Tax Compliance

Während sich das Compliance Management im Unternehmen grundsätzlich darum dreht, regelkonformes Verhalten der Angestellten und Führungskräfte sowie das Einhalten von internen Richtlinien sicherzustellen, geht es bei der Tax Compliance eher darum, zu vermeiden, dass Verstöße gegen Steuergesetze entstehen. Weiterhin wird mit Tax Compliance auch die Vermeidung finanzieller Risiken sowie Reputationsrisiken und strafrechtlichen Risiken und die persönliche Haftung der Unternehmensspitze sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstanden. Aus diesem Grund ist das Tax Compliance Management ein wichtiger Tätigkeitsbereich, lassen sich nur so potenzielle Gefahrenpunkte frühzeitig erkennen bzw. im Idealfall schon vor Entstehung vermeiden.

Den heutigen Artikel möchten wir zum Anlass nehmen, um Unternehmerinnen und Unternehmer eingehender über die Tax Compliance, die damit verbundenen Anforderungen an die Gesetzgebung sowie Haftungsfragen auf Seiten der zuständigen Steuerberater klären.

Welche Anforderungen hat die Gesetzgebung an die Tax Compliance?

Die Gesetzgebung, Rechtsprechung und Finanzverwaltung erwartet vom Steuerpflichtigen, dass dieser ein an Tax Compliance ausgerichtetes Handeln beweisen kann. Ein wesentliches Instrument zur Beweisführung ist dabei die Verfahrensdokumentation. Hiermit verpflichtet die Gesetzgebung die Unternehmensverantwortlichen dazu, Tax Compliance zu vollziehen.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, machen Unternehmen hier genaue Vorgaben. So in etwa, dass sämtliche Steuerarten – also Körperschafts-, Einkommen-, Gewerbe- sowie Umsatz- und Lohnsteuer, dokumentiert werden müssen. Denn dies soll gewährleisten, dass die Besteuerung überprüft und richtig beurteilt werden kann. Zu dieser Dokumentation gehört sowohl die Ablage in Papierform, als auch die Speicherung von digitalen Belegen. Von besonderer Rolle sind darüber hinaus die Anforderungen an die Kontrollen zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Belege und Aufzeichnungen der Buchführung und der an der Dokumentation beteiligten datenverarbeitenden Systeme.

Neu ist seit 2020 auch, dass die digitalen Belege auch in der Cloud abgelegt werden können. Ausgenommen von der Dokumentations- bzw. Aufbewahrungspflicht sind dagegen Unterlagen, die rein intern genutzt werden wie Entwürfe von Geschäftsbriefen.

Je nach Größe des Unternehmens und Komplexität der Geschäftsabläufe kommen spezielle Tax Compliance Management-Systeme (TCMS) zum Einsatz.

Tax Compliance Management-Systeme

Tax Compliance Management-Systeme dienen in erster Linie dazu, gesetzeskonformes Verhalten im Steuerbereich sicherzustellen und damit eine sog. Enthaftende Wirkung zu erzielen sowie einheitliche Prozesse und Abläufe im Unternehmen einzuführen, die auch zur Effizienzsteigerung genutzt werden.

Wie dieses TCMS konkret auszusehen hat, schreibt der Gesetzgeber dabei nicht vor. Grundsätzlich sollte es jedoch nach Aussagen des Instituts für Wirtschaftsprüfer (IDW) auf 7 Säulen ruhen:

  • Tax Compliance Kultur
  • Tax Compliance Ziele
  • Tax Compliance Organisation
  • Tax Compliance Risiken
  • Tax Compliance Programm
  • Tax Coompliance Kommunikation
  • Tax Compliance Überwachung

Kurz erklärt: GoBD

Die OECD plant eine globale Mindestbesteuerung von 15%. Als Bemessungsgrundlage soll der erzielte Gewinn gelten, geeignet wurde sich hierauf jedoch bisher nicht. Alternativ hierzu könnte auch auf Zahlen der Rechnungslegung zurückge

  1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  2. Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung
  3. Vollständigkeit
  4. Richtigkeit
  5. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
  6. Ordnung
  7. Unveränderbarkeit

Sämtliche Grundätze sollen gewährleisten, dass Unternehmen ihren Steuerpflichten steuerrechtskonform nachkommen und potenziell auftretender Steuerhinterziehung ein Riegel vorgeschoben wird.

Unterstützung durch Steuerberater

Viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen zur Erfüllung ihrer Steuerpflichten ganz oder teilweise einen Steuerberater. Auch bei der Systematisierung und Dokumentation von Tax-Compliance-Maßnahmen können Steuerberater Hilfestellung leisten – auch dann, wenn bereits ein TCMS zum Einsatz kommt. Darüber hinaus können Steuerberater dabei helfen, bestehende Kontrollen im Unternehmen zu erfassen, zu systematisieren und gegebenenfalls zu ergänzen und zu dokumentieren. Hier wird häufig das Vier-Augen-Prinzip angewendet: zwei Angestellte kontrollieren sich gegenseitig, bspw. beim Ausstellen von Rechnungen. Bei der Kassenführung wird zusätzlich ein System eingeführt, das steuerrechtskonform sowie kassennachschau- und betriebsprüfungskonform ist.

Ebenso können Unternehmen mithilfe eines Steuerberaters die wesentlichen steuerlichen Risiken identifizieren und bewerten und ggf. verantwortliche Mitarbeiter über die Risiken aufklären. Vor allem gilt es zu definieren und zu klären, wie Verantwortlichkeiten verteilt werden und wer welche Aufgaben wahrzunehmen hat.

Haftung der Steuerberater bei Steuerhinterziehung ihrer Mandanten

Wird ein Mandant aufgrund einer begangenen Steuerhinterziehung zu einer Geldstrafe oder Bußgeld verurteilt oder kam er seinen Dokumentations- und Nachweispflichten wissentlich nicht nach, kann dessen Steuerberater ebenfalls zum Ausgleich der Geldstrafe/ des Bußgelds verpflichtet werden. Hat der Steuerberater nämlich nicht nur Beratungsfehler begangen, sondern vorsätzlich an der falschen/ unvollständigen Gewinnermittlung oder Steuerklärung mitgewirkt, kann er in Haftung genommen werden.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Steuerberater ihre Mandanten auf jeden Verstoß gegen steuerliche Rechtsvorschriften hinweisen müssen. Sollte der Mandant dennoch auf seine rechtswidrige Handlung beharren, darf (und sollte) der Steuerberater das Mandat unmittelbar niederlegen.