Fahrtkostenzuschüsse für Bahn, Bus und PKW - die Nettolohnoptimierung für Arbeitnehmer

Nettolohnoptimierung ist eine effiziente Möglichkeit, mehr aus dem eigenen Bruttogehalt herauszuholen. Es handelt sich um einen Prozess, der darauf abzielt, die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Belastungen zu minimieren, ohne dabei geltende Gesetze zu verletzen. In diesem Blogbeitrag besprechen wir, wie eine Nettolohnoptimierung funktioniert und zeigen anhand eines Beispiels, wie man diesen Prozess anwenden kann, um mehr Geld zu verdienen.

Was ist Nettolohnoptimierung?

Nettolohnoptimierung ist ein wichtiger Begriff in der Welt der Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es geht darum, das Maximum aus dem Bruttogehalt herauszuholen, indem man Steuern und Sozialabgaben spart. Das klingt kompliziert, ist aber den richtigen Informationen oder einer kompetenten Beratung gar nicht so schwer. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man Nettolohnoptimierung betreiben kann. 
Arbeitgeber können sich zwischen verschiedenen steuerfreien Zusatzleistungen entscheiden. Dazu können zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen zählen, bei denen Arbeitgeber ihre Mitarbeitern mit finanziellen Mitteln unterstützen, die beispielsweise in einen Bausparvertrag oder eine private Rentenversicherung fließen. Weitere Beispiele wären:

  • Jobtickets: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Jobtickets zur Verfügung stellen, die sie für den Arbeitsweg nutzen können. 
  • Betriebliche Altersvorsorge: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern betriebliche Altersvorsorge anbieten, die steuerfrei ist und in vielen Fällen auch von den Sozialabgaben befreit ist.
  • Mitarbeitervergünstigungen: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Vergünstigungen gewähren, die steuerfrei sind, wie beispielsweise Gutscheine oder Sachprämien.
  • Mahlzeiten: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Mahlzeiten kostenlos oder vergünstigt anbieten, die bis zu einem bestimmten Betrag steuer- und sozialabgabenfrei sind.
     

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, von denen die Option der Fahrtkostenzuschüsse im folgenden Artikel auch noch genauer betrachtet werden soll. 

Warum ist Nettolohnoptimierung wichtig  

Nettolohnoptimierung ist ein wichtiger Faktor, um das Beste aus seinem beziehungsweise dem Gehalt seiner Angestellten herauszuholen. Schließlich geht es darum, das verfügbare Einkommen zu maximieren und somit auch die Lebensqualität zu verbessern. Warum kann das wichtig sein? Ganz einfach: Je mehr Geld am Ende des Monats zur Verfügung steht, desto besser lässt es sich leben. Ob man als Angestellter nun in den Urlaub fahren möchte oder sich einfach mal etwas gönnen will – mit einem höheren Nettoeinkommen ist das alles einfacher zu realisieren. 

Für Arbeitgeber bieten die Bausteine der Nettolohnoptimierung eine Möglichkeit, die Lohnkosten des Arbeitgebers zu senken. Dies kann den Arbeitgeber in die Lage versetzen, wettbewerbsfähigere Löhne anzubieten oder seine Margen zu verbessern. 
So trägt die Nettolohnoptimierung dazu bei, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Arbeitszufriedenheit zu steigern, da die Mitarbeiter durch höhere Nettolöhne mehr Geld in der Tasche haben und sich somit finanziell besser absichern können. Dies kann dazu führen, dass sie dem Unternehmen länger treu bleiben und produktiver arbeiten.

Es lohnt sich also für Arbeitgeber, sich mit dem Thema Nettolohnoptimierung zu beschäftigen, da man durchaus mehr aus seinem Gehalt oder dem seiner Mitarbeiter herausholen kann, ohne dabei mit deutlich höheren Lohnkosten konfrontiert zu sein. Und auf Seite der Arbeitnehmer kann profitiert werden, indem bei Lohnerhöhungen ein höheres Nettoeinkommen zur Verfügung steht, als es bei einer üblichen Bruttolohnerhöhung der Fall wäre. Um sich intensiver mit dem Thema auseinanderzusetzen kann es hilfreich sein sich gegebenenfalls von einem Experten beraten zu lassen. Gerne helfen wir Ihnen bei Ihren Fragen weiter: STEUERN (gernoth.de)

Wann ist eine Nettolohnoptimierung nicht möglich?

Mögliche Hinderungsgründe für eine Nettolohnoptimierung könnten sein:

  • Vertragsverpflichtungen, die im Arbeitsvertrag oder anderen Verträgen festgehalten sind
  • eine bereits etablierte betriebliche Praxis bezüglich Zahlungen
  • Vorgaben des Tarifvertrags
  • andere arbeitsrechtliche Faktoren
  • erforderliche Zahlungen, um den Mindestlohn zu erfüllen
  • Regelungen aus Betriebsvereinbarungen

In derartigen Fällen ist es oft arbeitsrechtlich oder aus anderen rechtlichen Gründen notwendig, dass der Arbeitgeber den Bruttolohn zahlt und keine anderen optimierten Lohnbestandteile bereitstellen kann. Daher ist es wichtig zu prüfen, welche Möglichkeiten zur Optimierung des Lohns überhaupt bestehen und in welchem Umfang diese umsetzbar sind.

Praktisches Beispiel: Nettolohnoptimierung durch Fahrtkostenerstattung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Arbeitgeber den Arbeitnehmer beim Weg zur Arbeit steuerfrei unterstützen können. Die erste Frage, die gestellt werden muss, ist ob der Arbeitnehmer den Weg zur Arbeit durch öffentliche Verkehrsmittel oder mit seinem privaten Pkw bestreitet.

