Die elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnung lässt sich problemlos in den Geschäftsalltag der meisten Unternehmen integrieren. Der folgende Artikel erklärt warum das sinnvoll ist und was es beim Thema elektronische Rechnung zu beachten gibt.

Definition: was ist eine elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist ein Rechnungsdokument, welches in elektronischem Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Eine eingescannte Papierrechnung ist folglich noch keine E-Rechnung. Entscheidend ist, dass strukturierte Daten enthalten sind, die es einer Software ermöglichen, die Rechnung direkt weiterzuverarbeiten. E-Rechnungen können unter anderem per E-Mail oder per Web-Download versendet werden.

Arten von elektronischen Rechnungen

Grundsätzlich wird zwischen drei Ausprägungen von elektronischen Rechnungen unterschieden:

  1. Rechnung mit unstrukturierten Daten
    Hierunter fallen reine Bilddateien (wie PDF, TIF, JPEG) oder auch eingescannte Papierrechnungen. Rechnungen mit unstrukturierten Daten gelten laut EU-Richtlinie nicht als E-Rechnungen und bieten auch keine Vorteile in der automatischen Weiterverarbeitung. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist meist von sogenannten PDF-Rechnungen die Rede.
  2. Hybride Rechnungen
    Hybride Rechnungen bestehen aus einem PDF, in das XML-Dateien mit strukturierten Daten eingebettet sind. Damit verbinden sie die Vorteile einer optischen Ansicht der Rechnung (PDF) auf der einen Seite, mit dem strukturierten Datenformat für die automatische Weiterverarbeitung auf der anderen. Hybride Rechnungen sind hauptsächlich durch das ZUGFeRD-Format bekannt.
  3. Rechnungen mit strukturierten Daten
    Die dritte Ausprägung der elektronischen Rechnungen verzichtet auf die bildhafte Darstellung. Rechnungen dieser Art werden häufig im reinen XML-Format ausgetauscht. Sie lässt sich für eine Weiterverarbeitung jedoch auch als Bild anzeigen.

Merke: Damit die elektronische Rechnung nach EU-Richtlinie als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie auf jeden Fall auch XML-Dateien mit den Rechnungsdaten enthalten. Reine Bilddaten werden nicht anerkannt.

Spezielle Rechnungsformate

ZUGFeRD

Unter dem Namen ZUGFeRD hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein Rechnungsdatenformat für den einheitlichen elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. Dabei werden standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument integriert. Optisch handelt es sich um eine gewöhnliche PDF-Rechnung, die für Anwender einfach zu lesen ist. Gleichzeitig ist die Datei aber auch für Maschinen lesbar, da die Rechnungsinformationen zusätzlich als strukturierte Daten im XML-Format eingebettet sind. Rechnungen die dem ZUGFeRD-Format entsprechen zählen zu den hybriden Rechungen.

XRechnung

Die XRechnung besteht aus einem reinen XML-Datensatz. Sie enthält folglich keine Bilddatei und ist daher vornehmlich von Maschinen auslesbar. Die XRechnung ist der nationale Standard für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen.

Versand von E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen können auf verschiedenste Weise versendet werden. Die gängigsten Möglichkeiten sind:

  • Als E-Mail mit und ohne PDF – oder Textanhang
  • Über Computer-Fax
  • Über Fax-Server
  • Per Web-Download
  • Via De-Mail
  • Via E-Post

Bedingungen und Aufbewahrungspflichten

Wenn Unternehmen für den Vorsteuerabzug elektronische Rechnungen verwenden wollen, müssen sie nach den Vorschriften des UStG bestimmte Bedingungen erfüllen. Es handelt sich dabei um dieselben wie bei der Papierrechnung, der Gesetzgeber macht hier keine Unterscheidung:

  • Echtheit der Herkunft
    Eine Rechnung gilt dann als echt, wenn der Versender bei der Ankunft der Rechnung immer noch derselbe ist
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
    Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich dieser auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn

Eine Möglichkeit diese Bedingungen zu erfüllen, ist ein innerbetriebliches Kontrollsystem. Dieses kann beispielsweise sicherstellen, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden. Außerdem muss die E-Rechnung Pflichtangaben enthalten. Es handelt sich hierbei um dieselben, die auch für Papierrechnungen gelten wie beispielweise das Ausstelldatum oder die Rechnungsnummer.

Aufbewahrungspflichten

Wie Papierrechnungen auch, unterliegen E-Rechnungen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Rechnungen jederzeit zugänglich sein und außerdem in einem lesbaren Format vorliegen. Außerdem müssen die Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Dabei gelten die bekannten Grundsätze:

  • Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
  • Datenzugriff
  • Prüfbarkeit digitaler Belege

Wurde die Rechnung als E-Mail-Anhang versendet, so ist es ausreichend nur die E-Rechnung zu speichern, die E-Mail wird quasi als Briefumschlag angesehen. Wurde die E-Rechnung allerdings in ein Inhouse-Format konvertiert, so ist neben der neuen auch die Originalversion zu archivieren.

Wichtig: Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend auch elektronisch archiviert werden. Die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren ist nicht zulässig.

Zustimmung des Rechnungsempfängers

Die E-Rechnung darf nur dann genutzt werden, wenn der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Allerdings ist nicht konkret vorgeschrieben, wie diese Zustimmung aussehen soll. Demnach ist es ausreichend, die Zustimmung durch die allgemeinen Geschäftsbedingungen oder andere Rahmenbedingungen festzuhalten.

Praxis-Tipp: Ebenso ist ein stillschweigendes Einverständnis möglich. Dieses erfolgt, indem der Empfänger die Rechnung schlichtweg bezahlt. Besser ist es dennoch, die Zustimmung vorab schriftlich einzuholen.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung auf einen Blick

E-Rechnungen haben gegenüber klassischen Papierrechnungen einige Vorteile:

  1. Kosten sparen
    Bei der E-Rechnung entstehen weder für Papier noch für Porto zusätzliche Kosten.
  2. Platz sparen
    Aktenschränke und dicke Ordner sind Geschichte. Die Archivierung von E-Rechnungen ist deutlich Platz sparender, als die der Papierrechnungen. Die digitalen Dokumente werden einfach auf dem PC oder in einer Cloud abgespeichert.
  3. Zeit sparen
    Mittlerweile lassen sich elektronische Rechnungen sogar mit wenigen Klicks automatisch erstellen. Außerdem entfällt das zeitaufwändige Versenden per Post.
  4. Interne Prozesse optimieren
    E-Rechnungen lassen sich leicht importieren und einfach verarbeiten, da entsprechende Programme diese Aufgaben übernehmen können. Damit wird die Verwaltung deutlich einfacher.
  5. Sicherheit
    Elektronische Rechnungen machen Übertragungsfehler unwahrscheinlicher. Sie gehen zudem nicht so schnell verloren, wie Rechnungen im Papierformat.

Elektronische Rechnungsstellung an den Bund

Unternehmen sind untereinander nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Anders ist das bei Rechnungsstellungen an den Bund. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes dazu verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. Als grundsätzlicher Standard wird dabei die XRechnung empfohlen. Es darf jedoch auch jedes andere Rechnungsformat genutzt werden, solange es den entsprechenden Anforderungen die vom Bund gestellt werden entspricht. Für die Übermittlung der E-Rechnungen hat der Bund unter anderem zwei Plattformen zur Verfügung gestellt.