Unternehmer, ganz gleich welcher Größe und Branche, stellen sich erfahrungsgemäß am Ende eines Geschäftsjahrs stets die Frage, ob ihr Betrieb in Sachen Betriebswirtschaft, Umsatz und Gewinn gut dasteht, oder ob womöglich finanzielle Einbußen zu verzeichnen sind. Zur Erhebung und Auswertung der betriebswirtschaftlichen Zahlen und Daten haben sie hierfür verschiedene Möglichkeiten. Neben der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) kann in etwa auch eine Summen- und Saldenliste (SuSa) oder eine Offene Posten Liste (OPOS) zu Rate gezogen werden. Tobias Weinberger informiert in diesem Fachartikel über die verschiedenen Möglichkeiten der Auswertung, erklärt wie die einzelnen Auswertungsformen aufgebaut sind zeigt außerdem, wie mit DATEV Unternehmen online und Auswertungen online Auswertungen und Auswertungspakete erstellt und bereitgestellt werden können.

Auswertungen im Rechnungswesen sind ein gern genutztes Hilfsmittel für Unternehmen, sich einen Überblick über die finanzielle und wirtschaftliche Situation des Betriebs zu verschaffen. Sie können außerdem Geschäftsführern helfen, betriebsinterne Entscheidungen zu treffen - sei es in Sachen Umsatzoptimierung durch Kosteneinsparung oder Expansion. Auswertungen im Rechnungswesen sowie in der Finanzbuchhaltung liefern außerdem detaillierte Zahlen zu Personalkosten, zur Erlössituation, den laufenden Kosten und zur Warenwirtschaft. Aus diesem Grund sind sie aus Sicht der Steuerberater und Wirtschaftsberater in jedem Fall für jedes Unternehmen empfehlenswert.

Wie bereits eingangs erwähnt gibt es mehrere Methoden zur Auswertung der Rentabilität eines Unternehmens: die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Summen- und Saldenliste (SuSa) sowie die Offene Posten Liste (OPOS). Jede der drei Varianten liefert Unternehmern mehr oder minder unterschiedliche Erkenntnisse, was sie automatisch zu wichtigen Planungs- und Steuerungselementen für den Unternehmer macht.

Bei der BWA handelt es sich, wie der Name bereits verrät, um eine Auswertung der betriebswirtschaftlichen Strukturen eines Unternehmens. In der Regel wird sie vom zuständigen Steuerberater erstellt. Basierend auf den laufenden Daten der Buchhaltung, liefert die BWA grundsätzliche Erkenntnisse über die aktuelle finanzielle und wirtschaftliche Situation bzw. den Erfolg eines Betriebs und dessen Liquidität. Sie umfasst also eine Vielzahl von Daten- und Zahlensätzen. Auch Banken nutzen die BWA, um über Kreditgewährungen zu entscheiden - jedoch sind Unternehmer NICHT rechtlich nicht dazu verpflichtet, monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertungen zu erstellen.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung orientiert sich in erster Linie an den Ergebnissen der Gewinn- und Verlustrechnung und den Unternehmensdaten der Finanzbuchhaltung. Bestandteile einer jeden BWA sind so in etwa kurzfristige Erfolgsrechnungen, Bewegungsbilanzen und die statische Liquidität. Außerdem stützt sie sich auf Daten und Zahlen zu Bestandveränderungen, der Gesamtleistung, zum Material- und Warenverkauf, zum Rohertrag, den Personalkosten und Raumkosten, den betrieblichen Steuern, Abschreibungen und den Gesamtkosten.

Der formelle Aufbau, also in Form einer Tabelle oder sonstigem, ist bei der Erstellung einer BWA nicht vorgeschrieben. In der Praxis bewährt hat sich jedoch die tabellarische Übersicht, da diese auch Dritten eine einfache Übersicht der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ermöglicht.

Im Gegensatz zum klassischen Jahresabschluss/ der Bilanz wird die BWA auch unter dem Jahr, also monatlich oder pro Quartal erstellt. Sie kann also während des laufenden Geschäftsjahrs Zahlen und Daten zum aktuellen wirtschaftlichen sowie zum finanziellen Stand des Betriebs und der Geschäftsvorfälle geben und somit Aufschluss über die aktuelle Kostensituation und Erlössituation und die Kapitalstruktur geben. Unternehmer können so noch schneller und fast tagesaktuell auf negative Veränderungen reagieren und dementsprechend Optimierungen vornehmen. Das macht die BWA im Vergleich zum Jahresabschluss viel genauer.

Um im Strom von Zahlen nicht den Überblick zu verlieren, ist es ratsam sich vor dem Lesen der BWA von seinem Steuerberater informieren zu lassen. Durch die Übersicht der gesammelten Daten kann der Unternehmer erkennen, wie viel Umsatz sein Betrieb unter dem Jahr bereits gemacht hat, und, ob sich die Ausgaben in einem günstigen oder eher verbesserungswürdigen Zustand befinden. Gleichzeitig kann mittels der BWA eine Hochrechnung des voraussichtlichen Jahresgewinns erstellt werden. Doch nicht alle Werte der Auswertung sind zwangsläufig wichtig. In der Regel kümmert sich der Steuerberater bereits um eine Vorauswahl der betriebsrelevanten Daten, der sog. Chefkennzahlen, um dem Unternehmer so zusätzlich Klarheit zu verschaffen.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) eignet sich erfahrungsgemäß am ehesten für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Neben der klassischen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) können Unternehmer auch mithilfe der Summen- und Saldenliste (SuSa) wichtige betriebswirtschaftliche Erkenntnisse über ihr Unternehmen und ihre Geschäftsvorfälle erlangen. Erfahrungsgemäß wird die SuSa als Ergänzung zur BWA erstellt, um so noch detailliertere Ergebnisse in Sachen Liquidität, Rentabilität und Unternehmenserfolg zu generieren.

