Lohnbuchhaltung - Steuerberatung am Standort Deggendorf

Die Lohnbuchhaltung stellt für Unternehmen eine ähnlich komplexe Herausforderung dar, wie die Finanzbuchhaltung. In diesem Bereich geht es jedoch nicht nur um die Erfassung von Zahlen und Daten, sondern auch um die sorgfältige und präzise Abrechnung der Mitarbeiterlöhne. Oftmals kann es sich für Unternehmen lohnen, die Lohnbuchhaltung an erfahrene Fachleute auszulagern. Eine Option hierbei ist, sich an spezialisierte Dienstleister zu wenden, die auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert sind. Rund um Deggendorf können Steuerberater wie die Kanzlei Gernoth können in diesem Bereich eine wichtige Unterstützung bieten.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung hat verschiedene Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Gehalts- und Lohnabrechnung der Mitarbeiter stehen. Dazu gehört zunächst die professionelle Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnungen, bei der die geleisteten Arbeitsstunden, die Lohn- und Gehaltsbestandteile sowie alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge berücksichtigt werden. Die Abrechnungen werden dem Arbeitnehmer entweder über postalischem oder digitalem Weg übermittelt und auch Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder Überstunden werden präzise erfasst und abgerechnet.

Zusätzlich ist die korrekte Erfassung und Abrechnung der Löhne und Gehälter eine rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers. Die Lohnbuchhaltung ist auch verantwortlich für das Melden und Entrichten von Abgaben und Beiträgen an Sozial- und Rentenversicherungsträger sowie das zuständige Finanzamt. Hierbei müssen neue Mitarbeitende beim Arbeitsbeginn angemeldet und ausscheidende Mitarbeiter abgemeldet werden. Auch während der laufenden Beschäftigung müssen verschiedene Mitteilungen gesetzlich vorgeschrieben gemeldet werden, darunter die Meldungen für die gesetzliche Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege-, Unfall- und Rentenversicherung.

Des Weiteren muss die Lohnbuchhaltung während der laufenden Beschäftigung von Mitarbeitenden die einbehaltenen Steuern und den Solidaritätszuschlag online über ELSTER an das Finanzamt melden und die errechneten Beiträge des Mitarbeitenden für die Sozialversicherungsträger sowie eventuell fällig gewordene Lohnfortzahlungskosten im Krankheitsfall melden.

Zusätzlich zu diesen Aufgaben ist die Lohnbuchhaltung auch für das Führen der Lohnkonten der Mitarbeiter verantwortlich. Die individuellen Lohnkonten enthalten neben den Stammdaten des Mitarbeitenden auch dessen Steuermerkmale wie die Lohnsteuerklasse und eventuelle Freibeträge sowie Informationen zum Tag der Lohnauszahlung, dem Zeitraum der Lohnzahlung und den einzelnen Komponenten des Lohns.

Schließlich gehört auch die kontinuierliche Pflege der Mitarbeiterstammdaten bzw. Personenstammdaten zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung. Die Personalstammdaten eines jeden Arbeitnehmers werden als Lohnkontodatensatz angelegt, der verschiedene Daten enthält, wie beispielsweise Name und Vorname, Geburtstag, Adressdaten und die Sozialversicherungsnummer. Für jeden Neueinsteiger im Unternehmen muss ein neues Lohnkonto eröffnet und die Daten den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden.

Eigenarbeit oder outsourcen?

Wer Lohnbuchhaltung machen darf, hängt von der jeweiligen Gesetzeslage des Landes ab. In Deutschland ist die Lohnbuchhaltung eine sehr spezielle Form der Buchhaltung und unterliegt zahlreichen Vorschriften und Regelungen. Für die Lohnbuchhaltung sind deshalb Fachkenntnisse erforderlich, die über das normale Buchhaltungswissen hinausgehen. Steuerfachangestellte oder Lohnbuchhalter, die über eine entsprechende Ausbildung verfügen, kennen sich in diesen Bereichen gut aus. Grundsätzlich können Unternehmen die Lohnbuchhaltung aber intern durch eigene Mitarbeitende durchführen. Eine interne Lohnbuchhaltung erfordert jedoch umfangreiches Know-how und zeitliche Ressourcen, weshalb viele Unternehmen die Lohnbuchhaltung auslagern.

Wenn Sie Hilfe Thema Lohnbuchhaltung benötigen, können Sie Ihre Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater, einen Buchhalter oder einen Lohnbuchhaltungs-Dienstleister auslagern. Dabei entstehen Ihnen in der Regel Kosten, die unter anderem auf der Anzahl der Mitarbeitenden beruhen. Generell  bieten viele Dienstleister dabei ein Stufenmodell an – je mehr Mitarbeitende zu behandeln sind, desto günstiger wird der Preis in Relation. Für eine grobe Kalkulation Ihrer Kosten kann es hilfreich sein, einen Online Rechner zu Hilfe zu nehmen. 

Für tiefergehende Informationen setzen Sie sich gerne jederzeit mit uns an unserem Standort Deggendorf in Verbindung und wir analysieren Ihren konkreten Fall.

