In einem Kassenbuch wird die interne Kasse verwaltet. Dort werden alle Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln erfasst, also den Geschäftsvorfällen im Unternehmen, die mit Bargeld bezahlt werden. Damit eine Kassenbuchführung ordnungsgemäß ist, muss sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Eine Kassenbuch-Software ist hierbei eine große Unterstützung. Der folgende Artikel erklärt, was bei der Kassenbuchführung beachtet werden muss und stellt die Programme der DATEV – Kassenbuch online und Kassenarchiv online – vor.

Allgemeiner Aufbau eines Kassenbuchs

Unternehmen können mit Hilfe des Kassenbuchs ihre Bareinnahmen sowie den aktuellen Stand der Kasse übersichtlich erfassen. Die jeweiligen Buchungsbelege und Geschäftsvorfälle werden dort erfasst. Damit ist das Kassenbuch eine einfache Form der Buchführung.
Bei der Führung und dem Aufbau eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs gibt es verschiedene Vorschriften zu befolgen. Das Kassenbuch enthält zudem den Anfangsbestand der Kasse zum aktuellen Datum. Die Bargeldbewegungen werden chronologisch addiert bzw. subtrahiert. Am Ende des Tages wird in Form eines Kassenberichts die Gesamtsumme der Bareinnahmen des Tages ermittelt.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Nicht jedes Unternehmen ist zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Unternehmen, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, müssen kein Kassenbuch führen. Bilanzierende bzw. buchführungspflichtige Unternehmen hingegen schon. Davon ausgenommen sind Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben. Auch neu gegründete Unternehmen sind von der Pflicht zur Kassenbuchführung entbunden, wenn sie die Grenze von 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss am ersten Abschlusssticktag nach Gründung noch nicht überschritten haben.

Rechtssichere und Ordnungsgemäße Kassenbuchführung

Wie bereits erwähnt, muss eine Kassenbuchführung gewisse Anforderungen erfüllen, um als ordnungsgemäß zu gelten. Folgende Angaben müssen zu jedem Geschäftsvorfall hinterlegt werden:

• Bareinnahme bzw. Barausgabe
• Datum
• Fortlaufende Nummer (Belegnummer)
• Buchungstext (erklärende Bezeichnung)
• Betrag in Euro
• Angewandter Steuersatz
• Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerbetrag
• Ist-Kassenbestand
• Soll-Kassenbestand (muss mit dem Ist-Kassenstand übereinstimmen)

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung muss den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht werden. Diese verlangen unter anderem, dass alle Buchungen vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgen. Die Aufzeichnungen müssen darüber hinaus so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Unternehmensumsätze verschaffen kann. Dies ist vor allem bei der Kassen-Nachschau relevant. Die Kassen-Nachschau ist ein Kontrollinstrument, welches die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen im Kassenbuch überprüfen soll. Sie erfolgt unangemeldet.  

Kassenbuch-Software

Mit einem Kassenbuch-Programm werden Excel-Tabellen und Vordrucke überflüssig. Das Programm ermöglicht eine zeitsparende Kassenbuchführung, da viele Prozesse automatisiert ablaufen, beispielswiese die Erfassung und Dokumentation von Bargeldeinnahmen und -ausgaben. Die Software stellt alle Geschäftsvorfälle sowie den Kassenbestand übersichtlich dar und verschafft damit stets einen tagesaktuellen Überblick. Die meisten Programme garantieren darüber hinaus, dass das Kassenbuch ordnungsgemäß geführt wird und somit auch vom Finanzamt anerkannt wird.

