Vorteile der Nettolohnoptimierung für Arbeitgeber

Kosten sparen

Die Arbeitgeberzuschüsse, die im Rahmen der Lohnoptimierung an Mitarbeiter ausgeteilt werden, sind von Steuern und Sozialabgaben befreit. Folglich sinken Ihre Lohnkosten. Voraussetzung ist die Berücksichtigung der Freigrenzen und Freibeträge für die unterschiedlichen Bausteine. Dank geringerer Lohnkosten haben Sie einen entscheidenden Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz.

Profilierung als Arbeitgeber

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist ein gutes Employer Branding von großer Bedeutung. Durch eine Optimierung des Arbeitsentgelts ist ein probates Mittel, können Sie sich auf dem Arbeitsmarkt von Ihrer Konkurrenz absetzen. Dadurch können Sie sich einen kontinuierlichen Zulauf an hoch qualifizierten Fachkräften sichern.

Mitarbeiterbindung

Die Entgeltoptimierung, wird trotz langjähriger Regelungen nicht flächendeckend in kleinen und mittelgroßen Unternehmen genutzt. Dabei kann die Nutzung dieser Gehaltsbausteine dazu beitragen, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, da ein Wechsel zu einem anderen Unternehmen mit Nachteilen verbunden wäre. Das kann diese Maßnahme zu einem wichtigen Faktor der Mitarbeiterbindung machen.

Flexibilität

In den letzten Jahren ist die Anzahl der verfügbaren Gehaltsbausteine von etwa 20 auf über 40 Optionen angestiegen. Diese Vielfalt erlaubt es Unternehmen, ihre Entgeltoptimierung flexibel zu gestalten und dabei die spezifischen Bedürfnisse ihrer Branche zu berücksichtigen. Wenn das Unternehmen hauptsächlich Mitarbeiter von außerhalb hat, können steuerfreie Tankgutscheine eine gute Option sein. Wenn die Mitarbeiter hingegen von zu Hause aus arbeiten, kann ein Zuschuss zu den Internetkosten eine steuerfreie Möglichkeit sein, das verfügbare Einkommen der Mitarbeiter zu erhöhen.

Vorteile der Nettolohnoptimierung für Arbeitnehmer

Bestätigung

Traditionelle Gehaltserhöhungen verlieren auf dem Weg vom Arbeitgeber zum Arbeitnehmer an Effektivität. Nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialabgaben spüren die Mitarbeiter die Erhöhung oft nur auf dem Papier. Wenn Unternehmen jedoch die Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung nutzen, empfinden Mitarbeiter dies nicht nur als eine formale Geste. Sie erhalten vielmehr das Gefühl, dass ihr Arbeitgeber tatsächlich daran interessiert ist, ihr verfügbares Einkommen zu erhöhen. Mitarbeiter fühlen sich dadurch wertgeschätzt und anerkannt.

Autonomie

Eine Möglichkeit, das Gehalt zu optimieren, besteht darin, Sozialabgaben zu reduzieren. Viele sehen dies als Nachteil, aber es kann auch mehr Selbstbestimmung für Arbeitnehmer bedeuten. Sie können entscheiden, was mit dem zusätzlich verfügbaren Einkommen passiert und es zum Beispiel in private Altersvorsorge investieren. Das gibt den Mitarbeitern ein Gefühl von Autonomie, das durch eine herkömmliche Gehaltserhöhung nicht erreicht werden kann.

Positiv bei Verdienstgrenzen

Es ist nicht erlaubt, den Bruttoarbeitslohn absichtlich zu senken und dann durch steuerfreie Gehaltsbestandteile aufzustocken. Arbeitnehmer müssen sich also keine Sorgen machen, dass ihr Einkommen reduziert wird. Die Optimierungsmaßnahmen führen darüber hinaus nicht zu einer Überschreitung des maximal zulässigen Einkommens und sind daher besonders für Teilzeitkräfte, die bis zu 520 Euro verdienen, vorteilhaft.

Steuerliche Vorteile

Bestimmte Maßnahmen zur Optimierung des Nettolohns können den Arbeitnehmern steuerliche Vorteile bringen. Zum Beispiel können nur zwei Drittel der Kosten für Kinderbetreuung pro Jahr als Sonderausgaben abgesetzt werden. Wenn der Arbeitgeber jedoch 100% der Kosten übernimmt, ist dies für den Arbeitnehmer vorteilhafter als die reduzierte Absetzung über die private Steuererklärung.

