Digitale Lösungen, Tools und digitale kleine Helfer sind mittlerweile Teil eines jeden Alltags. Dem Potenzial der Digitalisierung werden sich nach und nach auch die klassischen Branchenwie das Handwerk, das Baugewerbe oder die Gastronomie und Hotellerie bewusst. Denn die Digitalisierung im Hotel endet nicht mit der Bereitstellung von kostenlosem WLAN für die Gäste! Im Gegenteil, die Corona-Pandemie führte dazu, dass mittlerweile auch digitale Tools zur internen Kommunikation und zur Abwicklung von Services Eingang in die Hotellerie fanden.

Im heutigen Artikel werfen wir deshalb einen genaueren Blick auf die Möglichkeiten, die die Digitalisierung für Hoteliers und Gastronomen bereithält und checken die Software-Lösung von Gastfreunde.

Digitale Prozesse bei der Buchung: Zimmerbuchungen, Zimmer-Verfügbarkeiten, Zahlungsabwicklung

Ganz gleich ob kleiner Familienbetrieb oder großes Hotel mit 100 Mitarbeitern, das Ziel einer jeden Unterkunft ist eine hohe Auslastung. Um dies zu erreichen, nutzen viele Hotels mehrere unterschiedliche Buchungskanäle, über die die Gäste ein Zimmer buchen können. So in etwa direkt über die Hotelwebsite oder über externe online Buchungsportale wie booking.com, hrs.de oder ab-in-den-urlaub.de. Um als Unterkunft also besser gefunden zu werden, sollte versucht werden, sich möglichst breit im Internet aufzustellen und Präsenz zu zeigen. Zu beachten ist dabei jedoch, dass oben genannte Portale durchaus Gebühren bzw. Provision verlangen – entweder pauschal oder pro Buchung. Da diese in der Regel maximal 15% des Preises ausmachen, kann ein Inserat jedoch durchaus lohnenswert sein.

Nutzen Hotels mehrere Buchungskanäle gleichzeitig, besteht bei unzureichendem Überblick die Gefahr der Überbuchung – d.h. Zimmer werden vergeben, die eigentlich nicht mehr zu buchen sind. Ein Alptraum sowohl für den betroffenen Gast als auch den Hotelier. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine geeignete Software einzusetzen, die die Zimmerarten sowie die Verfügbarkeiten auf sämtlichen Kanälen im Blick behält und stetig aktualisiert. Im Vergleich zur händischen Eingabe erspart dies enorm Aufwand und Zeit, die die Angestellten für andere Aufgaben wie die Gästebetreuung vor Ort o.ä. nutzen können. Im Idealfall sind derartige Softwares auch mit einer online Bezahlfunktion ausgestattet, sodass direkt abgelesen werden kann, wo offene Forderungen sind. Online Buchungsportale wie booking.com & Co. bieten bspw. gleich mehrere Optionen an, eine Unterkunft direkt bei der Buchung zu bezahlen: Per Paypal, Kreditkarte oder Bezahlung bei Ankunft im Hotel.

Digitale Prozesse bei der Gästebetreuung: Digitale Gästemappe & Co.

Doch nicht nur die Abwicklung von Buchungen kann digital gestaltet werden, vielmehr gibt es seit einiger Zeit auch digitale Helfer, um die Gästebetreuung zu digitalisieren. So bspw. mithilfe einer digitalen Gästemappe, die den Gast über Essenszeiten, Details zur Abreise, Ausflugstipps etc. informiert. Ebenso gibt es Lösungen, bei denen über die digitale Gästemappe direkt Tischreservierungen, Wellnessterminanfragen oder die Buchung von Freizeitaktivitäten wie das Ausleihen eines E-Bikes o.ä. abgewickelt werden können. Derartige digitale Gästemappen können auch dafür eingesetzt werden, die Gäste bereits vor Ankunft online einchecken zu lassen. Das spart allen Beteiligten Zeit und Papier!

