DATEV Unternehmen online: Anleitung zur Anbindung des Bankkontos

Big Data und Business Intelligence

DATEV Unternehmen online mit Belege online und Bank online bietet Nutzern vielerlei Funktionen zur Verwaltung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sowie sonstigen Belegdaten, zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen sowie zur Überprüfung der Kontoumsätze. Tobias Weinberger, Steuerberater und Digitalisierungsexperte der Kanzlei Gernoth informiert in diesem Fachartikel wie Unternehmer und Unternehmerinnen ihre Bankkonten an die Anwendungen der DATEV anbinden können und über welche Funktionen Bank online verfügt. Außerdem führt er Nutzer mithilfe einer Schritt-für-Schritt Anleitung durch die Einrichtung eines EBICS Zugangs.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Anlegen der Bankverbindung in DATEV Unternehmen online

Um DATEV Unternehmen online optimal nutzen zu können und betriebsinterne Prozesse in Sachen Zahlungsverkehr und Abwicklung zu vereinfachen, empfiehlt es sich, in der Anwendung auch die Bankdaten zu hinterlegen. Denn so können Zahlungsaufträge unmittelbar an die Bank bzw. das zuständige Kreditinstitut übermittelt werden. Die folgenden Anleitung erklärt Nutzern in drei Schritten, wie auch sie ihr persönliches Unternehmenskonto mit DATEV Unternehmen online verknüpfen können.

Schritt 1

Über die Schaltfläche Stammdaten online kann eine neue Bankverbindung angelegt werden. Hierzu die Kategorie Unternehmensdaten anklicken und den Reiter Bank auswählen.

Schritt 2

Nun öffnet sich ein Formular, in dem die jeweilige Bankverbindung (IBAN) hinterlegt werden kann. Neben der IBAN muss hier auch die BIC des Kreditinstituts, die Bankleitzahl (BLZ) sowie die Kontonummer und Bankbezeichnung ausgefüllt werden.

Schritt 3

Sind alle erforderlichen Felder ausgefüllt, auf Hinzufügen klicken.

Einrichten einer Bankverbindung mit DATEV Unternehmen online
Abb. 1: DATEV Unternehmen online Demo. Anleitung zur Verknüpfung des Bankkontos.

EBICS Zugang mit elektronischer Unterschrift einrichten

DATEV Unternehmen online ermöglicht es Nutzern, neben der Abwicklung von Zahlungsaufträgen, auch elektronische einen EBICS Zugang mit elektronischer Unterschrift einzurichten. Damit verbindet die Unternehmen online Anwendung der DATEV mehrere Arbeitsschritte in einem und gestaltet die betriebsinterne Arbeit in Sachen Finanzen und Zahlungsverkehr deutlich einfacher.

Was ist ein EBICS Zugang?

Das Kürzel EBICS steht zunächst für Electronic Banking Internet Communication Standard. Gemeint ist damit ein in Deutschland multibankfähiger Standard für die Übertragung von Zahlungsverkehr Daten über das Internet, zu dem die Banken verpflichtet sind. EBICs bietet unter anderem Firmenkunden die Möglichkeit, internetbasiert den internationalen Zahlungsverkehr mit dem Kreditinstitut abzuwickeln - und das auf höchstem Sicherheitsniveau.

Funktionen von EBICS im Überblick

  • Transportmittel für alle digitalen Geschäftsprozesse und Vorgänge wie Lastschriften Überweisungen, Kontoauszüge, Cash-Management, Wertpapierordner etc.
  • Möglichkeit einer gleichzeitigen Abwicklung von Zahlungsvorgängen sowie eine standortunabhängige Freigabe von Zahlungsaufträgen
  • Möglichkeit zur Einrichtung der elektronischen Unterschrift 
  • Einsatz des SEPA Verfahrens im vollen Umfang 
  • Verschlüsselter Datentransfer und andere Verschlüsselungsverfahren

Anleitung Einrichten eines EBICS Zugangs

  1. Über die Schaltfläche Stammdaten online kann eine neue Bankverbindung angelegt werden. Hierzu die Kategorie Unternehmensdaten anklicken und den Reiter Bank auswählen.
  2. Es öffnet sich eine Maske, in der die Bankerverbindung hinterlegt ist. Darunter befindet sich der Auswahlpunkt Einstellungen Zahlungsverkehr. Hier klicken.
  3. Es öffnet sich eine Übersicht der hinterlegten Bankverbindung (oder Bankverbindungen). Hier die gewünschte Bankverbindung auswählen und im Menüpunkt darunter den Reiter EBICS Zugang anwählen.
  4. Auf Neu/ Hinzufügen klicken.
  5. Es öffnet sich nun ein neues Fenster zur Anlage des EBICS Zugangs. Da noch kein EBICS Zugang vorhanden ist, muss zunächst ein neuer Benutzer angelegt werden. Hierzu auf die Auswahlmöglichkeiten im Feld Benutzername klicken und Benutzer neu anlegen... wählen und den gewünschten Namen eingeben.
  6. Zum Ausfüllen der folgenden Felder werden die EBICS Zugangsdaten des Kreditinstituts benötigt. Hierzu gehören die Benutzerkennung (User-ID, Teilnehmer-ID), die Berechtigung des Benutzers (Einzelunterschrift, Zweitunterschrift, Nur Datenübermittlung), die Kunden ID und der Hostname. Das letzte Feld Internet-Adresse muss nicht manuell ausgefüllt werden, da dieses bei der Initialisierung automatisch geschieht.
  7. Sind alle erforderlichen Felder ausgefüllt, auf Initialisierung durchführen klicken.
  8. Nun wird der Nutzer dazu aufgefordert, die PIN des Authentifizierungsmediums einzugeben. Ist der Pin erfasst, erneut auf Initialisierung durchführen klicken.
  9. Im Zuge der Initialisierung werden drei INI-Briefe gedruckt, die dann vom Kontobevollmächtigten unterschrieben und bei der Bank eingereicht werden müssen.
  10. Sobald die Bank den EBICS Zugang freigeschaltet hat, kann er vom Nutzer genutzt werden.

