Digitale Rechnungs- und Belegverwaltung

Wenn eine Person an das Thema Steuern denkt, kommen ihr wahrscheinlich früher oder später auch die Begriffe Rechnungen und Belege in den Kopf. Alles, was sich um (Ver-)Käufe, Transaktionen und Finanzen dreht, hat seit je her zumindest im entfernteren Sinne etwas mit diesen Begrifflichkeiten zu tun. Während vor mehreren hundert Jahren die Rechnungen, welche Lieferungen bestätigen und Zahlungen dokumentieren sollten, noch auf Stein- und Tontafeln und später dann auf Pergament festgehalten wurden, wird für diesen Zweck in der heutigen Zeit fast ausschließlich auf digitale Programme zurückgegriffen. Unter anderem durch das bereits im Mittelalter entstandene Prinzip der doppelten Buchführung sowie mittlerweile in vielen Fällen zahlreich vorhandene Schnittstellen, welche auf Rechnungen und Belege zugreifen müssen, ist das Prinzip der digitalen Rechnungs- und Belegverwaltung in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Viel interessanter scheint daher die Frage, wie sowohl Privatpersonen als auch Selbstständige oder Unternehmen unter den gegebenen Umständen mit den schieren Rechnungs- und Belegfluten zurechtkommen und diese sauber und effizient an das vorhergesehene Ziel bringen können, ohne dabei wichtige Details und Informationen zu vernachlässigen oder zu übersehen.

Einfluss der Digitalisierung

Der digitale Wandel hat uns in nahezu allen Bereichen ermöglicht, Daten und Unterlagen mit einer deutlich verbesserten Flexibilität und Zugänglichkeit zu verwahren und dabei gleichzeitig von vielen anderen Vorteilen zu profitieren. Für die meisten Unternehmen stellt ein papierloses Büro nicht nur aufgrund der erleichterten Verwaltung, sondern auch aufgrund der dadurch möglichen langfristigen Kostensenkung ein priorisiertes Ziel dar. Auch in Sachen Rechnungsverwaltung können Unternehmen enorm von einer digitalen Lösung profitieren, da besonders in diesem Bereich ein einfacher Zugang zu benötigten Belegen essenziell sein kann. Weil Papier in einem solchen Zusammenhang häufig als nicht mehr zeitgemäß wahrgenommen wird, lautet die Frage in den meisten Fällen nicht ob, sondern wann und in welcher Form die Rechnungsverwaltung in eine digitale Lösung überführt wird.

Digitale Rechnungs- und Belegverwaltung

Bei einem Wechsel zu einer digitalen Lösung der Rechnungs- und Belegverwaltung ist in erster Linie wichtig, welche Art von Belegen vorliegen. Stammen diese nämlich aus (teilweise) nicht digitalen Quellen, müssen sie vor der eigentlichen Verwaltung und Ablage innerhalb einer entsprechenden Software zuerst noch digitalisiert werden. Ein einfaches Abfotografieren ist hier aus rechtlicher Sicht nicht ausreichend, stattdessen sollten Dokumente in einer gut lesbaren Form eingescannt und anschließend revisionssicher abgespeichert werden. Genauere Vorgaben hierzu finden sich in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen. Außerdem zu beachten ist natürlich auch die Aufbewahrungspflicht im Original, welche für verschiedene wichtige Dokumente wie unter anderem Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse gilt.

Wenn die relevanten Rechnungen und Belege hauptsächlich oder sogar ausschließlich direkt in einer digitalen Form vorliegen, kann der Schritt der Digitalisierung der Dokumente übersprungen werden, stattdessen verschiebt sich der Fokus auf die Anbindung der verschiedenen Quellen an die Verwaltungssoftware. Falls Rechnungen und Belege beispielsweise aus mehreren verschiedenen Online-Portalen oder unterschiedlichen Programmen stammen, nimmt es den Beschäftigten viel Zeit und Arbeit ab, wenn diese automatisiert importiert werden können, statt alle Quellen manuell durchsuchen und die Dokumente anschließend in die Software überführen zu müssen.

Findet eine digitale Lösung immer online statt?

Der grundlegende Vorteil einer digitalen Lösung für die Rechnungs- und Belegverwaltung erschließt sich aus den technischen Möglichkeiten, welche sich direkt ableiten lassen: Dokumente benötigen keinen physischen Stauraum mehr und sind deutlich schneller durchsuch- und auffindbar. Allerdings können viele potenzielle Vorteile einer digitalen Software meist erst durch eine Anbindung an ein Online-Netzwerk ausgenutzt wurden, da der Zugang zur Software dadurch nicht mehr auf ein internes Netzwerk beschränkt ist, sondern stattdessen von überall erfolgen kann. Die Rechnungen und Belege von jedem Gerät und praktisch jedem Ort einsehen zu können bringt dabei auch weitere Vorteile wie zum Beispiel erweiterte Kontrollmöglichkeiten mit sich, zusätzlich dazu bieten viele Software-Lösungen mit Online-Anbindung verknüpfte Funktionen, welche eine erhöhte Effizienz, eine verbesserte Übersicht sowie vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten ermöglichen.

Auch von der rechtlichen Seite erscheint eine Software, welche cloudbasiert arbeitet, durchaus sinnvoll, da eventuelle Neuerungen und Anpassungen bezüglich der rechtlichen Vorgaben häufig schnell und problemlos übernommen werden.

Wichtige Funktionen digitaler Softwarelösungen

Mittlerweile ist das Angebot an Softwarelösungen, welche die digitale Rechnungs- und Belegverwaltung ermöglichen, stark gestiegen und stellt Unternehmen und Selbstständige vor die Fragestellung, auf welche Funktionen denn nun neben der Preisgestaltung am meisten Wert gelegt werden sollte. Hier entscheiden häufig auch Kleinigkeiten, wie zum Beispiel die Anbindung an alle benötigten Programme und Online-Portale oder spezialisierte Auswertungs- und Abfragefunktionen. Unter anderem stellen billbee, InvoiceFetcher und GetMyInvoices beliebte Softwarelösungen mit umfangreichem Funktionsumfang und vielfältigen Anbindungsmöglichkeiten dar.

Als besonders priorisiert sollten Unternehmen und Selbstständige bei der Auswahl ihrer zukünftigen Software darauf achten, ob alle benötigten Import- und Exportfunktionen von dieser abgedeckt werden. Beim Import spielt hier vor allem der Umfang hinsichtlich der Einlesbarkeit und Weiterverarbeitung verschiedenster Dateiformate sowie die Möglichkeit der automatischen Anbindung an alle relevanten Systeme eine große Rolle. Auch die Exportmöglichkeiten sollten sich auf verschiedene Dateiformate ausweiten lassen und im Optimalfall auch die vom Steuerberater genutzte Buchhaltungssoftware für einen einfachen Workflow unterstützen. Außerdem ist es ratsam, die Funktionen hinsichtlich der automatischen Auswertung von Rechnungen und Belegen miteinander zu vergleichen – in der heutigen Zeit sollte die Software in jedem Fall dazu in der Lage sein, Rechnungsmerkmale automatisch zu erkennen und in einem geeigneten Format wiederzugeben.