Zeit sondern auch Aufwand was den Transport betrifft.

Mit Unternehmen online: Belege und Eingangsrechnungen werden direkt im Unternehmen eingescannt und die Anwendung der DATEV erkennt alle wichtigen Informationen wie Datum, Betrag und Rechnungsnummer automatisch. Durch Schnittstellen zum online Banking können dann unmittelbar Überweisungen getätigt werden. Alle dazugehörigen Daten werden wiederum unmittelbar in der gesicherten DATEV Cloud abgespeichert - hier kann dann der betraute Steuerberater zur Erstellung der Buchführung zugreifen. Gleichermaßen kann im Falle von Rückfragen auch der Unternehmer selbst erneut auf die Rechnungen zugreifen.

Vorteile von DATEV Unternehmen online

Zeitersparnis

Digitale Prozesse sorgen für einen reibungslosen und schnellen Austausch von Daten. Ein- sowie Ausgangsrechnungen und Belege müssen demnach nicht mehr zwischen Mandant und Steuerkanzlei hin und hergeschoben werden, sondern über den digitalen Weg direkt online übermittelt werden. Das bringt auch eine sofortige Bereitstellung buchungsrelevanter Verkaufsbelege mit sich.

Flexibilität

Mandanten wie auch wie als Steuerberater haben zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die gespeicherten digitalen Belege und Dokumente verschiedener Art. So können die Art und der Umfang der Zusammenarbeit ganz individuell festgelegt werden.

Transparenz

Steuerberater und Mandant greifen auf denselben im DATEV Unternehmen online hinterlegten Datensatz zu. So ist Transparenz für beide Beteiligten gewährleistet.

Aktualität

Die Datensätze sind stets tagesaktuell und werden in Echtzeit übermittelt.

Sicherheit

Rechnungen, Belege und sonstige Dokumente und Auswertungen werden über das zertifizierte DATEV-Rechenzentrum ausgetauscht. Das gewährleistet Schutz vor Fremdzugriff. Weiterhin hat dies den Vorteil, dass die Originalbelege und Dokumente bei Mandanten verbleiben.

Engere Bindung zu Mandanten

Die intensive Zusammenarbeit auf dem digitalen Weg stärkt zudem die Bindung und Vernetzung zwischen Mandant und der Kanzlei.

Möglichkeiten der Erweiterung

Die DATEV Unternehmen online Anwendung bietet die Möglichkeit, zusätzliche Module zu integrieren. Hierzu gehört bspw. das Auftragswesen online. Durch diese Option können Mandant und Steuerberater ihre digitale Zusammenarbeit noch weiter ausbauen.

Einhalten gesetzlicher Vorgaben (GoBD)

Unternehmen online folgt dabei stets den Grundsätzen der GoBD zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und trägt damit zu einer mit den Vorgaben konformen Kassenbuchführung bei.

Anmeldeverfahren der DATEV

Um die verschiedenen digitalen Services und Applicationen der DATEV zu nutzen, bietet die DATEV Unternehmern und Steuerberatern unterschiedliche Varianten des Logins. Zur Anmeldung in Portale wie in etwa DATEV Unternehmen online, DATEV meine Steuern o.Ä. können Nutzer entweder die DATEV SmartLogin App oder die DATEV SmartCard bzw. DATEV mIDentity anwenden. Eine dritte Möglichkeit besteht in der klassischen Anmeldung über die Website der DATEV und das Benutzerkonto.

DATEV SmartLogin - Was ist das und wie kann es genutzt werden?

Bei DATEV SmartLogin handelt es sich um eine mobile App für Smartphones und Tablets. Sie ermöglicht über Schnittstellen eine Anmeldung bei DATEV Programmen wie Unternehmen online und Ähnlichem. Die App ist sowohl mit Android, als auch mit Apple-Betriebssystemen kompatibel.

Anwendungen und Apps mit DATEV SmartLogin

Das DATEV SmartLogin bietet unter anderem Schnittstellen zu folgenden digitalen Anwendungen der DATEV:

  • DATEV Unternehmen online
  • DATEV Meine Steuern
  • Service-TAN Abruf
  • DATEVasp online (Tool, das unter anderem IT-Outsourcing und Cloud-Management bietet)
  • DATEV connect online (webbasierte Schnittstellen für den digitalen Austausch von Daten im Rechenzentrum der DATEV, funktioniert ähnlich wie DATEV Unternehmen online)
  • DATEVLernplattform online
  • etc.

Damit ist es sowohl für Mandanten als auch für Steuerberater der ideale Begleiter in Sachen Zusammenarbeit.

