Ein häufiges Problem in der Gastronomie stellen versteckte Kostenfallen und falsche Kalkulationen aufgrund von schnellen Veränderungen dar. Nur wer sich intensiv mit den unternehmenseigenen Kennzahlen auseinandersetzt, kann Schwachstellen und Veränderungen rechtzeitig identifizieren und dementsprechend reagieren. Ein wichtiges Controlling Instrument, um Defizite aufzudecken, ist die BWA. Doch was genau ist eine BWA, aus welchen Teilen und Kennzahlen setzt sie sich zusammen? Weshalb ist sie von Relevanz und welche Besonderheiten gibt es in der Gastronomiebranche?

Die Abkürzung BWA steht für Betriebswirtschaftliche Auswertung und beinhaltet alle betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die das Gastronomieunternehmen in seiner Gesamtheit widerspiegeln. Sie stellt in Form eines Berichts die aktuelle Finanzlage des Gastronomiebetriebes auf Basis der Buchhaltung dar. Durch das Bündeln von Zahlen zu Erlösen und Kosten, weist die BWA auf, ob das Gastronomieunternehmen einen Gewinn oder einen Verlust erzielt. Die BWA stellt einen freiwilligen Bericht für alle buchführungspflichten Betriebe dar und wird in der Regel einmal monatlich durch den Steuerberater aufgestellt. Die Summen und Saldenlisten stellt dabei eine Ergänzung der BWA dar und umfasst alle Konten mit Anfangs- und Endsalden sowie den Kontobewegungen.

Was sagt die BWA aus und wofür ist sie wichtig?

Anhand der betriebswirtschaftlichen Auswertung lassen sich innerhalb des Gastronomiebetriebes, versteckte Kostenfallen und andere Defizite, aber auch Bereich die besonders gut laufen, identifizieren. Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen geben also darüber Auskunft, ob und an welchen Stellen der Betrieb rentabel arbeitet. Die BWA kann somit als Frühwarnsystem bei einer schlechten finanziellen Entwicklung dienen. Durch das zügige Auffinden von Schwachstellen, können rechtzeitig strategische Veränderungen vorgenommen werden. Des Weiteren kann mithilfe der BWA im Rahmen der Erfolgskontrolle überprüft werden, ob der Gastronomiebetrieb die geplanten Zahlen erzielt.

Inhalte und Aufbau der BWA für Gastronomen

Die BWA beruht auf der Gewinn- und Verlust-Rechnung und setzt sich deshalb aus den Umsatzerlösen, den sonstigen Erträgen und Aufwendungen zusammen. Genauer gesagt enthält die BWA folgende Posten: die Umsatzerlöse, Wareneinsatzkosten, Rohergebnis, Kosten wie Personalkosten und Raumkosten, Zinsertrag bzw. Zinsaufwand, EBIT und Steuern. Aus den Umsatzerlösen des Betriebes, den aktivierten Eigenleistungen und den Bestandveränderungen wird zunächst eine Summe, die Gesamtleistung, gebildet. Davon werden im Anschluss die Kosten für den Wareneinsatz abgezogen. Das Ergebnis stellt den Rohertrag dar, welcher Auskunft über die Einnahmen des Betriebes nach Abzug der Material- und Wareneinsatzkosten gibt. Von dem Rohergebnis werden nun alle betrieblichen Kosten wie beispielsweise Personalkosten und Raumkosten, abgezogen. Dieses Ergebnis stellt das Betriebsergebnis, den EBIT dar, welcher die tatsächliche Wirtschaftskraft des Unternehmens widerspiegelt. Nach Berücksichtigung der Steuern, ergibt sich das vorläufige Ergebnis, welches den tatsächlichen Verdienst des Betriebes darstellt.

Welche Kennzahlen sind in der Gastronomie besonders wichtig?

Zu den wichtigen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen in der Gastronomiebranche, gehören Kennzahlen, die eine tägliche oder sogar stündliche Entwicklung dokumentieren. Umsatzbezogene Kennzahlen wie Umsatz pro Gast, Umsatz pro Tag oder Umsatz pro Mitarbeiterstunde, können aktuelle Veränderungen aufweisen und Rückschluss darüber geben, ob die Umsatzveränderung auf einer veränderten Anzahl der Gäste oder einer Veränderung des durchschnittlichen Konsums pro Gast beruht.

