Im Rahmen der gegenwärtigen Entwicklungen in Sachen Digitalisierung erscheint auch die Vorstellung eines papierlosen Büros immer realitätsnaher. Denn vor allem auch was die mit der Aufbewahrungspflicht verbundenen Kosten und Mühen betrifft, erscheint ein digitales Büro für Unternehmer und Angestellte zunehmend wünschenswert. Ein erster Schritt in diese Richtung besteht nun in der digitalen Buchhaltung und dem ersetzenden Scannen. Lesen Sie hier, worum es sich hierbei bei dem ersetzenden Scannen handelt, wie das Verfahren funktioniert und welche Vorteile ersetzendes Scannen im Vergleich zur Arbeit mit Papierbelegen bietet.

Ersetzendes Scannen ermöglicht es, Rechnungen, Bestellscheine und sonstige Unterlagen zum Warenverkehr und Zahlungen in Form eines Scans digital aufzubewahren und das Original in Papierform in der Folge zu vernichten. Dieses Verfahren spart nicht nur Zeit und Aufwand hinsichtlich der Belegverwaltung sondern vor allem auch eine Menge Platz. Gesetzlich unterliegt das Ersetzende Scannen verschiedenen Anforderungen, die unter anderem den Beweiswert bei Betriebsprüfungen untermauern sollen und zusätzliche Rechtsicherheit schaffen.

Die Anforderungen an jenes sog. Ersetzende Scannen sind in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (kurz: GoBD) festgeschrieben.

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung

Zu den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung gehören zudem der Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung, Ordnung sowie Unveränderbarkeit. Sie sollen dem Beweiswert der digitalisierten Belege bzw. der Scanergebnisse dienen.

Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, fortan ein papierloses Büro einzurichten, so muss es die oben genannten Grundsätze berücksichtigen und die damit verbundenen Pflichten erfüllen. Hierzu gehört bspw., dass das gescannte Dokument/ der gescannte Beleg mit dem Original übereinstimmen und gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein muss. Weiterhin muss das Original für die Dauer der gesetzlich festgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu jedem Zeitpunkt für Dritte einsehbar sein. Wird eine Rechnung gescannt und im Anschluss unmittelbar vernichtet, ist das Unternehmen dazu verpflichtet, das jeweilige Aufzeichnungsverfahren im Sinne der Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren. Gleichzeitig muss im Zuge der Verfahrensdokumentation aufgezeichnet werden, welcher Angestellter zu welchem Zeitpunkt welche Papiere digitalisiert hat. Das soll die Beweiskraft der Unterlagen erhöhen, sollte es für den Fall der Fälle zu Nachfragen auf Seiten der Behörden kommen.

Wesentlicher Bestandteil des Ersetzenden Scannen ist die Verfahrensdokumentation. Hier geht es im Grunde genommen um das ordnungsgemäße Aufzeichnen des Scanvorgangs bzw. des Prozesses beim Ersetzenden Scannen durch die jeweiligen Verantwortlichen. Dokumentiert werden muss stets, welche verarbeiteten Dokumente Teil des Prozesses waren, wer für das Prozedere verantwortlich ist, wie der Scanvorgang konkret abläuft (IT Hilfsmittel etc.) und wie nach abgeschlossener Digitalisierung der Belegdaten die Belegablage der Originalbelege bzw. der digitalen Belege erfolgt. Die Verfahrensdokumentation ist deshalb wesentlicher Bestandteil des Scanprozesses, da sie Unternehmen zusätzliche Rechtssicherheit und Beweiswert bei Betriebsprüfungen durch Betriebsprüfer verschafft.

Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) veröffentliche ganz aktuell zu Beginn des Jahres 2020 eine neue technische Richtlinie zum Ersetzenden Scannen. Diese neue Richtline trägt den Namen TR RESISCAN. Ziel dieser ist es laut BSI, "Anwendern in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe" zu dienen. Hintergrund von RESISCAN ist schlicht die Tatsache, dass mit Ausnahme von den Anwendungsbereichen im Steuerwesen, die sich primär an der AO und dem HGB und den oben genannten Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Ausführung der elektronischen Aufbewahrung orientieren, keine konkreten Umsetzungsvorhaben existieren. Die Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit und Informationstechnik soll hierfür Abhilfe leisten und eine möglichst sichere technisch-organisatorische Grundlage bieten, an der sich auch Berufsträger in Verwaltung, Justiz, Wirtschaft und im Gesundheitswesen orientieren können.