Schritt für Schritt Anmeldung mit DATEV SmartLogin

Um sich mit SmartLogin bei einer der digitalen Anwendungen der DATEV anzumelden, muss auf der Website der DATEV zunächst das Anmeldeverfahren auf SmartLogin umgestellt werden. Dann erfolgt die Anmeldung ganz einfach in fünf Schritten:

  1. DATEV Unternehmen online oder andere Anwendung öffnen, die über eine Schnittstelle zu SmartLogin verfügt.
  2. Ein QR-Code wird automatisch generiert und erscheint auf dem Bildschirm.
  3. Die App DATEV SmartLogin öffnen und sich mit den Zugangsdaten anmelden.
  4. Mit dem Smartphone/ Tablet den angezeigten QR-Code aus Schritt 2 scannen. Nach erfolgreichem Scan erfolgt eine automatische Weiterleitung.
  5. Die DATEV SmartLogin App schließen.

Anmeldung mittels DATEV SmartCard / DATEV mIDentity

Auch die DATEV SmartCard ermöglicht eine sichere Anmeldung auf jegliche Anwendungen und Applicationen der DATEV bzw. des DATEV-Rechenzentrums. Im Unterschied zum obigen Anmeldeverfahren mittels SmartLogin handelt es sich hier um eine zusätzlich verschlüsselte Anmeldung, bei der sich der jeweilige Nutzer authentifizieren muss.

Welche Funktionen hat die DATEV SmartCard?

Die DATEV SmartCard fungiert im Grunde genommen wie ein klassischer Personalausweis, da sie beispielsweise den Vor- und Nachnamen des Karteninhabers, dessen Mailadresse sowie das Ende des Gültigkeitszeitraums enthält.

  • Authentifizierung und Verschlüsselung der Datenfernübertragung (DFÜ) zum DATEV-Rechenzentrum
  • Authentifizierung bei DATEV Anwendungen sowie bei DATEV-fremden Anwendungen wie in etwa das Tool "Mein Elster"
  • Signatur sowie Verschlüsselung von E-Mails: Die stellt die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit des E-Mail Verkehrs im Internet sicher.
  • DATEV Softwareschutz

Funktionen von DATEV SmartLogin und der DATEV SmartCard im Überblick

Die beiden Anmeldeverfahren besitzen unterschiedliche Schnittstellen zu den online Anwendungen der DATEV. Somit eignet sich je nach Vorhaben und Funktion entweder eher die Anmeldung über DATEV SmartLogin oder über die DATEV SmartCard.

Arbeiten mit DATEV Unternehmen online: Sowohl DATEV SmartLogin als auch DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglichen die Arbeit mit DATEV Unternehmen online.

Arbeiten mit DATEV Unternehmen online compact: Sowohl DATEV SmartLogin als auch DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglichen die Arbeit mit DATEV Unternehmen online compact.

Bankingverfahren in Bank online: Sowohl DATEV SmartLogin als auch DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglichen die Arbeit mit digitalen Bankingverfahren wie EBICS, PIN und TAN.

Arbeiten mit Auftragswesen online: Sowohl DATEV SmartLogin als auch DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglichen die Arbeit mit Auftragswesen online.

Belegupload mit DATEV Upload online bzw. DATEV Upload Mail: Sowohl DATEV SmartLogin als auch DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglichen den elektronischen Belegupload.

Belegupload mit DATEV Upload mobil: Lediglich DATEV SmartLogin ermöglicht den elektronischen Belegupload über die mobile App.

DATEV Belegtransfer: Lediglich DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglicht den digitalen Belegtransfer über eine XML-Schnittstelle sowie den Upload von msg und zip Dateien und xlsm-Daten.

DATEV Scan-Modul: Lediglich DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglicht die Arbeit mit dem Scan-Modul der DATEV sowie das Komprimieren von TIF Dateien und die Bearbeitung von Belegen.

Datenupload über DATEVconnect online: Sowohl DATEV SmartLogin als auch DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglichen den elektronischen Datenupload.

Digitales Belegbuchen in den DATEV Rechnungswesenprogrammen: Lediglich ATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglicht das Digitale Belegbuchen sowie den Zugriff auf die Belege der digitalen Personalakte aus dem DATEV Lohnprogramm.

Automatisches Verbindungsende zur DATEV Unternehmen online bei Inaktivität: Ist ein Nutzer mehr als 30 Minuten in einer der Anwendungen inaktiv, muss er sich erneut über die SmartLogin App einloggen. Bei der SmartCard ist jedoch bei Inaktivität keine erneute Anmeldung möglich, sofern die SmartCard sich weiterhin im System befindet.

