Umbaukosten einer Apotheke: Was ist bei der Buchführung zu beachten?

Möchten Apothekeninhaber/innen ihre Apotheke im Rahmen von Modernisierungsmaßnahmen umbauen oder renovieren, fallen hierfür selbstverständlich mehr oder minder hohe Kosten an. Doch wie lassen sich diese Kosten in der Buchführung deklarieren? Handelt es sich bei derartigen Aufwendungen um Erhaltungsaufwände oder Mietereinbauten? Und lassen sich die Renovierungskosten als sofort abzugsfähige Aufwendungen einordnen oder müssen die Umbaukosten aktiviert und abgeschrieben werden?

Diese und weitere wichtige Fragen zum Thema Steuern und Buchführung beim Umbau einer Apotheke beantworten wir Ihnen ausführlich im folgenden Blogartikel.  

Renovierungsarbeiten: Erhaltungsaufwand oder Mietereinbauten?

Grundsätzlich muss bei jeder Umbaumaßnahme in der Apotheke zunächst zwischen zwei Arten der steuerlichen Einordnung unterschieden werden: Handelt es sich bei den Umbau- bzw. Renovierungsmaßnahmen um sog. Erhaltungsaufwendungen oder Mietereinbauten.

Unterschied zwischen Erhaltungsaufwand und Mietereinbauten bzw. Mieterumbauten

Erhaltungsaufwendungen bezeichnen, wie der Begriff nahelegt, sämtliche Maßnahmen zum Erhalt der bestehenden Apothekenräumlichkeiten. Das beinhaltet sowohl die Instandsetzung als auch Instandhaltung sowie zeitgemäße Modernisierung. Meist handelt es sich beim Erhaltungsaufwand um Kosten für Reparaturen oder Wartungen. Im Gegensatz hierzu sind Mietereinbauten oder Mieterumbauten Maßnahmen, die der Apothekenmieter auf eigene Rechnung veranlasst.

Während Erhaltungsaufwendungen als Betriebsausgaben sofort abzugsfähig sind, ist bei Mieterein- bzw. Umbauten eine detailliertere Abgrenzung notwendig. Unterschieden werden muss hier zwischen Scheinbestandteilen, Betriebsvorrichtungen und sonstigen Mietereinbauten und Mieterumbauten.

Beispiele für Erhaltungsaufwendungen

  • Reparatur der Außenbeleuchtung der Apotheke
  • Wartung des Kommissionierers
  • Wartung des elektronischen Kassensystems
  • Instandhaltung des Laborinventars

Beispiele für Mietereinbauten/ Mieterumbauten

  • Einbau einer Automatiktüranlage
  • Einbau einer Einbauküche im Pausenraum des Apothekenpersonals
  • Einbau einer zusätzlichen Wand zur Abtrennung der Räumlichkeiten für Impfungen in der Apotheke

Scheinbestandteile

Als Scheinbestandteile zählen Teile oder Anlagen, die vom Mieter für einen begrenzten Zeitraum in die Apotheke eingebaut werden. Voraussetzung ist, dass derartige Einbauten zu einem späteren Zeitpunkt (spätestens zum Auslaufen des Mietvertrags) wieder aus der Apotheke entfernt werden und mit keinem Wertverlust zu rechnen ist. Scheinbestandteile werden dahingehend als eigenständige bewegliche Wirtschaftsgüter behandelt und können gesondert abgeschrieben werden.

Betriebsvorrichtungen

Betriebsvorrichtungen sind wiederum sämtliche Anlagen und Geräte, die zum Betrieb der Apotheke gehören. Hierzu gehören bspw. ein Medikamentenaufzug, Spezialbeleuchtung für das Apothekenschaufenster oder zu Ausstellungszwecken installierte Schrankvorrichtungen. Da es sich hierbei ebenso um abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter handelt, müssen Betriebsvorrichtungen in der Bilanz aktiviert und auf die betriebliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Sonstige Mietereinbauten und Mieterumbauten

Können die Umbaumaßnamen in keine der obigen Kategorien eingeordnet werden, handelt es sich um sonstige Mieterein- bzw. Umbauten. Kosten für materielle Wirtschaftsgüter gelten als unbewegliche Wirtschaftsgüter und müssen dementsprechend mit einer 3% Abschreibung deklariert werden. Die Kosten für immaterielle Wirtschaftsgüter müssen dagegen sofort als Betriebsausgabe erfasst werden - sofern diese betrieblich veranlasst sind.

Beteiligung des Vermieters an den Umbaukosten der Apotheke

Beschließt der Vermieter der Apothekenräumlichkeiten sich an den Umbau- bzw. Modernisierungsmaßnahmen zu beteiligen, fällt die Belastung deutlich geringer aus. Meist beteiligt sich ein Vermieter dann an den Kosten für Umbau/ Renovierung, wenn durch die Maßnahmen eine generelle Wertsteigerung des Objekts erzielt wird. Vermieter können dann entweder die Umbaukosten bezuschussen oder den Mieter mit einer befristeten Mietminderung der Apotheke entlasten.

Beim Zuschuss durch den Vermieter reduziert sich automatisch die zu aktivierenden Aufwendungen. Bietet der Vermieter dagegen eine Mietminderung an, werden die Aufwendungen für Umbau/ Renovierung/ Modernisierung der Apotheken Räumlichkeiten mit der ursprünglichen Miethöhe verrechnet. Jene verrechneten Kosten müssen dann Rechnungsabgrenzungsposten bilden, die wiederum über den Zeitraum der Verrechnung gewinnmindern aufzulösen sind.