DATEV Belegtransfer ist ein Programm für den Import von Belegen in DATEV Unternehmen online, genauer in die Teilanwendung Belege online. Dort sind die Belege für den Steuerberater und den Mandanten einsehbar. Ein Überblick über die Funktionen und Bestandteile.

Funktionen

Folgende Funktionen sind Teil des DATEV Belegtransfers:

• Digitale Belege nach DATEV Unternehmen online hochladen
• Überwachungsmodus: eingescannte Belege über die ausgewählten Verzeichnisse automatisch oder zu festen Zeiten nach Belege online übertragen
• Strukturierte Rechnungsdaten über die XML-Schnittstelle online nach DATEV Unternehmen online hochladen
• Dokumente aus der DATEV Dokumentenverwaltung nach DATEV Unternehmen online übertragen
  

Scan-Modul

Teil des Programms Belegtransfer ist ein Scan-Modul. Es ermöglicht das Scannen von Belegen sowie die anschließende Bearbeitung der gescannten Dokumente. Nach der Bearbeitung können die Belegbilder nach Belege online übertragen werden, wo sie für den Steuerberater und den Mandanten zugänglich sind.

Einrichtung und Export

Der Belegtransfer kann einfach von der DATEV Website heruntergeladen werden. Das Programm funktioniert nur über den DATEV mIDentity. Es ist daher nicht auf dem Betriebssystem macOS nutzbar.
Nach der Installation des Programms müssen die Verzeichnisse angelegt werden. Für jeden konfigurierten Belegtyp wird ein physisches Verzeichnis eingerichtet. Anschließend können Dokumente eines Belegtyps in das entsprechende Verzeichnis bzw. den Ordner geladen werden. Von dort werden die Belegbilder nach Belege online in DATEV Unternehmen online hochgeladen. In der Spalte Status oder über die Schaltfläche Protokolle anzeigen wird angezeigt, wie viele Dokumente erfolgreich nach Belege online übertragen wurden. Die in den Verzeichnissen bzw. Ordnern abgelegten Belege werden standardmäßig nach der Übertragung gelöscht. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung zur Installation und Nutzung des Belegtransfers und den Export der Belegbilder findet sich auf der Website von DATEV.

Belege übertragen

Dateigröße

Die einzelnen Dateien dürfen für die Datenexport nicht größer als 20 MB sein. Für gezippte Archive gilt:

• Maximale Dateigröße je Einzeldatei 20 MB
• Maximale Anzahl Dateien im ZIP-Archiv 5000 (inkl. XML-Dateien)
• Maximale Größe der ZIP-Datei 476 MB
• Die Grenze von 476 MB bei ZIP-Dateien sollte nicht ausgereizt werden. Daher wird die Übertragung von mehreren Paketen von ca. 100 MB pro ZIP-Datei empfohlen.

Übertragungsarten

Belege können auf unterschiedliche Arten in Belege online hochgeladen werden. Der Export der Daten geht immer durch eine gesicherte Verbindung über das Zugangsmedium (DATEV mIDentity, DATEV SmartCard).

Manuelle Übertragung

Belege werden aus den angelegten Verzeichnissen im DATEV Belegtransfer manuell gesendet.

Übertragung über die Verzeichnisüberwachung

Verzeichnisse werden automatisch überwacht und die Belege übertragen, sobald ein neuer Beleg in das überwachte Verzeichnis aufgenommen wird.

Übertragung zu festgelegten Terminen

Für die Übertragung der Belege nach Belege online können feste Zeiten im DATEV Belegtransfer hinterlegt werden. Voraussetzung zur Übertragung ist, dass der Computer zu dem festgelegten Termin läuft.

Eintrag in das Kontextmenü Senden an

Belege werden aus dem gewählten Verzeichnis im Explorer gesendet. Das Verzeichnis ist nicht im DATEV Belegtransfer angelegt.

Ungültige Parameter

Beim Aufruf oder dem Öffnen des Dokumentenkorbs im DATEV Scan-Modul kann es vorkommen, dass die Programm-Meldung „Ungültiger Parameter“ oder „Parameter is not valid“ angezeigt wird. Der Dokumentenkorb öffnet sich dann nicht. Grund für die Meldung sind eine oder mehrere fehlerhafte Dateien unter den eingescannten und temporär im Windows-Explorer abgelegten Belegdateien. Um den Dokumentenkorb wieder öffnen zu können, müssen die fehlerhaften Dateien gelöscht werden. Folgende Schritte sind hierfür notwendig:

1. Im Programm DATEV Scan-Modul Extras | Einstellungen wählen.
2. Das Basisverzeichnis unter Dokumentenkorb anzeigen kopieren.
3. Den Windows-Explorer öffnen und in der Adressleiste das kopierte Basisverzeichnis einfügen.
   Das Verzeichnis wird geöffnet, in dem die gescannten Belege nach Beraternummer und Mandantennummer und Belegtyp abgelegt werden.
4. Gescannte und abgelegte Belegdateien prüfen.
5. Fehlerhafte Dateien, z. B. Dateien mit einer Dateigröße von 0 kb, löschen.
6. Dokumentenkorb erneut öffnen und Senden der Belege starten.