DATEV Arbeitnehmer online soll die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erleichtern. Über das Programm können beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen bereitgestellt werden, es kann aber auch für eine einfachere Reisekostenabrechnung genutzt werden. Ein Überblick über Funktionen und Vorteile.

Was ist DATEV Arbeitnehmer online?

DATEV Arbeitnehmer online ermöglicht die digitale Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seine Arbeitnehmer für zwei verschiedene Module freizuschalten, „Meine Abrechnungen“ und „Meine Reisen“.

Meine Abrechnungen

Das Modul „Meine Abrechnungen“ gewährt Mitarbeitenden einen sicheren Zugang zu folgenden Lohn- und Gehaltsdokumenten:

• Brutto/Netto-Abrechnung
• Lohnsteuerbescheinigung
• Sozialversicherungsnachweis

Der Arbeitnehmer stellt die relevanten Dokumente online, die Arbeitnehmer können sie anschließend einsehen und herunterladen. Eine Entgeltabrechnung auf Papier wird damit überflüssig. Auf der Plattform werden die Dokumente zehn Jahr lang archiviert. Sie können bei bestehendem Zugang jederzeit abgerufen werden.

Meine Reisen

Werden die Mitarbeitenden für das Modul „Meine Reisen“ angemeldet, können sie Reise- und Beleginformationen ihrer Dienstreisen online erfassen. Der Arbeitgeber stellt ihnen anschließend die darauf basierende Reisekostenabrechnung im Portal zur Verfügung.

Anmeldung der Arbeitnehmer bei DATEV Arbeitnehmer online

Um den Mitarbeitenden den Zugang und damit die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online zu ermöglichen, muss der Arbeitgeber sie zunächst freischalten.

Freischaltung für „Meine Abrechnungen“

Für die Teilanwendung „Meine Abrechnungen“ werden Arbeitnehmer einmalig aus dem DATEV-Lohn-Programm freigeschaltet. Die Freischaltung ist sowohl aus LODAS compact/classic/comfort, als auch aus Lohn und Gehalt compact/classic/comfort möglich. Dabei können beispielsweise Angaben zum Freischaltungsbeginn, zum Freischaltungsende oder zum Zugangsverfahren für die Mitarbeitenden gemacht werden.

In der Statusübersicht der Lohnprogramme können Arbeitgeber stets den aktuellen Status der Arbeitnehmer und den genauen Verlauf des Registrierungsprozesses einsehen. Dort finden sich folgende Daten:

• Datum der Freischaltung
• Datum der Registrierung des Mitarbeiters
• Datum des letzten Briefversands
• Fehlerhinweise, die z.B. bei der Registrierung aufgetreten sein können

Freischaltung für „Meine Reisen“

Um die Teilanwendung „Meine Reisen“ nutzen zu können, muss der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber aus dem Programm DATEV Reisekosten classic freigeschaltet werden. Auch hier können bei der Freischaltung beispielsweise Angaben zum Freischaltungsbeginn bzw. -ende, zum Zugang oder zu Hinweistesten gemacht werden.

Stammdaten exportieren und Reisen importieren

Damit Arbeitnehmer in „Meine Reisen“ ihre Reise- und Belegdaten erfassen können, müssen zunächst die Stammdaten aus Reisekosten classic exportiert werden. Anschließend stehen den Arbeitnehmern in der Teilanwendung Belegarten, Zahlungsarten, Währungen und Pauschalen zur Verfügung und sie können Reise- und Belegdaten erfassen.

Damit wiederum Arbeitgeber die Reisekostenabrechnungen erstellen können, müssen die von den Mitarbeitenden hochgeladenen Belege und Daten zurück nach Reisekosten classic importiert werden. Dort können sie vom Arbeitgeber geprüft und gegebenenfalls auch korrigiert werden.

Abmeldung der Arbeitnehmer bei DATEV Arbeitnehmer online

Mitarbeitende können einzeln von Arbeitnehmer online abgemeldet werden. Für sie muss dann ein separates Freischaltungsende festgelegt werden. Ab diesem festgelegten Datum, hat der Mitarbeitende keinen Zugriff mehr auf die Portale. Die Einzelabmeldung ist sowohl für „Meine Abrechnungen“ als auch für „Meine Reisen“ möglich.

Es ist sinnvoll, den Mitarbeitenden nach Beendigung der Teilnahme an Arbeitnehmer online, noch eine 3-monatige Übergangszeit zum Herunterladen der Lohn- und Gehaltsdokumente zu gewähren. Das Freischaltungsende sollte folglich auf ein Datum nach dieser Frist gelegt werden.

Was kostet DATEV Arbeitnehmer online?

Um DATEV Arbeitnehmer online nutzen zu können, müssen Unternehmen verschiedene Module verwenden, die zusätzlich zu Arbeitnehmer online Kosten verursachen. Im Bereich Abrechnungen besteht die Wahl zwischen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt, im Bereich Reisen gibt es nur das Modul DATEV Reisekosten classic.