Bei einem gemeinsamen Gespräch wird üblicherweise der Umfang der Zusammenarbeit vereinbart und es werden klare Verantwortlichkeiten definiert. Ein Steuerberater kann beispielsweise die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen oder die Kommunikation mit dem Finanzamt übernehmen.

Achten Sie bei der Wahl Ihres Steuerberaters darauf, dass er über ausreichende Erfahrung und Kompetenz im Bereich der Lohnbuchhaltung verfügt und die Zusammenarbeit transparent und fair gestaltet ist. Zudem ist es für Sie natürlich von Nutzen, Ihre Lohnbuchhaltung direkt vor Ort in Deggendorf erledigen zu lassen, wenn Sie aus der Gegend kommen.

Was benötigt der Steuerberater für die Lohnbuchhaltung?

Angaben, die zum Unternehmen gehören, wie z.B. dessen Adresse, Steuernummer, Bankverbindung und Betriebsnummer.

Falls gegeben auch die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft und Tätigkeitsbeschreibungen für die Mitarbeitenden, sowie falls gegeben Informationen zu deren Gefahrentarif/Unfallversicherung.

Darüber hinaus gibt es auch notwendige Informationen die Mitarbeiter betreffend.

  • Personalfragebögen für die einzelnen Mitarbeiter
  • ELStAM-Bescheinigungen über Lohnsteuerabzugsmerkmale
  • Sozialversicherungsnummer oder SV-Ausweis in Kopie
  • Kopien der Arbeitsverträge
  • Bei GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer: Statusfeststellung durch die RV, Verträge über Nebenleistungen (private PKW Nutzung etc.)
  • Mitgliedsbescheinigung zur Kranken- und Pflegeversicherung.
  • Nachweis Elterneigenschaft wegen Ermäßigung bei der Pflegeversicherung.
  • ggf. Schwerbehindertenausweis, VWL Verträge, Nachweise über den Erhalt sonstiger Arbeitgeberleistungen.

Zudem gibt es notwendige Informationen die monatlich erneuert werden müssen

  • Angaben über Gehaltsänderungen, Einmalzahlungen oder Nachberechnungen aus dem Vormonat.
  • Mitteilung über Sonn-, Feiertags- und sonstige Zuschläge.
  • Information über ausgeschiedene Mitarbeiter oder neue Mitarbeiter
  • Angaben zu Krankheitszeiten inklusive Krankenschein
  • Angaben zu den Urlaubszeiten, wenn eine Urlaubsstatistik gewünscht wird
  • Monatliche Veränderungen darüber hinaus: z.B. Steuerklassenwechsel, Änderung der Anschrift, Geburten von Kindern

Warum ist es von Vorteil, wenn der Steuerberater die Lohnbuchhaltung macht?

Fehler in den Entgeltabrechnungen führen schnell zu Problemen – einerseits mit den eigenen Mitarbeitenden, die rasch das Vertrauen in das Unternehmen verlieren, und andererseits mit dem Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung. Dann werden nicht einkalkulierte Nachzahlungen oder Bußgelder fällig. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihre Lohnbuchhaltung absolut exakt und fehlerfrei arbeiten kann.

Da jedoch zahlreiche Vorschriften und Regelungen berücksichtigt werden müssen, kann die Erstellung der Lohnabrechnungen schnell zu einer Herausforderung werden. Eine Möglichkeit, um diese Aufgabe zu vereinfachen und Zeit zu sparen, besteht darin, einen Steuerberater mit der Lohnbuchhaltung zu beauftragen.

Vorteile eines externen Dienstleisters sind die Expertise und die Erfahrung. Ein Steuerberater verfügt über umfangreiche Kenntnisse im Bereich der Lohnbuchhaltung und ist auch mit aktuellen Gesetzesanpassungen zu steuerlichen Vorschriften und Gesetzen bestens vertraut. Er sorgt dafür, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt und pünktlich erstellt werden. Hierbei berücksichtigt er alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte und achtet darauf, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Ein weiterer Vorteil, wenn der Steuerberater die Lohnbuchhaltung übernimmt, ist die Unterstützung bei der Kommunikation mit dem Finanzamt. Hierbei geht es nicht nur um die Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen, sondern auch um die Beantwortung von Fragen des Finanzamts und um die Lösung eventueller Probleme im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung.

Neben der Zeitersparnis und der Sicherstellung der korrekten Lohnabrechnung bietet die Beauftragung eines Steuerberaters auch einen hohen Grad an Sicherheit. Ein Steuerberater haftet für seine Arbeit und trägt somit dazu bei, dass Fehler und mögliche Strafen vermieden werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Sie durch die Beauftragung von Steuerkanzleien wie der Kanzlei Gernoth in Deggendorf von einer deutlichen Entlastung profitieren und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Durch die Unterstützung bei der Kommunikation mit dem Finanzamt und die Gewährleistung eines hohen Maßes an Sicherheit wird zudem das unternehmerische Risiko minimiert.