Anwendungsbereiche der SmartCard in der Steuerkanzlei

Die DATEV ermöglicht Unternehmern und deren Steuerberatern eine vielseitige Zusammenarbeit in Sachen Steuern und betriebswirtschaftlicher Steuerung. Eine Möglichkeit der digitalen Zusammenarbeit, die durch den Einsatz der DATEV SmartCard gegeben ist, ist der Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten. Einzige Voraussetzung hierfür ist, dass der Mandant seinem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt die hierfür notwendige Vollmacht erteilt. Eine derartige Vollmacht wird, ebenso wie andere ähnliche Vollmachten, dann in der Vollmachtsdatenbank der DATEV erfasst und anschließend an die Finanzverwaltung übermittelt. Weiterhin können Steuerberater und Mandant bzw. Wirtschaftsprüfer und Mandant bzw. Rechtsanwalt und Mandant über die Schnittstelle Steuerkonto online miteinander kooperieren. Mit Steuerkonto online haben die zuständigen Steuer-, Wirtschafts- und Rechtsberater nämlich jederzeit schnellen und direkten Zugriff auf das Steuerkonto ihrer Mandanten. Durch eine digitale Datenübertragung der Steuerkontodaten über die Finanzbehörde an den Kanzlei-PC wird so eine neue, ganz flexible und unabhängige Form der Zusammenarbeit ermöglicht. Die SmartCard ermöglicht es Kanzleien außerdem, exklusive Bereiche der DATEV Website aufzurufen, die lediglich für bestimmte Zielgruppen bzw. Nutzergruppen vorgesehen sind.

Anmeldung über das klassische DATEV Benutzerkonto

Eine dritte Möglichkeit, sich Zugang zu den online Anwendungen der DATEV und dem damit verbundenen Tools zu verschaffen, besteht in der Anmeldung über das DATEV Benutzerkonto. Zu beachten ist jedoch, dass mit diesem Anmeldeverfahren eine eingeschränkte Nutzung der Dienste möglich ist. Genutzt werden kann unter anderem der Schnellrechner, die LEXinform/ Info-Datenbank der DATEV-App, der DATEV-Shop, die LEXinform/ Info-Datenbank online sowie die DATEV-Lernplattform online.

Wie richte ich ein DATEV Benutzerkonto ein?

Im Grunde genommen kann für jeden Kunden der DATEV ein Benutzerkonto angelegt werden - und zwar ganz unabhängig davon, ob der Nutzer bereits eine SmartCard besitzt oder das DATEV SmartLogin nutzt. Eingerichtet wird das Benutzerkonto über die mydatev Unterseite und den Reiter "Personendaten verwalten". Einzige Voraussetzung hierfür ist, dass der Besteller eine SmartCard (oder das DATEV SmartLogin) besitzt, da er nur so das Recht besitzt, Personendaten und Vertragsdaten zu bestellen und zu verwalten.

In acht Schritten zum DATEV Benutzerkonto

  1. mydatev aufrufen, den Reiter "Personendaten verwalten" öffnen und den gewünschten Standort wählen.
  2. Ist die Person für die das Benutzerkonto erstellt werden soll bereits vorhanden, muss diese zum Ändern der Personendaten lediglich aus der Liste ausgewählt werden. Ist die Person noch nicht vorhanden, müssen für sie neue Personendaten angelegt werden.
  3. Ist die Person ausgewählt, wird nun die E-Mail Adresse erfasst bzw. überprüft.
  4. Nach erfolgreicher Erfassung bzw. Überprüfung muss das Kontrollkästchen "Benutzerkonto anlegen" im Bereich Benutzerkonto aktiviert werden.
  5. Anschließend wird auf "Weiter" und "Senden" geklickt. Nach Absenden der Daten wird an die jeweils hinterlegte Mailadresse ein Link zur Registrierung gesendet. Die Aufgabe des Bestellers ist hiermit abgeschlossen - alles Weitere erledigt die Person, für die das Benutzerkonto angelegt wurde.
  6. Link der Registrierungsmail anklicken und ggf. Benutzernamen ändern.
  7. Neues Kennwort anlegen und wiederholen.
  8. Die Registrierung wird nach der neuen Passwortvergabe durch einen Klick auf "Registrierung abschließen" abgeschlossen. Nun erhält die Person für die das Benutzerkonto erstellt wurde abschließend eine Bestätigungsmail.