Nachteile der Nettolohnoptimierung

Mögliche Nachteile für Arbeitgeber könnten sein:

• Nicht jeder Vergütungsbestandteil passt zu jedem Unternehmen oder jeder Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter.
• Die Verwaltung der Vergütungsbestandteile kann einen höheren Aufwand erfordern.
• Einige Gehaltsbestandteile erfordern zusätzliche Bedingungen, um gewährt werden zu können.
• Die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden, einschließlich Anpassungen von Arbeitsverträgen oder schriftlichen Zusatzvereinbarungen.

Mögliche Nachteile für Arbeitnehmer könnten sein:

• Eine Verringerung des sozialversicherungspflichtigen Entgelts.
• Eine Verringerung der Ansprüche auf Rentenleistungen und Lohnersatzleistungen.
• Arbeitgeber sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf mögliche Einschränkungen ihrer Ansprüche hinweisen.

Wie funktioniert die Nettolohnoptimierung?

Die Nettolohnoptimierung ermöglicht es Arbeitgebern, die Arbeitsentgelte ihrer Mitarbeiter zu optimieren, indem sie steuerfreie oder pauschalbesteuerte Lohnbausteine anbieten. Eine klassische Gehaltserhöhung ist schnell umgesetzt, indem der Bruttolohn der Mitarbeiter erhöht wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung erfordert die Nettolohnoptimierung mehr Planung und Vorbereitung. 
Arbeitgeber sollten zunächst ein Konzept erstellen und die verschiedenen Gehaltsbausteine auswählen, die am besten zur Größe ihres Unternehmens passen. Es ist wichtig, die steuerrechtlichen Aspekte im Voraus mit einem Steuerberater zu klären. Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern zudem die Umgestaltung des Gehalts erklären. Dies kann in Einzelgesprächen oder im Team-Meeting geschehen. Erklären Sie Ihrer Belegschaft die Bedeutung der Maßnahmen, um Missverständnisse und eine doppelte Geltendmachung in der Steuererklärung zu vermeiden. Sachbezüge und Zuschüsse sind einige der Lohnbausteine, die Arbeitgeber anbieten können, aber es ist wichtig, dass diese immer zusätzlich zum Grundgehalt gezahlt werden. 

Entgeltoptimierung bei bestehenden Arbeitsverhältnissen

Wenn es um bestehende Arbeitsverhältnisse geht, muss zunächst überprüft werden, ob der Arbeitgeber rechtlich und arbeitsrechtlich verpflichtet ist, ein Gehalt zu zahlen und in welchem Umfang Bestandteile der Nettolohnoptimierung genutzt werden können. Viele Formen der Nettolohnoptimierung erlauben keine Umwandlung des Gehalts oder einen Verzicht auf das Gehalt. Es wird oft eine zusätzliche Vergütung neben dem bisherigen Gehalt für die Nettolohnoptimierung verlangt.
Es ist jedoch oft möglich, Optimierungen vorzunehmen, wenn Gehaltserhöhungen geplant sind und statt der Erhöhung des Bruttolohns die optimierten Gehaltsbestandteile gewährt werden, um dem Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto zu geben. Dennoch müssen die oben genannten Hindernisse berücksichtigt werden.

Entgeltoptimierung bei neuem Arbeitsverhältnis

Eine einfache und effektive Möglichkeit zur Optimierung des Gehalts ist, diese von Anfang an in das Gehaltsgefüge des Arbeitsverhältnisses zu integrieren. Trotzdem müssen die oben genannten Hindernisse berücksichtigt werden. Wenn es zu einer Gehaltserhöhung kommt, kann auch die Entgeltoptimierung in Betracht gezogen werden.
Hier ist ein Beispiel für die Entgeltoptimierung, die von Anfang an in das Gehaltsgefüge integriert wird, anstatt zu warten, bis eine spätere Sonderzahlung gezahlt wird. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Sonderzahlung in Höhe von 2.500 € erhalten sollte, kann die Optimierung mit verschiednen kleinen Bausteinen wie folgt aussehen:

