Digitale vs. analoge Finanzbuchhaltung

Digitale Finanzbuchführung - Steuerkanzlei Gernoth

Erreicht eine Rechnung ein Unternehmen, durchläuft sie in der Regel verschiedene Stationen, bis es zur Bezahlung kommt. Insbesondere für Unternehmen, die die Rechnungsabwicklung manuell durchführen, bedeutet das viel Aufwand und Zeit, das zeigt eine aktuelle Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen. Aus diesem Grund entscheiden sich Betriebe zunehmend, ihre Rechnungen digital zu verwalten. Doch worin unterscheiden sich eigentlich analoge und digitale Buchhaltung? Welche Vorteile bzw. Nachteile bieten sie? Und wie lässt sich die digitale Buchführung konkret umsetzen? Lesen Sie hier alles Wichtige zum Thema!

Digitalisierung im Rechnungswesen

Die digitale Buchhaltung beinhaltet in erster Linie den digitalen Eingang, die digitale Verwaltung und die digitale Weitergabe von Rechnungen. Doch auch der elektronische Austausch von Unternehmensunterlagen, das Ausfüllen elektronischer Dokumente und Formulare sind Teil digitaler Verwaltungs- und Buchhaltungssysteme. Das vereinfacht nicht nur unternehmensinterne Prozesse, sondern steigert insbesondere auch die Effizienz im Vergleich zur lästigen Arbeit mit Pendelordnern.

Wie funktioniert eine digitale Buchhaltung?

Im Vergleich zur klassischen Buchhaltung bietet die digitale Buchführung einen weitaus geringeren Aufwand - sowohl für den verantwortlichen Buchhalter im Unternehmen als auch für die zuständigen Steuerberater. Und dabei funktioniert die papierlose Buchhaltung ganz simpel: Papierbelege oder sonstige Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen in Papierform gehen im Unternehmen ein und werden dort von einem Zuständigen digitalisiert und ordnungsgemäß archiviert. Nach erfolgreicher Digitalisierung werden die Originalbelege dann vernichtet.

Stichwort Ersetzendes Scannen

Einer der wohl zentralsten Merkmale der digitalen Finanzbuchführung besteht im Verfahren des Ersetzenden Scannen. Das Ersetzende Scannen ermöglicht es nämlich, Rechnungen, Bestellscheine, Lieferscheine, Belege und sonstige Unterlagen zum Warenverkehr und Zahlungen in Papierform in Form eines Scans digital aufzubewahren und das Original in der Folge zu vernichten. Wichtig hierbei ist weiterhin eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation und Archivierung der digitalisierten Dokumente.

Mehr erfahren zum Thema Ersetzendes Scannen und Verfahrensdokumentation

Worin unterscheiden sich die Aufgaben eines Buchhalters in der analogen vs. digitalen Buchhaltung?

Die klassischen Aufgaben eines Buchhalters, zu denen unter anderem die Prüfung, Kontierung und Verbuchung von laufenden Geschäftsvorfällen sowie die Bearbeitung von Transaktionen, das Verfassen von Steuererklärungen und Lohnabrechnungen gehört, kommen selbstverständlich auch in der digitalen Buchführung zum Tragen. Ein Unterschied bei der digitalen Buchhaltung besteht darin, dass der jeweilige Buchhalter die relevanten Dokumente jederzeit und überall zugriffbar sind - das heißt also Ade Pendelordner, Ade lange Suche in Bergen von Akten oder Ordnern, Ade zusätzliche Zeit, um alte Papiere überhaupt erst lesbar zu machen. Befinden sich die digitalen Belege nämlich wie nach Vorschrift (GoBD) in einem digitalen Archiv, gestaltet sich die gezielte Suche nach Rechnungen und sonstigen Betriebsdokumenten und Aufzeichnungen ganz einfach.

Die GoBD kurz erklärt

Eingescannte Belege und sonstige betriebsrelevante Dokumente müssen laut BMF nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Belegen in ganz bestimmter Weise abgelegt werden. Zur Erfüllung dieser "ordnungsgemäßen Archivierung" kommen im Wesentlichen zwei Grundsätze zum Einsatz: 1) der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und 2) die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung. Hierin verankert sind auch ein Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit.

Vor- und Nachteile digitaler Buchführung und Buchhaltung

Die Digitalisierung ist, wie dieser Blogartikel zeigt, nun mehr auch im Rechnungswesen voll angekommen. Das digitale Rechnungswesen boomt, denn es bietet Nutzern ganz neue Möglichkeiten aufwandsvermindert und effizient zu arbeiten. Wir haben im Folgenden die Vorteile und Nachteile digitaler Finanzbuchhaltung zusammengefasst.

Vorteile

Rechnungseinsicht überall und jederzeit

Einer der wohl aussagekräftigsten Vorteile digitaler Buchhaltung ist die Tatsache, dass jederzeit und problemlos auf aktuelle Belege zugegriffen werden kann. Gleichzeitig kann so permanent der Zahlungsverkehr kontrolliert werden. Bei analoger Buchführung ist das schon allein deshalb nicht möglich, da die Unterlagen in Papierform, einmal beim Steuerberater eingereicht, für den Bearbeitungszeitraum erst einmal nicht mehr zurückgefordert und eingesehen werden können. In diesem Zeitraum, in dem der Steuerberater die Belege bearbeitet, besteht also keine Möglichkeit für den Unternehmer, Zahlungsein- und ausgänge in Echtzeit zu überprüfen.

Transparenz

Weiterhin bietet die digitale Buchhaltung durch den automatisierten Rechnungseingang und -umlauf die Möglichkeit, effizienteres Liquiditätsmanagement zu betreiben. Denn durch den stetigen Zugriff auf den Zahlungsverkehr, kann das Unternehmensbudget besser kontrolliert werden. Wartezeiten auf gebuchte Posten fallen somit ggf. weg bzw. werden auf ein Minimum reduziert.

Reduzierung des Gesamtaufwandes der Buchhaltung

Die digitale, papierlose Buchhaltung vereinfacht sowohl betriebsintern, als auch in Zusammenarbeit mit externen (Geschäfts-)Partnern einige Prozesse. Das spart nicht nur personellen Aufwand, sondern auch Kosten für Materialen, wie Papier, Ordner, Toner, Drucker und Lagerräume. Auch in Zusammenarbeit mit externen Partnern oder dem Steuerberater wird durch den digitalen Datenaustausch deutlich kostengünstiger und aufwandsvermindert.

FAZIT: Auch wenn die Umstellung auf digitale Finanzbuchhaltungssysteme nicht ohne Aufwand von statten geht, so führt im heutigen Zeitalter schier kein Weg mehr daran vorbei. Außerdem übertreffen die Vorteile digitaler Lösungen im Rechnungswesen eindeutig die Nachteile. Vorsicht jedoch, denn nicht jede digitale Lösung ist automatisch für jedes Unternehmen optimal geeignet. Es ist deshalb ratsam, sich als Unternehmer im Vorhinein hinreichend mit der Thematik zu befassen und sich ggf. Rat bei externen Beratern wie dem Steuerberater oder ähnlichem einzuholen.

Digitalisierung in der Buchhaltung: Buchhaltungssoftwares

Die digitale Finanzbuchführung kennt mittlerweile mehrere, ganz unterschiedliche Anbieter von Buchhaltungssoftwares. Zu den sechs bekanntesten gehören

1) DATEV

2) sevDesk/ Unternemerheld

3) lexoffice

4) Reviso

5) BuchhaltungsButler

6) weclapp

Jede dieser Softwares ermöglicht es Nutzern, Belege, Dokumente und sonstige elektronisch verfügbaren Ein- und Ausgänge digital zu verwalten. Hinzu kommen weitere individuelle Sonderfunktionen und gegebenenfalls bieten die Softwareanbieter zusätzliche Dienstleistungen an.

Worauf muss bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware geachtet werden?

Je nach Art und Ansprüchen eines Unternehmens unterscheidet sich die Eignung bestimmter Softwares zur digitalen Finanzbuchführung bzw. Finanzbuchhaltung. Das Wichtigste bei der Wahl des richtigen Softwareanbieters ist aus Expertensicht im Grunde genommen die Entsprechung gesetzlicher Vorgaben - denn nicht jede Buchhaltungssoftware entspricht den gesetzlichen Anforderungen in Sachen ordnungsgemäßer Buchführung (bspw. GoBD) oder den Richtlinien des Datenschutzes. Weitere, ganz zentrale Kriterien sind die Benutzerführung (auch die Nutzerfreundlichkeit!), Support, offene und versteckte Kosten, Funktionsumfang, Schnittstellen und natürlich firmeninterne Auswahlkriterien.

Schnittstellen digitaler Buchungssysteme

Über Schnittstellen digitaler Buchungssysteme können Unternehmen den Datenaustausch mit ihrem Steuerberater noch leichter gestalten. Der Austausch auf dem digitalen Weg erspart dadurch auch Zeit und Weg und führt zur schnelleren Beantwortung von Rückfragen. Ein mögliches Tool hierfür ist das DATEV Unternehmen online.

5 Schritte zur digitalen Buchhaltung für Unternehmen

  • Wahl und Einrichtung einer passenden Software, Austausch mit dem Steuerberater über mögliche Schnittstellen sowie Anforderungen der Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen
  • ggf. Schulung der Mitarbeiter, Einführen neuer Routinen und Prozesse
  • Scannen der Papierbelege (sofern die Rechnungen nicht bereits in elektronischer Version im Unternehmen eingingen) und Verfahren entsprechend dokumentieren
  • Zusammenführen der digitalen Belege und gescannter Papierbelege sowie Ablegen der Dateien
  • Daten an den Steuerberater/ die Finanzbehörden übermitteln