Jobticket

Jobtickets sind Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, die Arbeitgeber (häufig auch vergünstigt) bei Verkehrsunternehmen erwerben können, um sie ihren Arbeitnehmern unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung zu stellen. 
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten für Arbeitgeber, um Jobtickets zu erstatten oder zu subventionieren:

  1. Eine steuerfreie Zahlung oder Übernahme der Fahrten, bei der der Betrag bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers berücksichtigt wird:
    Der Arbeitgeber kann in diesem Fall steuerfreie und sozialversicherungsfreie Zuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr und Personennahverkehr für Fahrten Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zahlen, die zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden (Dabei handelt es sich weder um einen Lohnverzicht, noch um eine Lohnumwandlung). 

    Alternativ kann der Arbeitgeber die Kosten des Tickets übernehmen und der Arbeitnehmer den Vorteil unentgeltlich oder verbilligt nutzen, soweit der Vorteil zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt wird. Der Arbeitnehmer erhält dabei den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge, womit es sich um eine Nettolohnoptimierung handelt. Die vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung absetzbaren Kosten für Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte, werden um den Zuschuss oder den Vorteil vom Arbeitgeber gekürzt
  2. Die Übernahme mit Lohnsteuerpauschalierung durch den Arbeitgeber, bei der der Betrag nicht in der Steuererklärung des Arbeitnehmers berücksichtigt wird: Eine weitere Möglichkeit für den Arbeitgeber ist es, das Jobticket pauschal mit 25% zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu versteuern. Dadurch entfällt eine Anrechnung bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers und dieser kann die Kosten zusätzlich in seiner Steuererklärung geltend machen. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer entfällt der Sozialversicherungsanteil. Der Vorteil für den Arbeitnehmer wird Brutto wie Netto ausgezahlt, ohne Abzüge. Anders als bei der ersten Variante, ist hier keine zusätzliche Zahlung zum Arbeitslohn erforderlich.

Fahrtkostenpauschale

Nutzt der Arbeitnehmer nicht die öffentlichen Verkehrsmittel, sondern fährt mit dem Auto, so bietet sich die sogenannte Fahrtkostenpauschale an. Der Arbeitnehmer kann für jeden Arbeitstag, an dem er zur Arbeit fährt, eine Entfernungspauschale für jeden gefahrenen Kilometer erhalten. Diese kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Brutto wie Netto ohne Abzüge erstatten und somit zu einer Nettolohnoptimierung beitragen. 

Übersteigen die Zahlungen des Arbeitgebers zur Abgeltung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte die Entfernungspauschale, sind sie lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Eine Lohnsteuerpauschalierung ist für diesen übersteigenden Teil nicht möglich.

Folgende Kosten können festgelegt ab 2022 bis 2026 fahrzeugunabhängig vom Arbeitgeber maximal für Fahrten erstattet werden:

  • vom 1. bis 20. Entfernungskilometer je km 0,30 €
  • ab dem 21. Entfernungskilometer je 0,38 €

Die jährliche Entfernungspauschale wird dabei nur bis maximal 4.500 € gewährt. Der Arbeitgeber trägt die pauschale Lohnsteuer von 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung entfällt.

Durch die Gewährung von Fahrtkostenzuschüssen oder anderen Vorteilen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhält der Arbeitnehmer also einen Brutto-Netto-Vorteil, ohne dass Abzüge für Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Bei der Abgabe der Steuererklärung werden die Kosten für die Fahrten zur Arbeit (Pendlerpauschale) um den erhaltenen Zuschuss oder Vorteil des Arbeitgebers gekürzt. Da jedoch beim Arbeitnehmer der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung entfällt, verbleibt trotzdem mehr Netto beim Arbeitnehmer, als wenn der Arbeitnehmer sich den Steuervorteil über die Steuererklärung zurückgeholt hätte. 
Das Finanzamt erkennt den Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers ohne weiteren Nachweis für 15 Arbeitstage pro Monat für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte an. Wenn der Arbeitnehmer zusätzlich weitere Fahrten nachweisen kann, können auch diese Tage pauschal vom Arbeitgeber erstattet und versteuert werden. Für Arbeitnehmer, die regelmäßig an weniger als fünf Tagen in der Woche arbeiten, wird die Anzahl der erstattungsfähigen Arbeitstage anteilig gekürzt.

Rechenbeispiel:

Arbeitnehmer Herr Müller pendelt täglich 12 Kilometer zu seiner Firma und zurück nach Hause. Zur Berechnung darf nur die einfache Wegstrecke herangezogen werden.  Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber unterstellen, dass der Arbeitnehmer jeden Monat an 15 Tagen - also an 180 Tagen im Jahr - zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hin- und herfährt:

Die Entfernungspauschale beträgt 648 Euro (= 180 Arbeitstage × 12 Kilometer × 0,30 Euro);

Der pauschalierbare Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber beträgt somit maximal 648 Euro;

Herr Müller erhält also monatlich einen pauschalen Fahrtkostenzuschuss von 54 Euro.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Nettolohnoptimierung eine effiziente Möglichkeit darstellt, mehr aus dem Bruttogehalt herauszuholen und dass gerade der Weg zur Arbeit gut finanziell subventioniert werden kann. Durch steuerfreie Zusatzleistungen wie die der Fahrtkostenzuschüsse können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren und ihre Lohnkosten senken oder ihr Nettoeinkommen erhöhen. Um zu beachten, ob diese Art der Nettolohnoptimierung aufgrund von Vertragsverpflichtungen oder anderen arbeitsrechtlichen Faktoren eventuell nicht möglich ist, kann es helfen, sich die Meinung von Experten einzuholen, die sie unterstützen können gegebenenfalls andere Wege zu finden, um das Einkommen zu optimieren.