Die Buchhaltung eines Unternehmens unterliegt zahlreichen gesetzlichen Vorgaben und hat für viele Selbstständige und Unternehmen eine wichtige Bedeutung, besonders dann, wenn es im geschäftlichen Alltag zu vielen Zahlungsaktivitäten und -prozessen kommt. Allgemein gilt, dass in der Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens nachvollziehbar und ordnungsgemäß aufgezeichnet werden müssen, so dass diese bei Bedarf geprüft und belegt werden können.

Auch die Kassenbuchführung ist für die meisten Unternehmen ein verpflichtender Bestandteil der gesetzlich vorgegebenen Buchhaltung. Der Gesetzgeber möchte dadurch die Unterschlagung von Umsätzen verhindern, um keinen Raum für Steuerhinterziehungen und ähnliche Delikte zu bieten. Besonders in Branchen, in welchen es zu einer großen Anzahl an Barzahlungen kommt, ist es notwendig, alle Einzahlungen und Auszahlungen in einem Kassenbuch schriftlich festzuhalten.

Welche Unternehmen sind zur Kassenbuchführung verpflichtet?

Die vom Gesetzgeber angeordnete Pflicht zur Kassenbuchführung gilt zwar für die meisten Unternehmen, es gibt allerdings auch einige Ausnahmen. Generell hängt die Verpflichtung zur Kassenbuchführung von der Art der Buchhaltung eines Unternehmens sowie von der Häufigkeit der Durchführung von Bargeschäften ab.

Ein Unternehmen, welches durch seine Größe oder Rechtsform einer Bilanzierungspflicht unterliegt oder freiwillig bilanziert, ist gleichzeitig auch zur Kassenbuchführung verpflichtet. Für kleinere gewerbliche Unternehmen oder Freiberufler, welche sich lediglich für das Erstellen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung entscheiden, gilt im Allgemeinen keine Pflicht zur Kassenbuchführung. Auch hier gibt es aber noch weitere Faktoren, welche Auswirkungen auf die Kassenbuchführungspflicht haben, unter anderem die Höhe der Umsatzerlöse des Unternehmens. Im Allgemeinen kann zu einer Kassenbuchführung in den meisten Fällen nur geraten werden, besonders wenn es im Rahmen der Geschäfte zu vielen Barzahlungen kommt. Auch ohne eine Pflicht zur Kassenbuchführung gilt es für Unternehmen, alle Geschäftsvorfälle lückenlos aufzuzeichnen, der Unterschied zur verpflichtenden Kassenbuchführung liegt hier hauptsächlich in der deutlich geringeren Reglementierung.

Was wird im Kassenbuch aufgezeichnet?

Im Allgemeinen wird ein Kassenbuch in einer klassischen Kontoform geführt, es werden also alle Einzahlungen und Auszahlungen einander gegenübergestellt, so dass schlussendlich ein Saldo gebildet werden kann. Neben der Aufzeichnung von allen Geschäftsvorfällen, die mit Bargeld bezahlt werden, sind in einem Kassenbuch selbstverständlich auch die jeweiligen Buchungsbelege für alle enthaltenen Einzahlungen und Auszahlungen hinterlegt, um diese falls gefordert nachweisen zu können. Der entstehende Saldo in einem Kassenbuch definiert, welcher Betrag zum jeweiligen Zeitpunkt in der Kasse enthalten ist und wird während des Jahresabschlusses zum Umlaufvermögen des Unternehmens hinzugerechnet. Für Geschäftsvorfälle, speziell Barzahlungen, welche in einem Kassenbuch aufgeführt werden, sollten zumindest folgende Informationen gepflegt werden:

• Das Datum des Geschäftsvorfalls
• Eine eindeutige Belegnummer, welche zur Identifikation beiträgt (beispielsweise eine Rechnungsnummer)
• Eine Beschreibung des Geschäftsvorfalls, zum Beispiel ein Buchungstext
• Die Angabe, ob es sich um eine Einzahlung oder eine Auszahlung handelt
• Der Betrag der Einzahlung oder Auszahlung, falls nötig auch unter Angabe der jeweiligen Währung
• Der für den Geschäftsvorfall anfallende Umsatzsteuersatz, sowohl prozentual (normalerweise 7% oder 19%) als auch als absoluter Betrag
• Eine Angabe zur Aktualisierung des Saldos beziehungsweise zum neuen Kassenbestand
• Ein Buchungsbeleg für die Einzahlung oder Auszahlung, welcher die im jeweiligen Eintrag verwendete Belegnummer aufweist