DATEV Kassenbuch online

Die Kassenbuch-Lösung von DATEV erfüllt alle Vorgaben der GoBD. Die Ordnungsmäßigkeit wurde von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert. DATEV Kassenbuch online ist darüber hinaus auch Teil von DATEV Unternehmen online und ermöglicht damit die Führung des Kassenbuchs online sowie die einfache Übermittlung der Belege an den jeweiligen Steuerberater. Kassenbelege werden browsergestützt direkt über das Internet erfasst. Eine Programminstallation ist also nicht zwingend notwendig. Die Software bietet umfassende Kassenbuchfunktionen, unter anderem:

Intelligente Datenerfassung

• Vorerfassung von Kassenbewegungen
• Laufende Prüfung von Fehlerquellen (Kassenminus und Chronologie)
  DATEV Kassenbuch online nimmt eine Kassenminus-Prüfung vor. Damit wird verhindert, dass durch die Erfassung eines Belegsatzes ein negativer Kassenbestand auftritt. Zudem garantiert die Software, das alle Buchungen und Belege chronologisch richtig vermerkt werden
• Verknüpfung mit digitalen Belegen

Export und Datenweitergabe

• Möglichkeit zum Export von Daten für steuerliche Außenprüfungen
• Sicherer Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater über das DATEV-Rechenzentrum

Die Übermittlung der in Kassenbuch online erfassten Daten erfolgt sicher über das DATEV Rechenzentrum. Damit die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater möglichst reibungslos verläuft, kann bei Erfassung der Kasse zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht weitergegeben werden.

Anmerkung: Wie auch bei anderen DATEV Programmen verfügt DATEV Kassenbuch online über einen effektiven Zugriffsschutz. Die Anmeldung und Authentifizierung ist lediglich per SmartCard bzw. mIDentity compact oder per DATEV SmartLogin App möglich.

DATEV Kassenarchiv online

Neben DATEV Kassenbuch online gibt es noch eine zweite Software, welche bei der revisionssicheren Archivierung der Kassendaten sowie der TSE-Daten eine wichtige Rolle spielt. Das Programm DATEV Kassenarchiv online speichert Tagesabschlüsse und Verfahrensdokumente revisionssicher in der DATEV-Cloud. Dank einer Schnittstelle können alle DATEN aus DATEV Kassenarchiv online auch automatisch nach DATEV Kassenbuch online übertragen werden. Die Kassendaten lassen sich somit komfortabel in die Buchhaltung und zum Steuerberater weiterleiten. Am einfachsten zu nutzen ist DATEV Kassenarchiv, wenn der Kassenhersteller bereits eine Schnittstelle implementiert hat. Das manuelle Hochladen der Kassendaten ist jedoch auch ohne Schnittstelle problemlos möglich.

Vorteile der Kassenbuch-Lösungen von DATEV auf einen Blick

• Gesetzeskonforme Datenarchivierung
  Alle Tagesendsummen und Einzelaufzeichnungen werden täglich revisionssicher und GoBD-konform archiviert.
• Komfortabler und schneller Datenzugriff
  Dank der Exportfunktion, können Daten jederzeit vollständig und korrekt bereitgestellt werden.
• Ordnungsgemäße Kassenbuchführung
  DATEV Kassenbuch online vereinfacht die Kassenbuchführung. So werden beispielsweise Erfassungssätze auf Basis des archivierten Tagesabschlusses automatisch erzeugt.
• Effiziente Arbeitsabläufe
  Durch den hohen Grad der Automatisierung können Mitarbeiter entlastet und reibungslose Arbeitsabläufe geschaffen werden.
• Reibungslose Zusammenarbeit
  In Form von Buchungsvorschlägen, können die Kassendaten direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übertragen werden. Der Steuerberater kann sie dort buchen. Da DATEV Kassenbuch online ohnehin ein Teil von DATEV Unternehmen online ist, können alle Daten schnell und komfortabel mit dem Steuerberater geteilt werden.
• DATEV-Cloud – Datensicherheit garantiert
  Das DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg, in dem alle Daten gespeichert werden, ist ISO 27001 zertifiziert. Die Daten werden dort mit höchster Sicherheit über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren hinweg in der DATEV-Cloud gespeichert.
• Speichervolumen
  Pro Kasse und Jahr stellt DATEV 2GB Speichervolumen für alle kassen- und prüfungsrelevanten Daten zur Verfügung.
• Datenqualität und automatische Prüfroutinen
  Die Schutzziele wie Datenintegrität, Datenauthentizität oder Datenvollständigkeit werden durch automatische Prüfungen abgesichert. Bei Auffälligkeiten wird sofort per E-Mail informiert.