Die Anwendung DATEV Arbeitnehmer online schafft eine Verbindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das Programm besteht aus zwei Teilbereichen und ermöglicht es unter anderem Arbeitgebern ihren Mitarbeitern auf elektronischem Weg Lohndokumente und Gehaltsdokumente zur Verfügung zu stellen. Wie Mitarbeiter Lohndokumente einsehen können und was es zu beachten gibt im Überblick.

DATEV Arbeitnehmer online – Funktionen

DATEV Arbeitnehmer online besteht aus den zwei Teilbereichen „Meine Abrechnungen“ und „Meine Reisen“. Über „Meine Abrechnungen“ können Arbeitnehmer wichtige Lohn- und Gehaltsdokumente, wie beispielsweise Brutto/Netto-Abrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise online einsehen und herunterladen. Über „Meine Reisen“ können Arbeitnehmer Reise- und Belegdaten von ihren Dienstreisen erfassen und dem Arbeitgeber direkt zur Verfügung stellen. Die Reisekostenabrechnung wird so deutlich vereinfacht.

Zugang zu DATEV Arbeitnehmer online

Um den Mitarbeitern einen Zugang zu DATEV Arbeitnehmer online zu ermöglichen, muss der Arbeitgeber sie zunächst freischalten. Die Freischaltungen für „Meine Abrechnungen“ und „Meine Reisen“ erfolgen separat aus unterschiedlichen Programmen. Um Lohndokumente online einsehen zu können, muss der Mitarbeiter sich zusätzlich zur Freischaltung online registrieren. Ohne Registrierung ist eine Nutzung nicht möglich. DATEV versendet hierfür einen Registrierungsbrief mit den notwendigen Informationen und einem persönlichen Registrierungscode. Nach der Erstregistrierung ist die Anmeldung jederzeit über das smsTAN-Verfahren oder den neuen Personalausweis möglich.

Lohndokumente einsehen und speichern

Über das Portal DATEV Arbeitnehmer online „Meine Abrechnungen“ können Mitarbeiter ihre monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise einsehen. Der Zugang zu den Dokumenten ist durch den neuen Personalausweis oder das smsTAN-Verfahren geschützt, es kann also keine fremde Person auf die Lohndokumente zugreifen.
DATEV archiviert die Dokumente 10 Jahre lang. Wird der Zugang zu Arbeitnehmer online jedoch früher beendet, hat der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die Dokumente. Daher sollten im Falle eines Arbeitgeberwechsels alle Dokumente rechtzeitig gesichert werden. Um Dokumente herunterzuladen und zu speichern, müssen alle gewünschten Dokumente markiert werden. Anschließend können sie über den Schaltknopf „Herunterladen“ heruntergeladen werden.

Benachrichtigungen über neue Dokumente

Um stets über neue Dokumente, die in Arbeitnehmer online bereit liegen informiert zu werden, kann eine E-Mail-Benachrichtigung aktiviert werden. Der Mitarbeiter erhält immer dann eine Nachricht, wenn der Arbeitgeber ein neues Dokument, beispielsweise eine Gehaltsabrechnung für ihn bereitgestellt hat. Die Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigung geht folgendermaßen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen | E-Mail-Adresse erfassen
2. Erfassen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
3. Wir schicken eine Bestätigungsmail an Ihre E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf den darin enthaltenen Link, um die E-Mail-Adresse zu aktivieren.
4. Aktivieren Sie dann unter Einstellungen das Kontrollkästchen “Bei Eingang neuer Dokumente benachrichtigen”.

Arbeitgeberwechsel

Bei einem Arbeitgeberwechsel kann das DATEV Arbeitnehmer online Konto nicht mitgenommen werden. Der alte Arbeitgeber beendet den Zugang woraufhin der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die Dokumente wie beispielweise Lohnabrechnungen oder Gehaltsabrechnungen hat. Wann genau der Zugang beendet wird, kann der ehemalige Arbeitgeber selbst bestimmten. Es empfiehlt sich dem Mitarbeiter noch etwas Zeit zum Herunterladen der Dokumente zu gewähren, bevor der Zugang endgültig gesperrt wird. Hierbei sollten drei Monate ausreichend sein.