Gesellschafter treffen ihre Beschlüsse in einer sogenannten Gesellschafterversammlung. Bei der Durchführung gibt es jedoch bestimmte Vorschriften, die zwingend beachtet werden sollten.

Die Gesellschafterversammlung ist eine Zusammenkunft aller Gesellschafter eines Unternehmens. Ziel einer solchen Versammlung ist es, die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu besprechen und die Geschäftspolitik zu bestimmen. Um dem nachzukommen, fassen die Gesellschafter in der Versammlung Beschlüsse. Wenn der Gesellschaftsvertrag es nicht anders vorsieht, ist als Versammlungsort der Sitz der Gesellschaft zu wählen.

Die Gesellschafterversammlung muss von Unternehmen verschiedener Rechtsformen durchgeführt werden. Für GmbH und UG (haftungsbeschränkt) gibt es konkrete gesetzliche Vorschriften. GbR, OHG, KG sowie GmbH & Co. KG sind vom Gesetz her nicht dazu verpflichtet. Neben gesetzlichen Bestimmungen regelt die Satzung der Gesellschat, der sogenannte Gesellschaftsvertrag das Verfahren der Gesellschafterversammlung.

Für die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) ist das Abhalten von Gesellschafterversammlungen gesetzlich vorgeschrieben. Sie muss laut GmbH-Gesetz (GmbHG) mindestens einmal im Kalenderjahr abgehalten werden. Die Gesellschafterversammlung ist sowohl für beide Gesellschaftsformen ein wichtiges und starkes Organ. Vom BGH wird sie als oberstes Willensbildungsorgan bezeichnet.
Eine Ausnahme bildet die 1-Personen GmbH. Hier ist eine Gesellschafterversammlung nicht zwingend notwendig. Wichtige Beschlüsse müssen dennoch schriftlich dokumentiert werden.

Laut Gesetz ist bei diesen Rechtsformen keine Gesellschafterversammlung vorgesehen. Alle Gesellschafter sind ohnehin geschäftsführend tätig und können sich im operativen Geschäft abstimmen. Dennoch ist auch bei GbR und OHG eine regelmäßige Gesellschafterversammlung sinnvoll und wird in der Praxis oft durchgeführt. Wichtig ist, dass der Gesellschaftsvertrag hierzu eindeutige Regelungen enthält.

Wie bei GbR und OHG ist auch hier eine regelmäßig Gesellschafterversammlung nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie wird in der Praxis dennoch in vielen Fällen regelmäßig abgehalten. Die Gesellschafterversammlung dient als Forum für die Kommanditisten, die keine Geschäftsführerbefugnis haben. Die Versammlung bietet ihnen die Möglichkeit, strategische und wirtschaftliche Fragen der Gesellschaft zu klären. Wie schon bei GbR und OHG ist es wichtig, dass der Gesellschaftervertrag eindeutige Regelungen über die Rechte der Kommanditisten enthält.

In einem Gesellschaftsvertrag werden die Rechte,Pflichten und Zuständigkeiten der Gesellschafter festgelegt. Für Kapitalgesellschafen wie die GmbH ist ein solcher Vertrag Pflicht. Bei Personengesellschaften ist er zwar nicht zwingend notwendig, wird aber dringend empfohlen.

Für eine GmbH gibt es einige Pflichtbestandteile, die ein Gesellschaftsvertrag enthalten muss. Dazu gehören:

• Firma und Sitz der Gesellschaft
• Gegenstand des Unternehmens
• Betrag des Stammkapitals
• Zahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital übernimmt

Darüber hinaus werden in der Praxis noch zahlreiche weitere Punkte im Gesellschaftsvertrag festgelegt, wie beispielsweise Regelungen zum Jahresabschluss und zur Gewinnausschüttung oder zur Gesellschafterversammlung sowie zum Versammlungsort.