Die Richtlinie RESISCAN beinhaltet neben dem Leitfaden zum Ersetzenden Scannen ebenfalls Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Laut BSI und TR muss eben jene die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Art und Umfang der verarbeiteten und digitalisierten Dokumente
• Festlegung der Verantwortlichen mit Zuteilung der Aufgaben
• Welche Maßnahmen zur Qualifizierung und Sensibilisierung für den Scanprozess der Mitarbeiter werden ergriffen (Schulungen, Seminare, spezielle Einweisungen, Anwendungshinweise)
• Schutzbedarfsanalyse: Welche Dokumente besitzen welchen Schutzbedarf und wie kann dieser Schutzbedarf sichergestellt werden (Sicherungsmittel, sonstige Anwendungen in Sachen Dokumentenschutz sensibler Betriebsdokumente)
• Regelungen in Sachen Administration und Wartung der IT-Systeme (Zuständigkeiten und Verantwortliche, Wartungszeiträume)

Der Scanprozess beim Ersetzenden Scannen gestaltet sich eigentlich ganz simpel: die Eingangspost, zu denen neben Eingangsrechnungen auch Lieferscheine und sonstige Belegdaten gehören, geht in der Verwaltung ein. Hier wird sie nach Bearbeitung und Sortierung an den jeweiligen Verantwortlichen für das Ersetzende Scannen weitergegeben. Dieser kümmert sich dann in einem nächsten Schritt um das Digitalisieren der Papierdokumente im Original. Die digitale Belegverwaltung lässt sich grob in die folgenden sieben Schritte unterteilen:

Wie bereits erwähnt, schreibt der deutsche Gesetzgeber Unternehmen vor, gewisse Dokumente auch nach dem Scanprozess weiterhin in Papierform aufzubewahren. Hierzu gehören unter anderem geschäftsrelevante Dokumente wie Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse und Unterlagen bei Zollanmeldungen (10 Jahre Aufbewahrung), Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenzen (6 Jahre Aufbewahrung) Notarverträge und andere Dokumente mit Urkundencharakter (10 Jahre) sowie wirtschaftlich wichtige Dokumente, die Wasserzeichen enthalten (10 Jahre).

Hat der Zuständige die zu scannenden Papierbelege und sonstigen Unterlagen bzw. Papierdokumente ordnungsgemäß digitalisiert und das Verfahren entsprechend dokumentiert, sollte er sich ebenfalls der richtigen Archivierung der Daten auf dem Computer widmen. Es bietet sich an, die digitalisierten Rechnungen nach nachfolgendem System abzuspeichern: Geschäftsjahr, Monat, Tag, Digitalisierungsablauf, Dokumentennummer.

Beispiel der Archivierung: 2020-03-18-Ablauf 1a-987654

Neben der DATEV, dem wohl gängigsten Software Anbieter für das Ersetzende Scannen, gibt es weitere Anbieter, die digitale Belegverwaltung anbieten. Hierzu gehören unter anderem FastBill, dokuhaus und delooffice.

1. FastBill: Das Tool unterstützt Nutzer dabei, Belege weitestgehend automatisiert zu sammeln, zu verarbeiten und zu kategorisieren. Gleichzeitig können mit fastbill auch Rechnungen sowie Mahnungen geschrieben und versendet werden. Je nach Art und Ausführung der Software (Starter, Pro, Premium) variieren die Kosten für fastbill zwischen 9,99€ und 59,00€. Die Pro Version schließt neben den klassischen Funktionen zusätzlich eine Schnittstelle zu den gängigen digitalen Systemen der Steuerberater ein. Gleichzeitig kann mit fastbill Pro eine Datenübertragung zur DATEV eingerichtet werden.
   
   
2. dokuhaus: Der Dienstleister Dokuhaus bieten Nutzern verschiedenste Möglichkeiten der Aktenlagerung, Aktenverwaltung sowie Aktenarchivierung. Gleichzeitig kann auch ein Scanservice in Anspruch genommen werden, der neben dem Digitalisieren von Büchern, Plänen und den herkömmlichen Posteingang auch sensible Dokumente, Rechnungen und sonstige Akten und Belegdaten umfasst. Kunden können dabei ganz individuell ihre Anforderungen die zu scannenden Dokumente an dokuhaus weitergeben, dieser arbeitet dann ganz im Sinne eines Dienstleisters und kümmert sich um die digitale Belegverwaltung.
   
   
3. ELOoffice: Bei elooffice handelt es sich ebenso wie bei fastbill um eine Software zum digitalen Dokumentenmanagement und den digitalen Belegverwaltung. Hiermit können jegliche Dokumente und Belegdaten sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form verwaltet und an einem zentralen Ort hinterlegt werden. Zu den wesentlichen Funktionen von elooffice gehören neben der automatisierten Ablage von Rechnungen und Verträgen auch die sichere Archivierung von E-Mails sowie der Zugriff auf Dokumente von unterwegs.