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Digitale Finanzbuchhaltung: Möglichkeiten der elektronischen Datenübertragung

FiBu digital: Möglichkeiten der elektronischen Datenübertragung zwischen Mandant und Steuerberater

Wie wir bereits in unseren anderen Fachartikeln zur Digitalisierung erwähnt haben, schreitet die Digitalisierung in raschem Tempo voran - dabei lässt sie so gut wie keinen Berufszweig aus. Auch in der Steuerberatung tut sich dahingehend Einiges. Und selbst die Bundesregierung ist sich dessen bewusst. Die Initiative Steuerberatung 4.0, von der wir bereits berichtet haben, macht langsam den Weg frei, auch im Berufsalltag der Steuerberater und Steuerberaterinnen Kanzleiprozesse zunehmend digitaler und automatisierter zu gestalten. Eine wesentliche Veränderung, die durch die Digitalisierung angestoßen wurde, ist die elektronische Datenverarbeitung - und hierdurch eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten, wie in etwa die der digitalen Finanzbuchhaltung und des papierlosen Büros.

Tobias Weinberger, Digitalisierungsexperte und Steuerberater der Kanzlei Gernoth informiert in diesem Artikel über die neuen Potenziale der digitalen Datenübertragung zwischen Mandant und Steuerberater und erklärt, wie digitale Kanzleiprozesse die Kommunikation und Zusammenarbeit maßgeblich erleichtern können.

Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant einfacher gestalten

Endlich ist es so weit, der Traum des papierlosen Büros ist zum Greifen nah! Ade Pendelordner, ade Akten in Papierform, ade Stapel von Unterlagen, die sich im Büro türmen. Das papierlose Büro und die Abschaffung des Papierpendelordners ist eine der wohl größten Errungenschaften der Digitalisierung in der Steuerberatung - und das wirkt sich auch auf die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandanten aus. Denn langes Warten sowie endlose Kommunikation aufgrund unvollständiger Unterlagen gehören seit der Umstellung auf digitale Prozesse der Vergangenheit an. Das neue, rein digitale Konzept ist ganz einfach: die Belege werden vom Mandanten digitalisiert, mittels OCR-Analyse automatisch erkannt und dem Berater in elektronischer Form zur übermittelt. Das reduziert nicht nur den verwaltungstechnischen Aufwand, sondern spart auch Zeit, die Mandanten und Steuerberater in die eigentlich wichtigen Aufgaben investieren können.

Stichwort OCR-Analyse

Bei der OCR-Analyse (Optical Character Recognition) handelt es sich im Grunde genommen um die automatische Texterkennung von gescannten Belegen und deren relevanten Posten. Dies ist nur deshalb möglich, da OCR eine Umwandlung unterschiedlicher Dateiformate wie PDF, TIF o.Ä. in durchsuchbare Dateien vollzieht. Nach erfolgreicher OCR-Analyse können Daten wie die Steuer-ID, Rechnungseingang, Rechnungssteller, Betrag unmittelbar extrahiert und über weitere Funktionen der jeweiligen Software/ Application weiterverarbeitet werden.

Elektronische Übermittlung der Belege mittels Cloud-Anwendungen

Zur Übermittlung der relevanten Buchungsdaten (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, sonstige Rechnungen und Forderungen, Lieferscheine, Bestellscheine, sonstige Aufzeichnungen etc.) haben Mandanten diverse Möglichkeiten. Sie können ihre Belege entweder mittels CD, DVD, USB-Stick oder verschlüsselter E-Mail an ihren Steuerberater übermitteln, oder für den Scanprozess eine Scan-App nutzen, die die Belegdaten unmittelbar in eine Cloudanwendung hochlädt. Derartige Cloud-Anwendungen haben den großen Vorteil, dass sowohl Mandanten als auch Steuerberater in Echtzeit Zugriff erhalten und somit jederzeit und überall die buchungsrelevanten Informationen einsehen können. Somit können bspw. abschlussrelevante Bilanzen laufend erledigt werden - das schafft auch mit Hinblick auf die Monats- und Jahresabschlüsse zusätzliche Zeitressourcen. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Nutzung von Softwarelösungen zur elektronischen Datenübertragung. Hier gibt es, ebenso wie für Scan-Apps, verschiedene Anbieter.

