Umbaukosten einer Apotheke: Was ist bei der Buchführung zu beachten?

Möchten Apothekeninhaber ihre Apotheke im Rahmen von Modernisierungsmaßnahmen umbauen oder renovieren, fallen hierfür jedoch selbstverständlich mehr oder minder hohe Kosten an. Wie sich diese Kosten in der Buchführung deklarieren lassen, ist für unsere Mandanten dabei oft ein Rätsel. Ebenso herrscht nicht selten Unsicherheit darüber, ob die derartigen Aufwendungen als Erhaltungsaufwände oder Mietereinbauten zu behandeln sind und ob Renovierungskosten sofort abzugsfähig sind oder aktiviert und abgeschrieben werden müssen. Aus diesem Grund beantworten wir Apothekerinnen und Apothekern mit Modernisierungs- oder Renovierungsvorhaben alle wichtigen Fragen zum Thema Steuern und Buchführung beim Umbau einer Apotheke.

Renovierungsarbeiten: Erhaltungsaufwand oder Mietereinbauten?

Grundsätzlich muss bei jeder Umbaumaßnahme in der Apotheke zunächst zwischen zwei Arten der steuerlichen Einordnung unterschieden werden: Handelt es sich bei den Umbau- bzw. Renovierungsmaßnahmen um sog. Erhaltungsaufwendungen oder Mietereinbauten.

Unterschied zwischen Erhaltungsaufwand und Mietereinbauten bzw. Mieterumbauten

Erhaltungsaufwendungen bezeichnen, wie der Begriff nahelegt, sämtliche Maßnahmen zum Erhalt der bestehenden Apothekenräumlichkeiten und Apothekeninfrastruktur. Das beinhaltet sowohl die Instandsetzung als auch Instandhaltung sowie zeitgemäße Modernisierung. Meist handelt es sich beim Erhaltungsaufwand um Kosten für Reparaturen oder Wartungen, die vom Mieter getragen werden. Bei Mietereinbauten oder Mieterumbauten handelt es sich dagegen um zusätzliche Maßnahmen, um die Apotheke zu optimieren oder zu verbessern. Während Erhaltungsaufwendungen als Betriebsausgaben sofort abzugsfähig sind, ist bei Mieterein- bzw. Umbauten eine detailliertere Abgrenzung notwendig. Unterschieden werden muss hier zwischen Scheinbestandteilen, Betriebsvorrichtungen und sonstigen Mietereinbauten und Mieterumbauten.

Beispiele für Erhaltungsaufwendungen

  • Reparatur der Außenbeleuchtung der Apotheke
  • Wartung des Kommissionierers
  • Wartung des elektronischen Kassensystems
  • Instandhaltung des Laborinventars

Beispiele für Mietereinbauten/ Mieterumbauten

  • Einbau einer Automatiktüranlage
  • Einbau einer Einbauküche im Pausenraum des Apothekenpersonals
  • Einbau einer zusätzlichen Wand zur Abtrennung der Räumlichkeiten für Impfungen in der Apotheke
  • Einbau zusätzlicher Theken
  • Einbau von Schaufenster-SchaukästenEinbau von Wasseranschlüssen für das Labor

Beteiligung des Vermieters an den Umbaukosten der Apotheke

Beschließt der Vermieter der Apothekenräumlichkeiten sich an den Umbau- bzw. Modernisierungsmaßnahmen zu beteiligen, fällt die Belastung deutlich geringer aus. Meist beteiligt sich ein Vermieter dann an den Kosten für Umbau/ Renovierung, wenn durch die Maßnahmen eine generelle Wertsteigerung des Objekts erzielt wird. Vermieter können dann entweder die Umbaukosten bezuschussen oder den Mieter mit einer befristeten Mietminderung der Apotheke entlasten.

Beim Zuschuss durch den Vermieter reduziert sich automatisch die zu aktivierenden Aufwendungen. Bietet der Vermieter dagegen eine Mietminderung an, werden die Aufwendungen für Umbau/ Renovierung/ Modernisierung der Apotheken Räumlichkeiten mit der ursprünglichen Miethöhe verrechnet. Jene verrechneten Kosten müssen dann Rechnungsabgrenzungsposten bilden, die wiederum über den Zeitraum der Verrechnung gewinnmindern aufzulösen sind.

Fazit Was kann abgesetzt werden, was nicht?

Wirsind angesichts der aktuellen Marktentwicklungen der Meinung, dass langfristig kein Weg an der einen oder anderen Modernisierungsmaßnahme vorbeiführt. Wie unser Artikel ausführlich zeigt, gibt es dabei ganz unterschiedliche Möglichkeiten, derartige Aufwendungen steuerlich geltend zu machen. Und da Umbau-, Renovierungs- sowie Modernisierungsmaßnahmen für Apothekeninhaber zum Teil einen großen Investitionsaufwand mit sich bringen können, ist es ratsam, sich vorab nicht nur über die steuerliche Behandlung der Kosten zu informieren, sondern ggf. auch den Vermieter ins Boot zu holen. So steht dem erfolgreichen Umbau der Apotheke nichts mehr Wege.