Kosten für die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online

Bei der Nutzung der Cloud-Anwendung DATEV Arbeitnehmer online „Meine Abrechnungen“ fallen monatlich 0,15 Euro pro Arbeitnehmer an. Die Nutzung von Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ kostet nochmals 0,90 Euro pro Monat und Arbeitnehmer.

Kosten für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt

Die Kosten für DATEV LODAS compact sind abhängig von der Mitarbeiterzahl gestaffelt und belaufen sich auf 211 Euro für maximal bis zu 10 Mitarbeitende und 589 Euro pro Jahr für Betriebe mit bis zu 50 Arbeitnehmer.

DATEV LODAS classic kostet als Einer-Netzlizenz 24,35 Euro monatlich oder als einzelne PC-Lizenz 14,20 Euro monatlich. Eine Betriebsstätten Lizenz kostet zwischen 14,20 Euro monatlich für eine einzelne Lizenz und 83,15 Euro für 40 Lizenzen. Ab 41 Lizenzen entfallen nur noch 0,50 Euro pro Lizenz.

Für die Nutzung von DATEV Lohn und Gehalt fallen dieselben monatlichen oder jährlichen Gebühren an.

Kosten für DATEV Reisekosten

DATEV Reisekosten classic kostet als Einzel-Netz-Lizenz 24,35 Euro monatlich sowie als PC-Lizenz 17,25 Euro pro Monat. Wie bei den Lohnprogrammen gibt es auch hier für Betriebsstätten Lizenzen Staffelpreise, die mit zunehmender Lizenzanzahl steigen. 40 Lizenzen sind für 43,35 Euro monatlich erhältlich. Für jede weitere Lizenz ab 41 Lizenzen fallen 0,10 Euro pro Monat an.

Vor- und Nachteile von DATEV Arbeitnehmer online

Die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online hat sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer viele Vorteile. Es gibt jedoch auch ein paar Hürden.

Vorteile von DATEV AO

1. Vereinfachung der Kommunikationswege für die Lohnbuchhaltung
   Über das Programm DATEV Arbeitnehmer online können Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise online bereitgestellt werden. Das ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer unkomplizierter und schneller, als eine Übergabe der Dokumente in Papierform.  
2. Kosten sparen
   Bei der elektronischen Ausgabe der Abrechnungen an die Mitarbeiter kann einiges an Kosten eingespart werden. So entfallen beispielsweise Druck, Papier, Kuvert und Porto.
3. Zeit sparen
   Abrechnungen in Papierform müssen entweder persönlich oder per Post an die Mitarbeiter versendet werden, das kostet Zeit. Gerade bei Unternehmen mit großer Belegschaft lohnt sich daher der Einsatz von DATEV Arbeitnehmer online, denn die Abrechnung ist in kurzer Zeit online hochgeladen und für den Arbeitnehmer sofort einsehbar.
4. Sichere Aufbewahrung
   Lohn- und Gehaltsdokumente, die vom Arbeitgeber hochgeladen werden, sind für den Arbeitnehmer 10 Jahre lang durchgehend einsehbar. Er kann von überall aus darauf zugreifen. Dokumente gehen nicht mehr verloren und müssen auch nicht mehrmals ausgestellt werden.
5. Zusätzliche Hinweise
   Über das Portal können Unternehmen ihren Mitarbeitern zusätzlich zu den Dokumenten für die Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung auch aktuelle Hinweise rund um Lohn und Gehalt bereitstellen.
6. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
   Die Nutzung des Programms DATEV Arbeitnehmer online ist unabhängig davon, ob Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Unternehmen selbst oder durch einen Steuerberater erstellt werden. Ist der Steuerberater für den Bereich zuständig, kann er die Dokumente entweder direkt für die Arbeitnehmer zur Verfügung stellen oder sie erst seinem Mandanten, dem Unternehmen, zukommen lassen. Sie werden dann vom Unternehmen selbst in Arbeitnehmer online hochgeladen.

Nachteile von DATEV AO

1. Sicherheitsvorkehrungen bei der Registrierung
   Arbeitnehmer benötigen einen elektronischen Personalausweis, um sich bei DATEV Arbeitnehmer online anmelden zu können. Weiter wird die Anwendung eines PIN-Verfahrens gefordert. Nicht alle Angestellten verfügen über einen solchen elektronischen Personalausweis sehen den Anmeldevorgang als zu aufwendig an.
2. Keine Portabilität der Daten
   Wenn ein Arbeitnehmer seine Arbeitsstelle wechselt, können die Daten nicht einfach zum neuen Arbeitgeber übertragen werden. Der Arbeitnehmer kann bei seinem alten Arbeitgeber zwar problemlos deregistriert werden, allerdings muss er sich bei der zukünftigen Stelle wieder einen komplett neuen Zugang einrichten. Die Lohn- und Gehaltsdokumente von seinem alten Arbeitgeber, muss der Arbeitnehmer selbstständig an einem anderen Ort speichern, damit sie nicht verloren gehen.