Digitalisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft schreitet seit mehreren Jahren stetig voran und bietet momentan keinen Anlass dazu, an ein zeitnahes Ende dieser Entwicklung zu denken. Mittlerweile sind dabei auch die Voraussetzungen für die meisten der kleinen und mittelständischen Unternehmen geschaffen worden, von den vielen durch digitalisierte Prozesse entstehenden Vorteilen zu profitieren und diese einfach und effizient im eigenen Betrieb zu implementieren und zu nutzen.

Welche aktuellen digitalen Möglichkeiten und Trends dabei besonders spannend sind und was Unternehmen bei einer möglichen Implementierung bedenken sollten, haben wir Ihnen in diesem Artikel übersichtlich zusammengefasst.

Durch die fortschreitende Digitalisierung sowohl in gesellschaftlichen als auch in betrieblichen Prozessen haben sich die Erwartungen an Unternehmen innerhalb der vergangenen Jahre stark gewandelt. Kunden erwarten dabei beispielsweise einen angemessenen digitalen Auftritt der Unternehmen, smarte Möglichkeiten zur Bestellung von Produkten oder zu Service und Beratung und auch von Seiten der eigenen Mitarbeiter herrschen erhöhte Anforderungen an digitale Arbeitsmodelle und durch den Einsatz von passender Technologie vereinfachte Prozesse. Dabei kommt vor allen Dingen zur Geltung, dass durch die sich stetig weiterentwickelnden digitalen Anwendungen die Möglichkeiten aller Beteiligten um ein Vielfaches erweitern und damit gleichzeitig auch die individuelle Wertschöpfung steigt.

Die Abläufe und Prozesse in einem Unternehmen basieren häufig grundsätzlich auf einem komplexen Geschäftsmodell, welches viele weitere Notwendigkeiten und Arbeitsabläufe entstehen lässt. Durch die sogenannte Digitalisierung in Unternehmen, also den Einsatz und die Nutzung neuartiger digitaler Technologien, können die analogen Elemente der bestehenden Abläufe und Prozesse durch digitale Formate ergänzt oder sogar ersetzt werden, was in den meisten Fällen eine deutlich effizientere Ressourcennutzung und stark vereinfachte Prozesse ermöglicht und im besten Falle sogar bei der Entwicklung eines grundsätzlich digitalen Geschäftsmodells unterstützen kann.

Digitale Buchhaltung

Unternehmen, welche sich für den Umstieg auf eine digitale Buchhaltung entscheiden, können von entscheidenden Vorteilen - insbesondere bei der Kommunikation zwischen Mandanten und Steuerberatern - profitieren. Die in diesem Rahmen digitalisierten Prozesse betreffen dabei sowohl die Finanzbuchhaltung als auch die Lohnabrechnung, beispielsweise werden Rechnungen und Belege nicht mehr in Ordnern aufbewahrt und zu gegebener Zeit an den Steuerberater übergeben, sondern eingescannt und anschließend einfach und effizient auf digitalem Wege übermittelt. Entscheidend ist hier sowohl die korrekte Einordnung der jeweiligen Dokumente als auch die vereinfachte Kommunikation, da betroffene Themen bei eventuellen Rückfragen problemlos referenziert werden können. Neben der Finanzbuchhaltung und der Lohnabrechnung können im Rahmen einer digitalen Buchhaltung auch ein elektronisches Kassenbuch eingeführt sowie Rechnungen digital erstellt und signiert werden. Voraussetzung für den Umstieg ist die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBG), welche durch die Nutzung von bewährten Anwendungen wie DATEV Unternehmen online jedoch ohnehin in vollem Ausmaß berücksichtigt werden.

Digitale Archivierung

Ebenfalls digitalisiert werden kann in einem Unternehmen die Form der Archivierung von Dokumenten sowie das verbundene Dokumentmanagementsystem. Auch hierbei müssen die genannten GoBG-Grundsätze berücksichtigt und bei der Implementierung mit einbezogen werden, insbesondere sind hier der Grundsatz zur Unveränderbarkeit, der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Grundsätze der Richtigkeit, der Vollständigkeit und der Ordnung zu nennen. Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht sollten sich Unternehmen, welche eine digitale Form der Archivierung in Betracht ziehen umfassend beraten lassen, damit alle Vorgaben in diesem Bereich eingehalten werden und bei einer möglichen Prüfung den entsprechenden Kriterien standhalten können.

Digitale Personalwirtschaft

Die Praxis zeigt, dass Unternehmen auch in Sachen Personalwirtschaft zunehmend auf digitale Lösungen setzen. So in etwa zur Personalplanung, der Personalverwaltung sowie der Personalentwicklung. Wesentlicher Vorteil eines digitalen Personalmanagement ist dabei die Entlastung sowie Effizienzsteigerung der Mitarbeiter - je mehr digitalisiert ist, desto mehr kann auch automatisiert werden, sodass sich neue Kapazitäten für neue Aufgabenfelder ergeben. Gerade was die Beschaffung von neuem Personal betrifft, sind die digitalen Medien auf dem Vormarsch. Durch den Einsatz von "New Hiring" Methoden werden Personalabteilungen nie dagewesene Möglichkeiten zur Personalgewinnung eröffnet.

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