DATEV Unternehmen online

Rechtsberatung in Zwiesel - Kanzlei Gernoth

Pendelordner und Aktenschränke waren lange Zeit fester Bestandteil der Zusammenarbeit zwischen einem Steuerberater und seinen Mandanten. Heute muss das nicht mehr sein. Immer häufiger wird auf digitale Buchhaltung, auf elektronische Belege statt Papierbelege gesetzt. Folglich ist auch der Austausch zwischen Steuerberater bzw. Kanzlei und Mandant zunehmend digital geprägt. Das spart nicht zuletzt Zeit und Geld. Digitale Buchhaltung und die digitale Zusammenarbeit sind jedoch nur dann problemlos möglich, wenn eine gute Software zur Verfügung steht. Hier kommt DATEV Unternehmen online ins Spiel.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist ein Programm, das individuelle Möglichkeiten und Lösungen für die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater bzw. Kanzlei und Mandanten schafft. Die Software unterstützt sowohl bei der Finanzbuchhaltung als auch bei der Lohnabrechnung. Der Mandant lädt alle Belege und Daten, die für den Steuerberater relevant sind in der DATEV Cloud, also dem DATEV Rechenzentrum, hoch. Dort sind sie für den Steuerberater jederzeit einsehbar. Er kann auf ihrer Basis seine Auswertungen erstellen und sie im Anschluss ebenfalls über die DATEV Cloud dem Mandanten zur Verfügung stellen. DATEV Unternehmen online setzt sich aus verschiedenen Bausteinen wie Belege online, Bank online oder Kassenbuch online zusammen, die alle zusammen eine vollumfängliche, digitale Buchhaltung ermöglichen.

Digitale Finanzbuchführung

Die Basis einer digitalen Finanzbuchführung mit DATEV Unternehmen online sind digitale Belege. Heute kommen bereits viele Rechnungen und andere Dokumente digital im Unternehmen an, längst jedoch nicht alle. In einem ersten Schritt müssen Papierdokumente somit digitalisiert werden, um sie später in DATEV Unternehmen online erfassen zu können. Sowohl einscannen als auch abfotografieren ist möglich. Die digitalen Belegbilder lassen sich anschließend über die Teilanwendung Belege online bei DATEV Unternehmen online hochladen. Sie werden vom DATEV Rechenzentrum erfasst und sind von nun an für Mandant und Steuerberater zugänglich. Über die Teilanwendung Bank online können außerdem Bankverbindungen hinterlegt und verknüpft werden. Die Startseiten von Belege online und Bank online liefern dem Mandanten stets einen Überblick über alle Rechnungen, Belege sowie hinterlegte Bankkonten. Hier können außerdem folgende Aktionen ausgeführt werden:

  1. Belege übertragen
    Papierbelege werden gescannt oder abfotografiert und anschließend in der DATEV-Cloud hochgeladen. Bereits digital vorliegende Dateien können einfach übertragen werden.
  2. Belege bearbeiten und bezahlen
    Alle Belege sind jederzeit einsehbar und offene Rechnungen werden vom Programm direkt erkannt. Sie können mithilfe hinterlegter Zahlungsmethoden, wie Bankkonten, umgehend bezahlt werden. Ein Buchungsassistent erkennt dabei die relevanten Daten auf den Belegen und bereitet die Zahlung fast automatisch vor.
  3. Kontoumsätze prüfen und Belegbilder zuordnen
    Alle Kontoumsätze sind jederzeit einsehbar. Rechnungen müssen somit nicht mehr manuell mit den Kontoumsätzen abgeglichen werden. Außerdem kann DATEV Unternehmen online jeder Buchung auf dem Kontoauszug direkt den passenden Beleg zuordnen. Unter dem Punkt Bankbuchungen digitale Belege zuordnen wird zum jeweiligen Buchungsvorschlag das entsprechende Belegbild angezeigt. Das Belegbild lässt sich hier mit dem Buchungssatz verlinken.
  4. Belege suchen
    Die Belegsuche steht für das revisionssichere Belegarchiv von Unternehmen online. Hierüber kann jeder hochgeladene Beleg und jedes Dokument mit nur wenigen Klicks wiedergefunden werden.

Auftragswesen online und Kassenbuch online sind weitere Teilanwendungen von DATEV Unternehmen online, die für die Finanzbuchführung relevant sind. Sie ermöglichen es dem Unternehmen, Rechnungen, Angebote und Lieferscheine online zu erstellen. Wiederkehrende Kunden können im System hinterlegt und als Vorlage wiederverwendet werden. Mit der Anwendung Kassenbuch online hat der Mandant zudem die Möglichkeit, das Kassenbuch elektronisch zu führen. Hochgeladene Belege werden laufend erfasst und auf Vollständigkeit geprüft. So kann die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften nach GoBD garantiert werden.

Der Steuerberater bucht all die digitalen Belege, die vom Mandanten hochgeladen wurden und stellt anschließend seine Auswertungen, wie beispielsweise eine BWA, über DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Das Unternehmen hat so immer einen möglichst aktuellen Überblick über die Unternehmenskennzahlen und die Steuerung der Unternehmensaktivitäten wird effizienter.