Personalkosten

Die Personalkosten stellen einen der größten Kostenblöcke dar. Als fixe Kosten fallen Personalkosten unabhängig von den Umsätzen an. Sinkt nun der Umsatz besteht die Problematik darin, dass der hohe Fixkostenanteil weiter bestehen bleibt und einen überdurchschnittlich hohen negativen Einfluss auf die Profitabilität des Unternehmens hat. Die Personalkostenintensität gibt dabei den prozentualen Anteil der gesamten Personalkosten an den Umsätzen an. Die Gesamtpersonalkosten sollten sich stets im Gleichgewicht mit den Warenkosten befinden. Im Fall einer hohen Personalintensität können durch Lohnoptimierung die Personalkosten gesenkt werden.

Bei der weiteren Optimierung der Personalkosten, ist die Mitarbeiterproduktivität von Relevanz. Diese gibt Auskunft über die Effektivität der Mitarbeitereinteilung und hilft dabei zu erkennen, ob eine Schicht genug ausgelastet ist oder nicht. So können Abläufe noch effizienter geplant und unnötiger Personalaufwand vermieden werden. Die Mitarbeiterproduktivität ergibt sich aus dem Umsatz eines Teams durch die Anzahl der benötigten Mitarbeiterstunden.

Wareneinsatz

Der Wareneinsatz stellt neben den Personalkosten einen weiteren großen Kostenblock dar. Um eine präzise Kontrolle zu gewährleisten, sollten daher Warenkosten für Speisen und Getränke separat behandelt und genausten dokumentiert werden. Des Weiteren gilt es im Wareneingang den Lebensmittelschwund auf ein Minimum zu reduzieren. Durch gezieltes Coaching kann das Personal erlernen, wie Lebensmittel bestmöglich verwertet und der Ausschank optimal gestaltet werden kann. Der Warenverlust aus Gratisbewirtung sollte genaustens dokumentiert und dem Steuerberater mitgeteilt werden, sodass dieser Schwund mitverbucht werden kann. Dadurch lässt sich vermeiden, dass ein höherer Wareneinsatz ausgewiesen wird, der nicht der tatsächlichen Kalkulation entspricht. Weiter lässt sich auch der Wareneinsatz je Gast berechnen oder der kalkulatorische Wareneinsatz aus der Rezeptur.

Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag stellt eine weitere bedeutende Kennzahl bei der Kalkulation von Speisen und Getränken dar. Die Kalkulation von Speisen und Getränken sollte immer wieder überprüft und an aktuelle Veränderungen angepasst werden. Bei der Überprüfung ist es ratsam, jedes Gericht gänzlich durchzukalkulieren. Der Deckungsbeitrag gibt Auskunft über die durchschnittliche Höhe des Deckungsbeitrages aller angebotener Speisen und Getränke. Optimal für den Gastronomen ist es, durch das Optimieren des Speise- und Getränkeangebots den durchschnittlichen Deckungsbeitrag zu steigern.

Lagerhaltung

Im Bereich der Lagerhaltung steht die korrekte Lagerung im Fokus. Auch hier sollten der Lebensmittelschwund sowie das gebundene Kapital so weit wie möglich reduziert werden. Sind die Lagerkosten zu hoch ist es ratsam sich über andere Räumlichkeiten, eventuell mit einer etwas dezentraleren Lage, Gedanken zu machen.

Welche Besonderheiten ergeben sich bei der BWA für die Gastrobranche?

Sämtliche Speisen, die verkauft werden, müssen genaustens erfasst werden. Dabei kann man schnell den Überblick verlieren. Die exakte Erfassung der Speisen ist allerdings für die Buchführung und somit für die BWA zwingend notwendig. Des Weiteren werden im Gastronomiebereich oftmals viele kleine Transaktionen getätigt, die ebenfalls genau erfasst und im Fall einer Steuerprüfung jederzeit anhand des Belegs belegt werden müssen. Eine weitere Besonderheit ergibt sich aus der korrekten Preiskalkulation für Speisen und Getränke. Steigt der Preis der eingekauften Ware, muss auch der Preis für das daraus entstehende Gericht steigen. Aus diesen Gründen ist es von Vorteil, sich in der Gastronomiebranche der vorab erläuterten Kennzahlen zu bedienen, um eine tägliche oder sogar stündliche Entwicklung zu dokumentieren, Defizite schnell zu identifizieren und effektiv und vor allem zeitnah zu reagieren.