Kurz erklärt: INI-Brief Bei dem sog. INI-Brief handelt es sich im Grunde genommen um ein vom Kunden elektronisch unterschriebenes Dokument, der die Identität und Authentizität gegenüber der Bank bestätigt. Es dient dazu, EBICS Konten einzurichten.

Kontoumsätze elektronisch von der Bank abrufen mit DATEV Unternehmen online

Um nicht nur offene Zahlungsaufträge an die Bank zu ermitteln, sondern umgekehrt Kontoumsätze von der Bank einzusehen, bietet die Bank online Anwendung von DATEV Unternehmen online zusätzlich die Option einer Umsatzabholung. Im Prinzip funktioniert das Ganze wie ein digitaler Kontoauszug bzw. Kontoauszugsmanager. Diese Einsicht der Umsätze muss jedoch vorab freigeschaltet werden.

Schritt 1

Über die Schaltfläche Stammdaten online kann eine neue Bankverbindung angelegt werden. Hierzu die Kategorie Unternehmensdaten anklicken und den Reiter Bank auswählen.

Schritt 2

Es öffnet sich eine Maske, in der die Bankerverbindung hinterlegt ist. Darunter befindet sich der Auswahlpunkt Einstellungen Zahlungsverkehr. Hier klicken. Es öffnet sich eine Übersicht der hinterlegten Bankverbindung (oder Bankverbindungen). Hier die gewünschte Bankverbindung auswählen und in den Einstellungen darunter den Reiter Umsatzabholung anwählen.

Schritt 3

In der Übersicht muss hier das Kontrollkästchen links Kontoumsätze abholen und im Archiv speichern angehakt werden.

Schritt 4

Außerdem muss bei den Auswahlmöglichkeiten des DFÜ-Wegs (=Datenfernübertragung) die Option manuelle Abholung über DATEV-RZ mit HBCI PIN/ TAN oder EBICS ausgewählt werden. Auf Übernehmen klicken.

Schritt 5

Nun auf Zurück klicken, um erneu auf die Übersichtsseite von Stammdaten online zu gelangen. Hier müssen Nutzer abschließend auf Speichern klicken, um die Einrichtung abzuschließen.

Kontoumsätze prüfen mit DATEV Bank online

DATEV Unternehmen online mit Bank online macht es Nutzern möglich, ihre Kontoumsätze zu prüfen. So können Unternehmer und Unternehmerinnen leichter einen Überblick über sämtliche Zahlungseingänge sowie Zahlungsausgänge behalten. Bank online bietet, anders als die im Abschnitt zuvor besprochene Umsatzabholung, eine gesonderte Funktion zur Umsatzprüfung. Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung erklärt, wie Nutzer diese in ihrem Unternehmen online Bank online Profil einrichten können.

Anleitung zur Umsatzprüfung mit DATEV Unternehmen online und Bank online

  1. In der Unternehmen online Übersicht die Anwendung Bank aufrufen.
  2. Es öffnet sich die Startseite Bank. Hier kann nun in den Einstellungen festgelegt werden, wie die Kontoumsätze geprüft werden sollen.
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle Haken AUßER Lohn- und Sammelkontoumsätze in den Kontoumsätzen in Einzelpositionen auflösen gesetzt werden müssen. Hierdurch werden Kontoumsätze automatisch geprüft und das Belegbild zugeordnet werden. Auf OK klicken.
  4. Auf der Startseite Bank im Feld Bankkonto kann nun rechts auf Kontoumsätze prüfen geklickt werden. Es öffnet sich eine Übersicht aller Kontoumsätze, mit Buchungsdatum, Valutadatum, Empfänger bzw. Auftraggeber, Bankverbindung, Verwendungszweck, Betrag und Beleg. Hier können Nutzer nun einsehen, ob die Posten bereits vollständig bezahlt (grüner Haken) wurden. 
  5. Konnte einem Kontoumsatz kein Beleg zugeordnet werden, kann dies manuell bearbeitet werden. Hierfür in der Spalte Beleg auf Suchen klicken. Im Folgenden ermittelt Bank online einen passenden Belegvorschlag. Den Vorschlag im Feld links mit Ausführen und weiter bestätigen, um so Beleg und gebuchten Kontoumsatz zu verknüpfen.