Gesellschafterversammlungen können zu unterschiedlichen Zeitpunkten und aus unterschiedlichen Gründen abgehalten werden. Je nach Zeitpunkt unterscheiden sich auch die Aufgaben der jeweiligen Versammlung. Die typischen drei Arten sind:

• Gesellschafterversammlung vor der Gründung
• Jährliche ordentliche Gesellschafterversammlung
• Außerordentliche Gesellschafterversammlung im Falle einer Krise oder eines besonderen Ereignisses

Vor der Gründung eines Unternehmens werden in einer Gesellschafterversammlung wichtige Grundlagen festgelegt. Die Gründungsversammlung ist für alle Rechtsformen wichtig. Hauptziele hierbei sind:

• Das Geschäftskonzept bestätigen
• Geschäftspartner bestimmen, deren Aufgabengebiete definieren, deren Arbeitsverträge besprechen
• Den Gesellschaftsvertrag aufsetzen

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie eine Gründungsversammlung genau durchgeführt werden muss. Wichtig ist, dass der Gesellschaftsvertrag möglichst eindeutig konzipiert wird, um klare Regeln im Verhältnis zwischen den Gesellschaftern zu schaffen. Auch eine sinnvolle Definierung der Aufgabengebiete kann helfen, spätere Konflikte zu vermeiden.

Die ordentliche Gesellschafterversammlung findet meist einmal im Jahr statt. Die Regelungen dazu sind für die GmbH und für die UG (haftungsbeschränkt) im GmbH-Gesetz (GmbHG) festgelegt. Für die GmbH ist die Gesellschafterversammlung das oberste Organ. Hier wird die Geschäftspolitik festgelegt. Gleichzeitig dient die Versammlung als Kontrollfunktion um den oder die Geschäftsführer zu überwachen. Die jährliche Versammlung hat im Wesentlichen drei Aufgaben:

• Jahresabschluss feststellen
• Über die Gewinnverwendung entscheiden: Gewinne ausbezahlen oder einbehalten
• Den oder die Geschäftsführer entlasten

Zusätzlich wird über aktuell anfallende strategische Entscheidungen entschieden, beispielsweise für die Eröffnung einer neuen Niederlassung oder in der Finanzplanung.

Eine Gesellschafterversammlung erledigt ihre Aufgaben über sogenannte Gesellschafterbeschlüsse. Grundsätzlich ist eine Gesellschafterversammlung dann beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde. In vielen Gesellschafterverträgen ist zudem festgelegt, dass für die Beschlussfähigkeit mindestens 50% der Stimmen anwesend sein müssen. Typische Beschlüsse die in einer ordentlichen Gesellschafterversammlung getroffen werden sind beispielsweise:

• Einforderung von Einlagen
• Rückzahlungen von Nachschüssen
• Maßregeln zur Prüfung und Überwachung des Geschäftsführers
• Feststellung von Jahresergebnissen

Ein Beschluss kann grundsätzlich mit einfacher Mehrheit getroffen werden. In besonders gravierenden Fällen ist laut Gesetz jedoch eine 3/4 Mehrheit notwendig. Solche Fälle sind:

• Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern
• Kapitalerhöhungen
• Umwandlungen der Gesellschaft in eine andere Rechtsform
• Änderung der Satzung

Im Gesellschaftsvertrag können darüber hinaus weitere Fälle festgelegt werden, in denen eine 3/4 Mehrheit benötigt wird. Grundsätzlich haben alle Gesellschafter ein Stimmrecht. Die Gewichtung der Stimme hängt vom jeweiligen Gesellschaftsanteil des Teilnehmers ab. Wenn sich ein Beschluss gegen die Person eines Gesellschafters selbst richtet, verliert dieser allerdings das Stimmrecht für den Beschluss. Ein Beispiel hierfür wäre die Abberufung eines Geschäftsführers, der gleichzeitig Gesellschafter ist.

Für Gesellschaftsbeschlüsse gibt es Mustervorlagen, die folgende Punkte enthalten:

• Überschrift: Gesellschafterbeschluss der XY Firma
• Ort, Datum
• Liste der anwesenden Gesellschafter
• Handelsregister, HRB-Nummer
• Liste der Beschlüsse
• Freies Feld für die Unterschriften der Gesellschafter

Beschlüsse können grundsätzlich auch ohne Gesellschafterversammlung getroffen werden. Für einen schriftlichen Beschluss oder einen Beschluss per E-Mail ist jedoch die Einstimmigkeit der Gesellschafter erforderlich.

