Finanzbuchhaltung – Wie funktioniert Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?
Innerhalb der Finanzbuchhaltung gibt es die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Sie stellen wesentliche Elemente im Unternehemensalltag dar. Bevor nun aber die beiden Teilbereiche der Finanzbuchhaltung erklärt werden, stellt sich die Frage – Was sind eigentlich Debitoren und Kreditoren?
Debitoren und Kreditoren – Definition
Gemäß Definition steht der Begriff Debitor für den Schuldner und der Begriff Kreditor für den Gläubiger. Die Bezeichnungen stammen aus dem betriebs- und finanzwirtschaftlichen Sektor. Beide Fachbegriffe ergänzen sich, was bedeutet, dass ein Debitor vorhanden sein muss, sobald es einen Kreditor gibt und vice versa.
Forderungen, die aus den Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens entstehen, sind Debitoren. Diese Forderungen können beispielsweise von Kunden ausgehen, die in diesem Fall dann Schuldner – Debitoren – sind und offene Rechnungen zu begleichen haben. Debitoren zeigen auf, wie viel Geld ein Kunde einem Unternehmen schuldet.
Kreditoren sind im Gegensatz dazu Schulden, die aus den Lieferungen und Leistungen an ein Unternehmen entstehen. Der Gläubiger bietet dem Debitor seine Leistungen an und stellt sie ihm zur Verfügung, wobei es sich um Waren, Geld oder auch Arbeitsstunden handeln kann. Klassisch geht es jedoch um einen vereinbarten Geldbetrag. Kreditoren zeigen demnach auf, wie viel Geld ein Unternehmen den Lieferanten schulden. Man spricht auch von Kreditor, weil dieser dem Unternehmen eine Art „Kredit“ in Form von Dienstleistungen oder Produkten gewährt. Innerhalb der Finanzbuchhaltung wird zwischen der Kreditoren- und der Debitorenbuchhaltung unterschieden. Im Folgenden werden die beiden Buchhaltungsformen erklärt:
Die Kreditorenbuchhaltung
In der Kreditorenbuchhaltung befasst man sich mit der Buchführung der Kontokorrentbeziehung zwischen einem Unternehmen und den Kreditoren. Die Kontokorrentbeziehung ist dabei die Leistungsabwicklung zwischen Gläubiger und Schuldner und die Verrechnung gegenseitiger Zahlungen. Man beschäftigt sich in der Kreditorenbuchhaltung mit den Geschäftsvorfällen, die im Zusammenhang mit den externen Dienstleistern und Lieferanten stehen.
Was ist das Ziel der Kreditorenbuchhaltung?
Das Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist die Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen. Dabei wird immer in enger Abstimmung mit dem Einkauf gearbeitet. Alle offenen Rechnungen müssen im Blick behalten werden und pünktlich bezahlt werden. Dadurch können die Produkte und Dienstleistungen pünktlich geliefert werden und der Beschaffungsprozess funktioniert problemlos.
Von Lieferanten wird den Unternehmen eine entsprechende Rechnung gestellt, die anschließend im Unternehmen weiterverarbeitet werden muss. Diesen Prozess nennt man Rechnungsprüfung. Die Erfassung und die Überprüfung von Eingangsrechnungen, der Datenabgleich, die Zahlungsfreigabe und die Buchhaltung des Zahlungsausgangs sind wesentliche Aufgaben der Rechnungsprüfung. Zudem werden bestehende Rechnungen auch formell auf ihre Richtigkeit geprüft.
Wie wird die Eingangsrechnung erfasst?
Dieser Prozess geschieht in mehreren Teilschritten:
Die Rechnung wird dem jeweiligen Kreditor zugeordnet.
Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer werden erfasst und bearbeitet.
Die Rechnung wird mit dem Geschäftsfall in Verbindung gebracht.
Eingangsrechnung wird verbucht.
