Die Digitalisierung ist mittlerweile in vollem Gange - in der Mehrheit der national und international tätigen Unternehmen ist sie bereits fester Bestandteil der Arbeitsabläufe und internen Betriebsprozesse. Ein Bereich, der in ganz besonderem Maße von den Potenzialen der Digitalisierung profitiert, ist das Personalwesen, denn mit Softwares wie DATEV Unternehmen online können Unternehmen fortan auf Personalakte in Form von Papierakten verzichten.

Tobias Weinberger informiert in diesem Fachartikel zum Thema Lohn digital über die Möglichkeiten der Digitalen Personalakte und erklärt mithilfe einer Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Unternehmen mit Unternehmen online ganz einfach selbst eine digitale Personalakte erstellen können.

Die Digitale Personalakte ist ein Tool unter anderem der DATEV Unternehmen online Anwendung. Es handelt sich dabei im Grunde genommen um eine Personalakte der klassischen Art - mit dem Unterschied, dass sie jederzeit digital abrufbar und veränderbar ist. Die Digitale Personalakte stellt somit eine Art digitaler Dokumentenpool dar, in dem sich neben der Personalakte in etwa auch Verträge über die betriebliche Altersvorsorge, Immatrikulationsbescheinigungen, Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge, sonstige Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beschreiben sowie sonstige Dokumente und Akten zu den Arbeitnehmern befinden. Die Digitale Personalakte der DATEV dient in erster Linie zur Unterstützung des digitalen Belegflusses in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant sowie zwischen Unternehmen und Niederlassungen.

Um als Unternehmen eine digitale Personalakte anzulegen, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. Neben einem Vertrag über DATEV Unternehmen online, sowie Rechte für Belege online und für die Belegtypen der Digitalen Personalakte, ein Lohnabrechnungsprogramm ebenso wie ein Programm zum Hochladen der Dokumente (in etwa das DATEV Scan Modul). Zudem muss eine personalisierte SmartCard oder SmartLogin zum Log-In bzw. zur Identifikation vorhanden sein.

Um die Digitale Personalakte der DATEV zu verwenden, müssen Nutzer, wie bereits erwähnt, eine gewisse Rechte innehaben. Die Freischaltung dieser Rechte erfolgt über das Menü Administration > Einrichtungsassistent.

1. Ist der Einrichtungsassistent ausgewählt, muss im Feld Beraternummer bzw. Standort die Beraternummer oder der Firmenname, für die das Produkt (Digitale Personalakte) bestellt wurde, erfasst werden. 
2. Auswählen des Mitarbeiters/ der SmartCard/ des SmartLogins, der/ die/ das freigeschaltet werden soll. Auf Weiter klicken.
3. Es öffnet sich ein Fenster mit Funktionen zur Freischaltung. Hier muss nun geprüft werden, ob im Untermenü für Digitale Finanzbuchführung Belege archivieren, bearbeiten und für die Buchführung bereitstellen ein Haken gesetzt ist.
4. Im Untermenü Personalwirtschaft muss außerdem ein Haken bei Digitale Personalakte für Lohndokumente verwenden gesetzt werden. Auf Weiter klicken.
5. Es öffnet sich ein Fenster zur Festlegung der Ordnungsbegriffe. Hier muss zunächst ausgewählt werden, für welche Berater, Mandanten oder Mitarbeiter die SmartCard oder das SmartLogin freigeschaltet werden soll. Für den digitalen Datenaustausch mit den Personalwirtschaftsprogrammen müssen hier die Berater- und Mandantennummer mit dem jeweiligen Programm übereinstimmen. Ist auch diese Eintragung erfolgt, auf Übernehmen und weiter unten im Feld auf Weiter klicken.
6. In diesem Schritt muss nun Hinzufügen neuer Nutzungsrechte zu den bereits bestehenden ausgewählt werden. Auf Weiter klicken.
7. Im siebten und letzten Schritt kann nun abschließend kontrolliert werden, ob alle Eingaben korrekt sind sowie alle notwendigen Haken gesetzt wurden. Stimmen alle Eingaben, auf Fertigstellen klicken. Die Rechte werden nun unmittelbar aktiviert. Der Nutzung der Digitalen Personalakte steht nun demnach nichts mehr im Wege.