Einsatz von Tankgutscheinen und Kindergartenzuschuss

Im Jahr 2022 erhält der Arbeitgeber jeden Monat einen Gutschein im Wert von 50€. Damit ist auch der Freibetrag von derartigen Gutscheinen ausgefüllt. Dieser Freibetrag wurde für 2022 nämlich auf 50€ im Monat angehoben. Damit erhält der Arbeitnehmer also in der Summe im Jahr 600€ für die Tankgutscheine. 
Zusätzlich erhält er einen Kindergartenzuschuss für sein jüngeres Kind. Dieser ist nach § 3 Nummer 33 des Einkommensteuergesetzes als zusätzliche Arbeitgeberleistung zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers bei einer Tagesmutter oder in Kindergärten, Kindertagesstätten oder Kinderkrippen ebenfalls steuerfrei. Es gibt keinen Grenzbetrag, jedoch müssen die tatsächlich entstandenen Kosten nachgewiesen werden und die zweckentsprechende Verwendung ist zwingend notwendig. Daher müsste in unserem Beispiel der Arbeitgeber den Originalbeleg zusammen mit den übrigen Lohnunterlagen aufbewahren. Dafür kann zum Beispiel der jährliche Bescheid über die Kindergartenbeiträge verwendet werden. Der Zuschuss soll in unserem Fall 140€ monatlich, also 1680€ im Jahr betragen.
Wir hatten also unsere ursprüngliche Sonderzahlung von 2.500€, kürzen die Tankgutscheine für das ganze Jahr von 600€ und die Kindergartenzuschüsse mit 1.680€. Dann verbleibt eine Restsonderzahlung von 220€, die natürlich sozialversicherungspflichtig und lohnsteuerpflichtig ist und als Bruttolohn normal abgerechnet wird.

Wie hoch ist der Brutto / Netto Unterschied durch die Nettolohnoptimierung?

Der Vorteil bei dieser von Anfang an geänderten Gestaltung beträgt für den Arbeitnehmer rund 330€ mehr Netto und der Arbeitgeber hat rund 133 € weniger Kosten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren von der Nettolohnoptimierung der angedachten Sonderzahlung. Dies summiert sich bei einigen Angestellten im Laufe der Zeit immens. Wären es beispielsweise 20 Arbeitnehmer, die derartig nettolohnoptimiert werden könnten, würde der Vorteil des Arbeitgebers in einem Jahr 2600€, bei 3 Jahren und 20 Arbeitnehmern bei 7.800€ liegen. 
Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitnehmer bei dieser Variante nur einen Tankgutschein pro Monat erhalten darf und nicht zwölf auf einmal. In unserem Beispiel wird die Optimierung durch die Tankgutscheine auf zwölf Monate verteilt. Es gibt natürlich noch weitere Möglichkeiten zur Nettolohnoptimierung. Anstelle von zwölf Tankgutscheinen könnten beispielsweise ein Computer oder ein monatlicher Telefonvertrag mit Telefon zur Verfügung gestellt werden, oder ein monatlicher Zuschuss zur Internetnutzung gewährt werden. Es gibt auch darüber hinaus, eine Vielzahl von Optionen, die individuell auf den jeweiligen Fall abgestimmt werden können. Grundsätzlich sind alle Entgeltoptimierungsmöglichkeiten für einen Mitarbeiter denkbar, sofern alle entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Fazit

Wir hoffen, die hier vorgestellten Maßnahmen, die dazu beitragen können, das Nettoeinkommen der Arbeitnehmer zu erhöhen, haben Sie inspiriert. Der Artikel sollte aufzeigen, dass die Nettolohnoptimierung nicht nur für Arbeitnehmer von Vorteil ist, sondern auch für Arbeitgeber. So können Unternehmen Kosten sparen, sich als attraktiver Arbeitgeber profilieren und Mitarbeiter an das Unternehmen binden. Arbeitnehmer können von der Nettolohnoptimierung profitieren, indem sie das Gefühl haben, dass ihr Arbeitgeber an ihrem Wohl interessiert ist, mehr Autonomie in der Verwendung des zusätzlichen Einkommens haben und dabei auch bei Verdienstgrenzen positiv beeinflusst werden.