Die SuSa, also Summen- und Saldenliste ist, wie der Name bereits erahnen lässt, eine Übersicht aller offene Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Gewinne. Die Summen- und Saldenliste umfasst alle Konten, sowohl mit den Anfangssalden als auch mit den Endsalden sowie den gesamten Kontobewegungen. Die SuSa basiert in erster Linie auf Daten aus dem Rechnungswesen. Sie bietet Unternehmern damit ebenso wie die BWA eine Übersicht der Geschäftsvorfälle und damit der wirtschaftlichen Entwicklung des Betriebs. Damit kann sie auch als Basis für weitere betriebswirtschaftliche Detailauswertungen dienen und zur optimalen Unternehmenssteuerung beitragen.

Die Summen- und Saldenliste lässt sich anhand verschiedener Zeilen auswerten. Die Vergleichswerte Soll/ Haben sind in der Regel nach Kontoklasse in Monatswerte und kumulierte Werte aufgeteilt. So hat in etwa das Aktive Bestandkonto die Kontoklasse 1, das passive Bestandskonto dagegen die Kontoklasse 2 usw. Weiterhin liefert die Summen- und Saldenliste eine Zeile mit dem EB-Wert (Eröffnungsbilanzwert) sowie eine Zeile, die das Saldo zu Ende des betrachteten Monats aufzeigt.

Mithilfe der in der SuSa Liste dargestellten Zahlen und Daten können Auswertungen in Sachen Cashflow und Kapitalflussrechnungen vorgenommen werden, sowie Mittelherkunftsrechnungen und Mittelverwendungsrechnungen erstellt werden. Weiterhin macht die SuSa eine unterjährige Bilanz möglich.

Die Summen- und Saldenliste kann für drei unterschiedliche Zwecke erstellt werden: 1) als Reporting für externe Geldgeber, 2) als Steuerhochrechnung, 3) für das betriebsinterne Controlling.

• Reporting für externe Geldgeber: Die SuSa Liste dient dabei als Kontennachweis für die Zahlen und Daten der BWA. Außerdem können mithilfe der Summen- und Saldenliste detaillierte Liquiditätsberechnungen und Cashflow-Auswertungen erstellt werden. Derartige Detailanalysen werden in vielen Fällen bei der Bank benötigt.
• Steuerhochrechnungen: Aus den Ergebnissen der Summen- und Saldenliste können Steuerberater für Unternehmen außerdem Hochrechnungen für Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer ermitteln. Hiermit können ggf. Maßnahmen zur Steuerminimierung ergriffen werden.
• Betriebsinternes Controlling: Betriebe können die Summen- und Saldenliste weiterhin zum individuellen Unternehmenscontrolling erstellen. Die SuSa dient damit ähnlich wie die BWA als wichtiges Steuerungselement betriebsinterner Prozesse.

Eine dritte Möglichkeit der Überwachung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen besteht in der sog. OP Liste (OPOS = offene Posten). Ebenso wie die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Summen- und Saldenliste (SuSa) kann die Offene Posten Liste zur besseren Betriebssteuerung genutzt werden, da sie Unternehmen einen Einblick in die aktuelle wirtschaftliche Situation des Betriebs gewährt. Der Fokus liegt hierbei in erster Linie auf dem Überblick der aktuellen Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens.

Wird eine Eingangsrechnung eingebucht, jedoch erst später bezahlt, entstehen automatisch ein offener Posten. Dasselbe gilt für unbezahlte Ausgangsrechnungen. Der Begriff des offenen Postens stammt aus der Buchführung und bezeichnet genau genommen "eine Buchung, für die es keine Ausgleichsbuchung" gibt. Offene Posten werden oftmals auch als OPOS Liste, OPOS oder OP Liste genannt.

Die sog. Offene-Posten-Buchhaltung ist ein Nebenzweig der Finanzbuchhaltung, die sich primär mit Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens auseinandersetzt. Bei den offenen Posten wird in der Regel zwischen zwei Arten unterschieden: 1) Forderungen gegenüber Kreditoren (Schuldner wie Kunden) und 2) Kreditoren (Gläubiger wie Lieferanten). Wichtig ist es deshalb, dass die Buchhaltung die offenen Posten regelmäßig und insbesondere sorgfältig überwacht.

• Überwachung vereinbarter bzw. vorgegebener Zahlungszeiträume/ Fristen
• Vermeidung von Verzugszinsen oder Mahnungen
• Ausschöpfung von Skonti durch pünktliche bzw. fristgerechte Zahlungen

• Abgleich der eingehenden Zahlungen mit den ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen)
• Frühzeitiges Eingreifen bzw. Ergreifen von Maßnahmen bei ausbleibenden Zahlungen (Mahnungen etc.)
• