Digitale vs. analoge Finanzbuchhaltung

Digitale Finanzbuchführung - Steuerkanzlei Gernoth

Erreicht eine Rechnung ein Unternehmen, durchläuft sie in der Regel verschiedene Stationen, bis es zur Bezahlung kommt. Insbesondere für Unternehmen, die die Rechnungsabwicklung manuell durchführen, bedeutet das viel Aufwand und Zeit, das zeigt eine aktuelle Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen. Aus diesem Grund entscheiden sich Betriebe zunehmend, ihre Rechnungen digital zu verwalten. Doch worin unterscheiden sich eigentlich analoge und digitale Buchhaltung? Welche Vorteile bzw. Nachteile bieten sie? Und wie lässt sich die digitale Buchführung konkret umsetzen? Lesen Sie hier alles Wichtige zum Thema!

Digitale Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung beinhaltet in erster Linie den digitalen Eingang, die digitale Verwaltung und die digitale Weitergabe von Rechnungen. Doch auch der elektronische Austausch von Unternehmensunterlagen, das Ausfüllen elektronischer Dokumente und Formulare sind Teil digitaler Verwaltungs- und Buchhaltungssysteme. Das vereinfacht nicht nur unternehmensinterne Prozesse, sondern steigert insbesondere auch die Effizienz.

Vor- und Nachteile digitaler Buchführung

Vorteile

Rechnungseinsicht überall und jederzeit

Einer der wohl aussagekräftigsten Vorteile digitaler Buchhaltung ist die Tatsache, dass jederzeit und problemlos auf aktuelle Belege zugegriffen werden kann. Gleichzeitig kann so permanent der Zahlungsverkehr kontrolliert werden. Bei analoger Buchführung ist das schon allein deshalb nicht möglich, da die Unterlagen in Papierform, einmal beim Steuerberater eingereicht, für den Bearbeitungszeitraum erst einmal nicht mehr zurückgefordert und eingesehen werden können. In diesem Zeitraum, in dem der Steuerberater die Belege bearbeitet, besteht also keine Möglichkeit für den Unternehmer, Zahlungsein- und ausgänge in Echtzeit zu überprüfen.

Transparenz

Weiterhin bietet die digitale Buchhaltung durch den automatisierten Rechnungseingang und -umlauf die Möglichkeit, effizienteres Liquiditätsmanagement zu betreiben. Denn durch den stetigen Zugriff auf den Zahlungsverkehr, kann das Unternehmensbudget besser kontrolliert werden. Wartezeiten auf gebuchte Posten fallen somit ggf. weg bzw. werden auf ein Minimum reduziert.

Reduzierung des Gesamtaufwandes der Buchhaltung

Die digitale, papierlose Buchhaltung vereinfacht sowohl betriebsintern, als auch in Zusammenarbeit mit externen (Geschäfts-)Partnern einige Prozesse. Das spart nicht nur personellen Aufwand, sondern auch Kosten für Materialen, wie Papier, Ordner, Toner, Drucker und Lagerräume. Auch in Zusammenarbeit mit externen Partnern oder dem Steuerberater wird durch den digitalen Datenaustausch deutlich kostengünstiger und aufwandsvermindert.

FAZIT: Auch wenn die Umstellung auf digitale Finanzbuchhaltungssysteme nicht ohne Aufwand von statten geht, so führt im heutigen Zeitalter schier kein Weg mehr daran vorbei. Außerdem übertreffen die Vorteile digitaler Lösungen im Rechnungswesen eindeutig die Nachteile. Vorsicht jedoch, denn nicht jede digitale Lösung ist automatisch für jedes Unternehmen optimal geeignet. Es ist deshalb ratsam, sich als Unternehmer im Vorhinein hinreichend mit der Thematik zu befassen und sich ggf. Rat bei externen Beratern wie dem Steuerberater oder ähnlichem einzuholen.

5 Schritte zur digitalen Buchhaltung für Unternehmen

  • Wahl und Einrichtung einer passenden Software, Austausch mit dem Steuerberater über mögliche Schnittstellen sowie Anforderungen der Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen
  • ggf. Schulung der Mitarbeiter, Einführen neuer Routinen und Prozesse
  • Scannen der Papierbelege (sofern die Rechnungen nicht bereits in elektronischer Version im Unternehmen eingingen) und Verfahren entsprechend dokumentieren
  • Zusammenführen der digitalen Belege und gescannter Papierbelege sowie Ablegen der Dateien
  • Daten an den Steuerberater/ die Finanzbehörden übermitteln

Schnittstellen digitaler Buchungssysteme

Über Schnittstellen digitaler Buchungssysteme können Unternehmen den Datenaustausch mit ihrem Steuerberater noch leichter gestalten. Der Austausch auf dem digitalen Weg erspart dadurch auch Zeit und Weg und führt zur schnelleren Beantwortung von Rückfragen. Ein mögliches Tool hierfür ist das DATEV Unternehmen online.