Die digitale Gästebetreuung kennt jedoch weitere Dimensionen, werden durch digitale Tools wie digitale Gästemappen oder hoteleigene Apps neue Möglichkeiten zur Kommunikation zwischen Gast und Angestellten eröffnet. Bspw. können integrierte Chatfunktionen in Echtzeit bei kurzen Anfragen Abhilfe leisten, sodass der Gast nicht extra zur Rezeption laufen oder vom Zimmertelefon aus anrufen muss. So können die Gäste nahezu rund um die Uhr betreut werden und fühlen sich gut aufgehoben. Um hier eine Konstanz zu gewährleisten, empfiehlt es sich, je nach Größe der Unterkunft, 1 bis 2 Verantwortliche zu benennen, die sich rein um die digitale Betreuung der Gäste kümmern. Ebenso können feste ‚Sprechzeiten‘ hinterlegt werden, zu denen das Personal per Chat zu erreichen ist. Denn nur wenn die digitale Betreuung lückenlos funktioniert, hat der Gast einen Mehrwert.

Digitale Prozesse bei der Zusammenarbeit im Team: Teamkommunikation, Aufgaben- und Wissensmanagement

Beim Stichwort Kommunikation kommt einem im Hotel sicher auch die Kommunikation im Team zwischen den Angestellten sowie zwischen den Angestellten und dem Leiter in den Sinn. Auch hier gibt es digitale Lösungen, die einem die Organisation von Abläufen und den Hotelalltag erleichtern. Adé schwarzes Brett oder gelbe Post-its! Hallo digitale Checklisten, To-do Übersichten, online Wissensdatenbank. Über Softwares oder digitale Tools behalten so alle Beteiligten einen Überblick über ihre bevorstehenden Aufgaben und Zuständigkeiten. Das lohnt sich gerade dann, wenn größere Gruppenbuchungen vorliegen oder Gäste ein umfassendes Paket gebucht haben, das neben der Unterkunft weitere Leistungen wie Wellnessbehandlungen, eine Weinprobe sowie eine geführte E-Bike-Tour beinhaltet.

Alles unter einem Dach? Die Software von Gastfreund im Check

Wie die vorigen Abschnitte zeigen, gibt es vielseitige Möglichkeiten, den Hotelalltag sowohl für das Personal als auch für die Gäste digital zu gestalten. Gastfreund bietet hierfür eine spezielle All-in-One Lösung an, die Hoteliers das Leben vereinfachen soll. Die Software vereint sowohl Maßnahmen zur Gästebetreuung als auch zur Kommunikation im Team. So bietet die digitale Gästemappe von Gastfreund Funktionen wie: Gästeinformationen, einen digitalen Reiseführer, einen Chat, Formulare für Anfragen und Buchungen von Wellnessbehandlungen, Late-Check-Outs, Zimmer-Services oder Tischreservierungen, eine Auswahl an Tageszeitungen und Magazinen als E-Paper, einen online Bewertungsbogen u.v.m. Als wesentlicher Vorteil dieser digitalen Gästemappe stellt Gastfreund die kontaktlose Kommunikation heraus, die gerade in Zeiten von Corona einen hohen Stellenwert bei Gästen eingenommen hat. Das Hotelboard von Gastfreund stellt dagegen eine sog. Hotel Operations Management Plattform dar, mithilfe dessen sich Aufgaben organisieren und koordinieren lassen. Effizientere Planung, höhere Produktivität und abteilungsübergreifendes Teamwork sind das Ergebnis.

Mit diesen Funktionen bietet Gastfreund unsere Meinung nach für jede Art von Unterkunft einen deutlichen Mehrwert, ganz gleich ob Ferienwohnung, Stadthotel, Campingplatz, große Ferienanlage oder Hotelkette. Wo die Software preislich liegt, gibt der Hersteller jedoch nicht bekannt. Laut Website hängt dieser von der Größe des Betriebs und den jeweiligen Wünschen und Anforderungen ab.

Fazit

Wir von der Kanzlei Gernoth als Branchenspezialisten für das Gastronomie- und Hotelgewerbe sind der Auffassung, dass digitale Lösungen wie von Gastfreund und Co. durchaus großes Potenzial besitzen, ermöglichen sie ein Gast-Erlebnis auf neuem Level. Ebenso erleichtern sie die Prozesse und Abläufe im Team.

Sie sind Hotelier und möchten in Zukunft digitaler werden? Oder haben bereits digitale Prozesse implementiert, möchten aber einen Schritt weiter gehen? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Mit unserer Spezialisierung auf das Hotel- und Gastronomiegewerbe sind wir der ideale Ansprechpartner!