Anbieter für Softwares digitaler Datenübertragung

  • Enteos: verschiedene Softwarelösungen von Buchungs-Automat, Rechnungsfreigabe, Scan-Automat und Kanzlei-App über Beleg-Zentrale, Personaleinkauf und Essenzuschuss
  • DATEV Unternehmen Online: hier klicken um mehr zu erfahren
  • FIBUscan: ermöglicht digitales Belegbuchen ohne dass eine neue Kanzleisoftware installiert werden muss, da es über Schnittstellen zu DATEV, Stotax, Addison, Simba und HMD verfügt
  • ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren für den Mittelstand: Software zur digitalen Verarbeitung und Archivierung von Belegen, wobei Nutzer die Wahl zwischen zwei Arten der Archivierung haben: 1) integriertes Archiv, 2) Anbindung an das Dokumentenmanagement-System
  • myKanzlei von hmd-Software für DATEV-Anwender

Ganz zentral bei der elektronischen Datenübertragung mithilfe von Apps, Softwares und Cloudanwendungen ist die Aufbewahrung und Archivierung der Dokumente, denn hier müssen stets die gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen eingehalten werden.

Möglichkeiten der digitalen Datenarchivierung

Auch in Sachen Datenarchivierung bringt die Digitalisierung in der Steuerberatung eine Neuheit mit sich! Die herkömmliche Papierablage in Form von Pendelordnern und Akten ist nämlich teuer: neben Raumkosten, die für das Archiv anfallen, entstehen auch Kosten für einen oder mehrere Zuständige, die sich um die Ablage und Verwaltung der Papierbelege vor Ort kümmern. Wesentlich kostengünstiger und aufwandsvermindert gestaltet sich dagegen die digitale Dokumentenspeicherung in einem GoBD-konformen Archiv. Gravierender Unterschied zum herkömmlichen Archiv: ein Zugriff auf die hinterlegten Dokumente ist jederzeit und innerhalb von Sekunden möglich. Und das kommt auch bei Finanzbehörden und Finanzprüfern gut an, denn in der Praxis hat sich vermehrt gezeigt, dass die Behörden die relevanten Dokumente und Aufzeichnungen nicht nur in elektronische Form akzeptieren, sondern sogar bevorzugen.

Aus einer aktuellen Umfrage des Handelsblatts und des Statistischen Berichtssystems für Steuerberater (STAX) geht außerdem hervor, dass die befragten Kanzleien in der Digitalisierung insbesondere die Chance eines Effizienzgewinns und einer Effizienzsteigerung sehen - wir von der Kanzlei Gernoth sehen das ganz genau so! Aus diesem Grund bemühen wir uns nun schon seit Jahren, Kanzleiprozesse digitaler zu gestalten - und das mit Erfolg, denn wir sind zum wiederholten Male stolze Träger des Siegels "Digitale Kanzlei".

Digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant - so einfach geht's

Zur effizienten digitalen Zusammenarbeit und den Belegaustausch mit den Mandanten ist ein kollaboratives System notwendig. Denn Ziel soll es sein, eine digitale Basis zu schaffen, mit der die Mandanten und die Steuerberater GEMEINSAM in digitaler Form arbeiten können und zwar ganz papierlos, ohne Medienbrüche und - ganz wichtig - ohne großen Aufwand. Gleichzeitig müssen immer auch die gesetzlichen Vorschriften im Bick behalten werden. Die gegenwärtige Kommunikationstechnik und die Möglichkeiten der Datenübertragung leisten hierzu bereits einen wesentlichen Beitrag.

Kommunikationskanäle

Die Kommunikation und der Austausch zwischen Steuerberater und Mandant ist über diverse Kommunikationskanäle und Medien möglich. Neben dem herkömmlichen E-Mail-Verkehr, genießt zunehmend auch die Nutzung von Apps und Cloud-Anwendungen an Beliebtheit zur Übermittlung von Papierbelegen. Einen deutlichen Rückgang erlebt die Branche dagegen in Sachen Fax: immer seltener faxen Mandanten ihren Kanzleien die buchungsrelevanten Daten - getreu dem Motto papierloses Büro, papierlose Kanzlei. Die moderne Nachrichtentechnik und die Lösungen zur elektronischen Übertragung macht es möglich.

DATEV Unternehmen online und DATEV Cloud-Services

Die digitale Datenflut ist eines der wesentlichen Merkmale der Digitalisierung in der Steuerberatung. Um derartige Datenströme automatisch und aufwandsvermindert zu verarbeiten und abzuspeichern, gibt es ganz unterschiedliche Methoden und Hilfsmittel. Eine davon ist die Unternehmen online Anwendung der DATEV sowie die DATEV Cloud-Services. Mandanten stellen hier ganz einfach ihre buchungsrelevanten Daten bereit, indem sie die Papierbelege über einen Scanprozess digital einspielen und in die Cloud hochladen. Der Steuerberater, der über eine Schnittstelle verfügt, kann diese Daten wiederum einsehen, exportieren und nach der Bearbeitung bzw. Weiterverarbeitung die erstellten Abschlussbilanzen oder sonstige Unterlagen zur Buchhaltung erneut in der Cloud importieren. Somit erhält auch der Mandant Zugriff und kann die Informationen jederzeit und überall einsehen.