Digitale Lohnabrechnung

Nicht nur Belege aus der Finanzbuchhaltung, wie Rechnungen oder Quittungen, sondern auch wichtige Daten für den Lohn können online erfasst werden. Sowohl Personal-Stammdaten als auch Bewegungsdaten lassen sich in die Cloud hochladen, wo sie in das jeweilige Lohnprogramm übernommen werden können. Die Teilanwendung Belege online umfasst auch eine digitale Personalakte. In der digitalen Personalakte können weitere relevante Dokumente wie Arbeitsverträge und Immatrikulationsbescheinigungen abgelegt werden. Wie schon bei der Finanzbuchhaltung hat auch hier der Steuerberater Zugriff auf die hochgeladenen Daten und Dokumente. Der Prozess ist derselbe, er erstellt auf deren Basis seine Auswertungen, in diesem Fall Lohnauswertungen, bereit. Diese sind beispielsweise Brutto-Netto-Abrechnungen oder Personalkostenübersichten. Wenn der Mandant seine Bankdaten in Bank online hinterlegt hat, kann der Steuerberater die Lohnzahlung direkt bereitstellen. Sie muss dann nur noch vom Unternehmen freigegeben werden.

DATEV Unternehmen online Login

Für die Anmeldung bei DATEV Unternehmen online gibt es im Grunde zwei Lösungen, DATEV SmartLogin und DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity.

DATEV SmartLogin

Bei der ersten Variante handelt es sich um eine App, die sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Tablet installiert werden kann. Die Anmeldung via SmartLogin läuft folgendermaßen ab:

  1. Im Webbrowser des PCs der verwendet wird muss DATEV Unternehmen online gestartet werden.
  2. Aus den zwei möglichen Anmeldeverfahren DATEV SmartLogin und DATEV SmartCard muss der SmartLogin ausgewählt werden.
  3. Anschließend kann die App DATEV SmartLogin auf dem Smartphone geöffnet werden. Auch hier ist eine Anmeldung erforderlich.
  4. Im Browser wird ein QR-Code angezeigt. Dieser kann nun mit dem Smartphone gescannt werden. Anschließend startet die DATEV-Online-Anwendung.

DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity

Die zweite Anmeldemöglichkeit ist die DATEV SmartCard bzw. DATEV mIDentity. Bei letzterem handelt es sich um einen Stick mit eingebautem SmartCard Leser und Softwareschutzmodul. Er funktioniert nur mit eingelegter SmartCard im Sim-Format. Beim Login in DATEV Unternehmen online wird wie beim SmartLogin im ersten Schritt des Prozesses zunächst die Anwendung gestartet. Anschließend muss beim Anmeldeverfahren DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity ausgewählt werden. Die SmartCard funktioniert ausschließlich mit einem zusätzlichen Kartelesegerät, wie beispielsweise dem DATEV mIDentity.

Nutzen und Vorteile von DATEV Unternehmen online

  1. Datenzugriff
    Sowohl der Mandant als auch der Steuerberater haben zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, auf die Daten in der DATEV Cloud zuzugreifen. Sowohl die Belege und Dokdanten, als auch die Auswertungen des Steuerberaters stehen stets zur Verfügung.
  2. Zeit
    Die Zeiten in denen Belege auf dem Postweg versendet werden mussten sind vorbei. Mit wenigen Klicks lassen sich die Dokumente in der DATEV Cloud hochladen und sind dort dauerhaft einsehbar. Möchte man auf alte Belege zurückgreifen, müssen nicht erst mühsam Akten durchsucht werden. Mit der Suchfunktion in Belege online wird jeder Beleg innerhalb kurzer Zeit wiedergefunden.
  3. Ressourcen
    Durch den digitalen Austausch zwischen Steuerberater und Mandant kann viel Papier gespart werden. Es müssen keine Kopien von Dokumenten angefertigt werden und trotzdem können alle originalen Belege direkt im Unternehmen bleiben. Auswertungen lassen sich bequem per PDF herunterladen und digital speichern.
  4. Geld
    Durch den reduzierten Papierverbrauch werden auch die Kosten maßgeblich gesenkt. Es werden jedoch nicht nur Papierkosten, sondern beispielsweise auch Portokosten gespart, da das Versenden der Belege per Post hinfällig wird.
  5. Ordnung
    In DATEV Unternehmen online werden hochgeladene Belege strukturiert und systematisch geordnet. Das Programm garantiert ein revisionssicheres Belegarchiv. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich Belege jederzeit wiederfinden.
  6. AktualitätDie Kennzahlen und Auswertungen, die im Programm einsehbar sind, sind stets so aktuelle wie möglich. Unternehmen haben somit immer Zugriff auf aktuelle Kennzahlen zugreifen und die Steuerung ihrer Aktivitäten kann besser und effektiver gestaltet werden.
  7. Sicherheit
    Dokumente die zwischen Steuerberater und Mandant ausgetauscht werden enthalten oftmals vertrauliche Informationen. Es ist daher ungemein wichtig, dass ein sicherer Datenaustausch stattfinden kann. Der Austausch per E-Mail beispielsweise, kann diese Sicherheit nicht gewährleisten, DATEV Unternehmen online schon. Jegliche Übermittlung von Daten erfolgt sicher und verschlüsselt über die DATEV Cloud. Alle Belege und Auswertungen werden dort zudem 10 Jahre lang revisionssicher archiviert.