Wie in vielen weiteren Branchen ist es auch für die meisten Handwerksbetriebe häufig noch üblich, sich bei den Themen Finanzen, Buchhaltung, Reporting und Controlling auf die traditionellen analogen Methoden zu verlassen, anstatt von den mit der Digitalisierung entstehenden neuen Möglichkeiten Gebrauch zu machen und diese nachhaltig in den Geschäftsbetrieb zu integrieren.

In diesem Artikel soll zusammenfassend aufgezeigt werden, welche digitalen Möglichkeiten für Handwerksbetriebe wirklich Sinn machen und welche unternehmerischen, steuerlichen und finanziellen Auswirkungen und Vorteile diese mit sich bringen können.

Elektronische Kassensysteme

Auch wenn offene Ladenkassen und herkömmliche Registrierkassen zum aktuellen Zeitpunkt weiterhin in vielen Branchen verwendet werden, lohnt sich ein Blick auf mögliche elektronische Alternativen für die meisten Betriebe in jedem Fall – besonders, da auch die traditionellen Methoden einer Vielzahl an Pflichten und Einschränkungen unterliegen, welche mitunter ausgesprochen zeit- und kostenintensiv werden und dabei von den modernen Systemen mitunter vollautomatisiert ausgeführt und eingehalten werden können. Im Allgemeinen beschreibt ein elektronisches Kassensystem eine Erweiterung der herkömmlichen Registrierkassen, welche einen deutlich vergrößerten Funktionsumfang aufweist und sich unter anderem insbesondere für vermehrte Bartransaktionen eignet. Ein elektronisches Kassensystem kann sich dabei rein auf eine Software beschränken, welche in manchen Fällen sogar in für Tablets optimierter Form zur Verfügung steht und auch die Anbindung zusätzlicher Hardware zulässt, oder aber eine miteinander verzahnte Software-Hardware-Lösung darstellen, welche als All-In-One-Paket von einem einzigen Hersteller vertrieben wird. Auch einzelne (Zusatz-)Produkte wie elektronisch gesteuerte Kassenschubladen, mobile Rechnungsdrucker, digitale Anzeigetafeln oder EC-Kartenlesegeräte für bargeldlose Zahlungen können meistens an bestehende Software-Lösungen angebunden und anschließend gemeinsam mit diesen verwendet werden.

Die Funktionen eines elektronischen Kassensystems variieren stark zwischen den verschiedenen Einsatzgebieten und Modellen und reichen von der simplen Registrierung aller täglichen Einnahmen und Ausgaben bis hin zum vollständigen POS-System, welches vollautomatisierte Auswertungen erledigt und dabei die gesamte Transaktion von der Bestellung bis zur Bezahlung mit einbezieht. Grundlegende Funktionen stellen die Bedienung des Kassensystems über mobile Endgeräte, die Eintragung und Speicherung von Kundenstammdaten, die Verwaltung und Gesamtabrechnung mehrerer Kassen, die Erstellung von Auswertungen und Statistiken sowie der Druck von Rechnungen und Etiketten dar.

Vorteile eines elektronischen Kassensystems gegenüber der Nutzung einer herkömmlichen Registrierkasse gibt es viele, hier sind unter anderem die umfangreichen Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten, die effizientere Arbeitsweise (auch bei einer steigenden Anzahl an Kunden und Transaktionen), die mögliche Einbindung des Kassensystems in bestehende Warenwirtschaftssysteme und die teils deutlich verringerte Fehleranfälligkeit zu nennen. Gegen ein elektronisches Kassensystem spricht in den meisten Fällen nur der damit einhergehende Kostenpunkt, welcher individuell geprüft und abgewogen werden muss, da es sich meistens um branchenspezifische Lösungen und damit unterschiedliche Preisgefüge handelt. Außerdem sollte bei der Neueinführung eines solchen Systems der potenzielle Schulungsaufwand der Mitarbeiter, welche mit dem Kassensystem arbeiten werden, mit berücksichtigt werden.