Möchte sich ein Unternehmen vom ewigen Papierchaos und dem Wälzen von Bergen von Akten befreien, können sie ganz einfach über DATEV Unternehmen online und Belege online eine Digitale Personalakte anlegen. Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung erklärt, wie das funktioniert:

Die Digitale Personalakte von Softwareanbietern wie der DATEV bieten viele große Vorteile. So können zum einen alle abgelegten Akte auf einer Lohn Archiv DVD ausgegebene werden - was sich bei Steuerprüfungen und Sozialversicherungsprüfungen bereits mehrfach als sehr hilfreich erwiesen hat. Zum anderen bietet die digitale Personalakte mit dem Dokumentenpool einen einheitlichen Informationsstand aller Beteiligten (Unternehmer sowie zuständiger Steuerberater). Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Akte jederzeit und überall strukturiert und übersichtlich zur Verfügung stehen - das reduziert nicht nur die Papierablage und steht somit ganz im Sinne des papierlosen Büros, sondern minimiert zusätzlich die Druck- und Lagerkosten.

Die DATEV Unternehmen online Anwendung ermöglicht eine vielseitige digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Kanzlei, die Prozesserleichterungen schaffen - und das insbesondere in Sachen Lohn und Lohnabrechnung sowie Personalwirtschaft. Denn durch automatisierte und effizient gestaltete Lohnprogramme (wie LODAS und DATEV Lohn und Gehalt im Kombination mit DATEV Digitale Personalakte) werden nicht nur Kosten gespart, sondern auch der Arbeitsaufwand vermindert. Wir von Gernoth als DATEV Digitale Kanzlei sind uns dessen schon seit geraumer Zeit bewusst und setzten uns deshalb ganz besonders dafür ein, dass sich Unternehmer und Unternehmerinnen der digitalen Transformation anschließen und auch in Sachen Lohnabrechnung digital mit uns zusammenarbeiten.

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Um eine digitale Lohnabrechnung zu erstellen, bedarf es gewisser Vorbereitungen. Erste und wichtigste Voraussetzung ist nämlich die Erfassung der Stammdaten der abzurechnenden Arbeitnehmer. In der Praxis hat sich hierfür der elektronische Personalfragebogen bewiesen. Die relevanten Daten können hieraus dann in Stammdaten online in Unternehmern online übertragen werden. Sind die Stammdaten vorhanden, werden zusätzlich zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen Arbeitsverträge, Zeiterfassungsaufzeichnungen, Krankschreibungen etc. benötigt. Ist alles digitalisiert und in Unternehmen online eingespeist, steht der Erstellung der digitalen Lohnabrechnung nichts mehr im Wege.

Ist die Lohnabrechnung erstellt, wird häufig noch eine Lohnauswertung gewünscht. Lohnauswertungen können mit1) DATEV Unternehmen online, 2) DATEV Unternehmen online compact und 3) DATEV Arbeitnehmer online erstellt und an den Mandanten (Unternehmer) übermittelt werden.

• iqakte/ iqdoc: Human Ressources Software mit Anpassung an individuelle Anforderungen. Das Produkt umfasst zudem ein Kick-Off Treffen sowie Workshops und Schulungen zur Einführung der digitalen Personalakte. Igakte von igdoc umfasst dabei Funktionen von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten über Dokumentenscan und Import, bis hin zum Erstellen von personalisierten Dokumenten, E-Mails und Serienbriefen. Zusätzliche Module sind das Self Service Portal, Bewerberakte, Arbeitgeberakte, Dokumentationsakte, Mieterakte.
• persis: Ebenso wie igakte ist persis eine modulare HR Software, die neben dem Bewerbermanagement auch über die Digitale Personalakte, Anwendungen zur Personalentwicklung und Weiterbildung und einen Ausbildungsmanager verfügt. Zu den zentralen Funktionen gehört die Barcodetechnologie, eine Visionierung der Dokumente und Belege, eine Integrierung in bestehende HR Portale sowie Archiv-Systeme.
• rexx: Human Ressources Software mit Data Warehouse und kostenloser Demo Version.
• personio: Intuitive HR Software mit Modulen zur 1) Verwaltung Funktionen wie On-/ Offboarding, Digitale Personalakte, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheiten etc.; 2) Entwicklung; 3) Reporting und 4) Recruiting.