Ablage und Archivierung der Belege
Bei der Kreditorenbuchhaltung, wie auch bei der Debitorenbuchhaltung, ist ein funktionierendes Zahlungsmanagement von großer Bedeutung. Werden die eingehenden Kreditorenrechnungen laufend erfasst, können jederzeit die Höhe und die Fälligkeiten der noch zu bezahlenden Rechnungen bestimmt werden. Dadurch können die Zahlungsflüsse ersichtlich gemacht werden. Es wird empfohlen, die vorgegebenen Zahlungsfristen einzuhalten, um die Liquidität zu gewährleisten. Dazu ist die laufende Erfassung der Lieferantenrechnung nötig, wobei eine entsprechende Software Abhilfe bei der Erfassung und Hinterlegung der Stammdaten schaffen kann. Danach können die Belege mit den Zahlungsdaten mittels Scannen von QR-Codes erfasst werden. Die Zahlungen können mit dem Zahlungsmanagement fristgerecht ausgelöst und an das entsprechende Finanzinstitut übermittelt werden.
Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Verbuchung von Forderungen und Gutschriften, die sich aus Verkäufen und Leistungserbringungen ergeben. Da die Debitorenbuchhaltung ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung ist, erfasst sie sämtliche kundenbezogenen Transaktionen. Die Forderungen, die Kunden einem Unternehmen gegenüber haben, werden durch die Debitorenbuchhaltung verwaltet. Darunter zählen auch die Fälligkeitsüberwachung offener Posten und die Prüfung des Zahlungseingangs. Falls Kunden der Forderung nicht rechtzeitig nachkommen, werden im Rahmen der Debitorenbuchhaltung auch Mahnungen geschrieben und Inkasso-Aufgaben nachgegangen. Zentral hierbei ist die Einschätzung und die Prüfung der Bonität oder des Debitorenrisikos, also der Gefahr, dass der Käufer den Zahlungsanspruch nicht fristgerecht erfüllt.
Was ist das Ziel der Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung beinhaltet alle geschäftlichen Vorfälle im Zusammenhang mit Ausgangsrechnungen und Zahlungseingang. Dabei bildet das Forderungsmanagement, das sämtliche Debitorenkonten verwaltet, die hauptsächliche Aufgabe. Es geht darum, dass Debitoren das Zahlungsziel einhalten und auch auf die fristgerechte Begleichung offener Forderungen achten.
Für ein Unternehmen können ausstehende Forderungen den Gewinn reduzieren und auch die Liquidität negativ beeinflussen. Aus diesem Grund ist ein straffes Forderungsmanagement empfohlen, damit die offenen Posten vollumfänglich und zeitnah beglichen werden. Da nicht fristgerecht bezahlte Rechnungen einen Mehraufwand in Form von Zahlungserinnerungen und Mahnungen bedeuten, kann eine Businesssoftware hilfreich sein. Mahnläufe können durch diese Systeme automatisch generiert werden und mithilfe hinterlegter Vorlagen standardisiert und rechtzeitig versendet werden.
Außerdem kann eine Software mit dazugehörendem Zahlungsmanagement als Kontrollinstrument dienen. Durch die korrekte Verbuchung der Forderungen können jederzeit offene Forderungen und erwartete Zahlungseinträge ersichtlich gemacht werden.
Mit DATEV Unternehmen Online und den Rechnungswesen Programmen lassen sich diese Prozesse abbilden und überwachen.
Darstellung in der Finanzbuchhaltung – Bilanz
Die Zahlen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden in gesammelter Form für die Finanzbuchhaltung festgehalten und verwertet. Für den Jahresabschluss eines Unternehmens ist die Finanzbuchhaltung ausschlaggebend. Offene Debitorenforderungen werden bei Jahresabschluss auf der Aktivseite der Bilanz als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bilanziert. Offene Kreditoren gehören auf die Passivseite der Bilanz als Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen. In integrierten Systemen kann dieser Austausch zwischen den Teilbereichen und der Finanzbuchhaltung laufend stattfinden. Bei manuellen Systemen müssen die nötigen Überträge jedoch manuell gemacht werden.