Pflichten und Vorgaben für die Buchhaltung

Unternehmen sind gut damit beraten, sich bei dem Thema der Buchhaltung genauestens an die jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben zu halten, um teure Fehler bei der Kassenführung zu vermeiden. Neben Strafzahlungen, welche sich sogar im fünfstelligen Bereich bewegen können, liegt im Zuge von Betriebsprüfungen auch eine potenziell sehr hohe Steuernachzahlung im Bereich des Möglichen.

Grundlegend müssen Kassensysteme manipulationssicher sein, um den rechtlichen Standards zu entsprechen. Konkret bedeutet dies, dass die elektronischen Kassensysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zum Schutz der elektronischen Aufzeichnungssysteme (TSE) aufweisen müssen, welche die Kasseneingaben unveränderbar protokolliert, für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum speichert sowie eine einheitliche Schnittstelle für einen möglichen Zugriff der Finanzbehörden bietet. Neben dieser verpflichtenden Ausstattung müssen Betriebe außerdem alle vorhandenen Kassen bei ihrem zuständigen Finanzamt anmelden sowie im Rahmen der Belegpflicht für jede erfolgte Transaktion einen Beleg – elektronisch oder in Papierform – ausstellen. Auch der Einzelaufzeichnungspflicht, der Aufbewahrungspflicht sowie der ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation muss die Kassenführung in Betrieben genügen, es müssen also für jede einzelne Transaktion der Geschäftsinhalt, der zugrunde liegende Betrag und der zugehörige Vertragspartner in vollständiger, korrekter und zeitgerechter Form dokumentiert werden. Dies muss bei elektronischen anders als bei den herkömmlichen Kassensystemen nicht nur mindestens täglich sondern vielmehr laufend, also sofort nach jedem Geschäftsvorgang, erfolgen. Die digitalen Daten müssen in einem unveränderbaren und maschinell auswertbaren Datenformat für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert und zusätzlich durch eine die Grundlagen der Kassenführung beinhaltende Verfahrensdokumentation gestützt werden, welche auch alle historischen Verfahrensinhalte dokumentiert.

Anbindung weiterer Funktionen und Software

Besonders für Handwerksbetriebe ist es meist unerlässlich, den Kunden neben der bewährten Barzahlung auch verschiedene weitere Zahlungsmethoden anzubieten, um eine höhere Flexibilität gewährleisten zu können. Hierfür ist es besonders wichtig, dass das im Betrieb genutzte Kassensystem offen in alle Richtungen kommunizieren kann und unterschiedliche Schnittstellen abdeckt. So können neben der Kommunikation mit EC-Kartenlesegeräten oder Kassenschubladen auch Zahlungen durch Payment-Dienstleister (beispielsweise PayPal) oder auf das Unternehmenskonto eingehende Überweisungen im Kassensystem automatisiert hinterlegt und richtig zugeordnet werden. Dadurch kann ebenfalls sichergestellt werden, dass keine fälschlicherweise offenen Positionen auftauchen oder aber abgeschlossene Transaktionen versehentlich nicht im Reporting oder in anderen Arten der Auswertung berücksichtigt werden.

Live-Reporting

Die digitale Erfassung und Verwaltung von Transaktionen und Geschäftsvorgängen bietet Handwerksbetrieben auch die Möglichkeit, jederzeit und standortunabhängig auf die für sie relevanten Unternehmenszahlen zuzugreifen und mithilfe eines Reporting-Systems beispielsweise Umsatztrends oder besonders profitable Standorte einfach zu identifizieren. Auch für das Controlling können solche Einblicke sehr interessant sein, war es doch auf Basis der analogen Daten bisher deutlich aufwendiger, aufschlussreiche und aussagekräftige Auswertungen zu erstellen. Auch über den finanziellen Rahmen hinaus können weitere wichtige Elemente wie beispielsweise Mitarbeiterkennzahlen verfolgt und analysiert werden, um mögliche Fehlentwicklungen früh zu erkennen und diesen rechtzeitig gegensteuern zu können.