Gesellschafter dürfen sich grundsätzlich durch einen Dritten bei der Gesellschafterversammlung vertreten lassen. Die vertretende Person übernimmt dann das Stimmrecht des Gesellschafters. Eine Vertretung ist nur dann nicht zulässig, wenn der Gesellschaftsvertrag sie ausdrücklich untersagt.

Anders ist es mit dem Teilnahmerecht einer Begleitung. Gesellschafter dürfen sich bei der Versammlung nur dann begleiten lassen, beispielsweise von einem Anwalt, wenn dies ausdrücklich im Gesellschaftsvertrag erlaubt ist. Fehlt die Erlaubnis zur Zulassung einer Begleitperson, so haben die Gesellschafter grundsätzlich auch keinen Anspruch darauf.

Bei der Einberufung einer Gesellschafterversammlung gibt es bestimmte Regeln, die unbedingt eingehalten werden müssen:

• Die Versammlung wird von der Geschäftsführung unter Angabe des Versammlungszweckes einberufen.
• Mindestens eine Woche vor dem angesetzten Termin muss an alle Gesellschafter eine ordnungsgemäße Einladung versendet werden. Jeder Gesellschafter muss eine eigene Einladung erhalten.
• Mindestens drei Tage vor der Gesellschafterversammlung muss jedem Gesellschafter eine Tagesordnung ausgehändigt werden.

Aus Beweisgründen ist das Führen eines Protokolls während der Versammlung nützlich. Hierfür muss ein Protokollführer ernannt werden. Für eine strukturierte Versammlung, sollte außerdem ein Versammlungsleiter mit einfacher Mehrheit von der Gesellschaft bestimmt werden. Er führt durch die Gesellschafterversammlung und arbeitet die Tagesordnungspunkte ab. Am Ende jedes Tagesordnungspunktes wird ein Beschluss gefasst und vom Protokollführer mitprotokolliert.

Für den Aufbau eines solchen Protokolls gibt es keine Vorschriften. In jedem Fall sollten aber die Mehrheitsverhältnisse bei den jeweiligen Beschlüssen dokumentiert werden.

Am Ende der Versammlung haben die Gesellschafter die Möglichkeit, das Protokoll zu unterschreiben. Mit ihrer Unterschrift stimmen sie dem Protokoll und der darin dokumentieren Beschlussfassung zu. Nachträgliche Einwände sind dann nicht mehr möglich. Unterschreiben sie nicht, bleibt ihnen ein Monat Zeit um Einwände gegen das Protokoll und die Beschlussfassung zu erheben. Nach dem Monat gilt das Protokoll automatisch als bestätigt.

Die Formvorschriften bezüglich der Einberufung und dem Ablauf der Gesellschafterversammlung müssen unbedingt eingehalten werden. Getroffene Beschlüsse können aufgrund von Formfehlern blockiert und sogar rückwirkend als ungültig erklärt werden.

In besonderen Fällen kann auch eine Gesellschafterversammlung außerhalb des gewohnten Rhythmus abgehalten werden. Grund hierfür sind ungewöhnliche Sachverhalte, die ein gemeinsames Handeln der Gesellschafter erfordern. Anlässe für eine solche außerordentliche Gesellschafterversammlung sind beispielsweise:

• Verschiebung der Jahresplanung
• Verlust der Hälfte des Stammkapitals
• Drohende Insolvenz und sonstige Unternehmenskrisen
• Tod eines Gesellschafters
• Änderung des Geschäftszwecks
• Kündigung eines Geschäftsführers

Bei einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung gelten grundsätzlich die gleichen Formvorschriften wie bei der ordentlichen. Bei der Einladung der Gesellschafter kann zusätzlich die Dringlichkeit verdeutlicht werden.