Regeln und Pflichten bei der Kassenbuchführung

Um die Führung eines Kassenbuchs ordnungsgemäß durchführen zu können, müssen dabei mehrere Regeln und Pflichten beachtet werden, um eventuelle Fehler, die später zu nicht mehr nachvollziehbaren Unregelmäßigkeiten während der Prüfung der Kasse und des zugehörigen Kassenbuchs führen können, zu vermeiden. An oberster Stelle sollte hier auf die Einhaltung der Belegpflicht geachtet werden, um alle Geschäftsvorfälle später tatsächlich nachweisen zu können. Gleichzeitig sollte der Saldo eines Kassenbuchs jederzeit mit dem tatsächlich in der Kasse enthaltenen Betrag übereinstimmen, so dass ein sogenannter Kassensturz theoretisch jederzeit durchgeführt werden könnte. Selbstverständlich sind auch Privatentnahmen und Privateinlagen Bestandteil der Kassenbuchführung, genau wie Einzahlungen und Auszahlungen bei einer Bank, welche mit entsprechenden Belegen dokumentiert und im Kassenbuch hinterlegt werden müssen.

Nach ihrer Eintragung dürfen einzelne Geschäftsvorfälle im Kassenbuch im Nachhinein nicht mehr verändert, unkenntlich gemacht oder entfernt werden, sondern müssen aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit Bestandteil der Kassenbuchführung bleiben. Generell gilt für Kassenbücher und die entsprechenden Belege eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, welcher ohne entsprechende begründete Ausnahmen ausdrücklich nachzukommen ist. Um böse Überraschungen am Ende einer Zahlungsperiode oder beim Abschluss eines Kassenbuchs zu vermeiden, empfiehlt es sich außerdem sehr, nicht nur die rechnerische Führung des Kassenbuchs zu verfolgen, sondern auch in regelmäßigen Abständen eine Zählung des tatsächlichen Kassenbestandes durchzuführen.

Kassenbuch online führen?

Während ein Kassenbuch traditionell handschriftlich geführt und im Anschluss manuell ausgewertet wurde, empfiehlt es sich in der heutigen Zeit aufgrund von unzähligen Faktoren, über die Implementierung einer digitalen Lösung nachzudenken. Neben dem deutlich verringerten Zeit- und Arbeitsaufwand einer digitalen Kassenbuchführung gegenüber der Erfassung mit Stift und Papier spricht auch der Umstand, dass eine solche händische Erfassung ab einer gewissen und eventuell sogar noch steigenden Anzahl von Geschäftsvorfällen gar nicht mehr möglich ist, für eine digitale Lösung.

Die den meisten Menschen bekannte Standardsoftware wie zum Beispiel Microsoft Excel kommt hier aber aus verschiedenen steuerrechtlichen Gründen nicht in Frage, unter anderem da die Einträge in einem Kassenbuch unter keinen Umständen im Nachhinein verändert oder angepasst werden dürfen, was bei diesen Tools durchaus möglich wäre. Stattdessen steht mittlerweile Software in Form von elektronischen Registrierkassen zur Kassenbuchführung zur Verfügung, welche die meisten Teile der ursprünglich manuellen Buchungsarbeiten vollständig übernehmen.

DATEV Kassenbuch online

Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf die Software-Lösungen der Firma DATEV, hier ist unter anderem die Paketlösung „DATEV Unternehmen online“ eine der beliebtesten Komplettlösungen für viele immer weiter digitalisierbare Unternehmensprozesse. Teil dieser Paketlösung ist auch „DATEV Kassenbuch online“, eine digitale Kassenbuch-Software, welche durch ihre schnelle Datenerfassung und die umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten von Prozessen eine zeitsparende Kassenbuchführung ermöglicht. Eine übersichtliche und tagesaktuelle Darstellung von Geschäftsvorfällen und Kassenbeständen sowie eine garantiert rechtskonforme und auf die Anerkennung von den Finanzämtern abgestimmte Kassenbuchführung runden das Gesamtpaket ab.

Im Detail zeichnet sich „DATEV Kassenbuch online“ vor allen Dingen durch die intelligente Datenerfassung aus, insbesondere durch die Vorerfassung von Kassenbewegungen, die laufende Prüfung von Fehlerquellen sowie die Verknüpfung von Geschäftsvorfällen mit digitalen Belegen. Ein Unternehmen kann sich durch den Einsatz dieser Software also sicher sein, jederzeit gut für eine Prüfung durch sachverständige Dritte im Rahmen einer sogenannten Kassen-Nachschau vorbereitet zu sein. Außerdem bietet „DATEV Kassenbuch online“ auch vielfältige Export-Möglichkeiten für die erfassten Daten, sowohl für steuerliche Außenprüfungen als auch für den sicheren Austausch zwischen Unternehmen und Steuerberater. Hier bietet die Software insbesondere den Vorteil, neben der Weitergabe der erfassten Daten auch individuelle Nachrichten, beispielsweise an den Steuerberater, zu übermitteln und bietet durch den Einsatz neuester Technologien umfassende Sicherheit beim Zugriff auf die zu übermittelnden Daten.