Ersetzendes Scannen

Digitalisierung der Buchhaltung - Papierloses Büro

Im Rahmen der gegenwärtigen Entwicklungen in Sachen Digitalisierung erscheint auch die Vorstellung eines papierlosen Büros immer realitätsnaher. Denn vor allem auch was die mit der Aufbewahrungspflicht verbundenen Kosten und Mühen betrifft, erscheint ein digitales Büro für Unternehmer und Angestellte zunehmend wünschenswert. Ein erster Schritt in diese Richtung besteht nun in der digitalen Buchhaltung und dem ersetzenden Scannen. Lesen Sie hier, worum es sich hierbei eigentlich handelt, wie das Verfahren funktioniert und welche Vorteile ersetzendes Scannen im Vergleich zur Arbeit mit Papierbelegen bietet.

Ersetzendes Scannen - Wie funktioniert das?

Ersetzendes Scannen ermöglicht es, Rechnungen, Bestellscheine und sonstige Unterlagen zum Warenverkehr und Zahlungen in Form eines Scans digital aufzubewahren und das Original in Papierform in der Folge zu vernichten. Das spart nicht nur Zeit und Aufwand sondern vor allem auch eine Menge Platz. Die Anforderungen an jenes sog. Ersetzende Scannen sind in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (kurz: GoBD) festgeschrieben.

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Belegen

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung

Zu den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnen gehören zudem der Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung, Ordnung sowie Unveränderbarkeit.

Anforderungen an Unternehmen beim Ersetzenden Scannen

Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, fortan ein papierloses Büro einzurichten, so muss es die oben genannten Grundsätze berücksichtigen und die damit verbundenen Pflichten erfüllen. Hierzu gehört bspw., dass das gescannte Dokument mit dem Original übereinstimmen und gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein muss. Weiterhin muss das Original für die Dauer der gesetzlich festgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu jedem Zeitpunkt für Dritte einsehbar sein. Wird eine Rechnung gescannt und im Anschluss unmittelbar vernichtet, ist das Unternehmen dazu verpflichtet, das jeweilige Aufzeichnungsverfahren im Sinne der Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren. Gleichzeitig muss im Zuge der Verfahrensdokumentation aufgezeichnet werden, welcher Angestellter zu welchem Zeitpunkt welche Papier digitalisiert hat. Das soll die Beweiskraft der Unterlagen erhöhen, sollte es für den Fall der Fälle zu Nachfragen auf Seiten der Behörden kommen.

Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO

Wie bereits erwähnt, schreibt der deutsche Gesetzgeber Unternehmen vor, gewisse Dokumente auch nach dem Scanprozess weiterhin in Papierform aufzubewahren. Hierzu gehören unter anderem geschäftsrelevante Dokumente wie Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse und Unterlagen bei Zollanmeldungen (10 Jahre Aufbewahrung), Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenzen (6 Jahre Aufbewahrung) Notarverträge und andere Dokumente mit Urkundencharakter (10 Jahre) sowie wirtschaftlich wichtige Dokumente, die Wasserzeichen enthalten (10 Jahre).

Schritt 1

Eingang der Rechnung, des Bestell- oder Lieferscheins o.ä.

Schritt 2

Vorbereitung des Dokuments: Die Unterlagen sollten in jedem Fall intakt sein

Schritt 3

Scanvorgang: Alle Dokumente werden im Idealfall gesammelt in den Kopierer/ Scanner eingeführt und automatisch auf dem Computer als PDF gespeichert

Schritt 4

Nachbearbeitung: Stellt sich nach dem Scanprozess heraus, dass einzelne Dokumente nicht gut genug lesbar sind, sollten sie im Nachgang auf dem Computer aufbereitet werden

Schritt 5

Integritätssicherung: Dokumente und Unterlagen, die bspw. personenbezogene Informationen enthalten und daher hohen Schutzbedarf benötigen, sollten im Zuge der Integritätssicherung als verschlüsselte Dateien abgespeichert werden

Digitale Belege richtig archivieren

Hat der Zuständige die zu scannenden Papierbelege und sonstigen Unterlagen ordnungsgemäß digitalisiert und das Verfahren entsprechend dokumentiert, sollte er sich ebenfalls der richtigen Archivierung der Daten auf dem Computer widmen. Es bietet sich an, die digitalisierten Rechnungen nach nachfolgendem System abzuspeichern: Geschäftsjahr, Monat, Tag, Digitalisierungsablauf, Dokumentennummer.

Beispiel der Archivierung: 2020-03-18-Ablauf 1a-987654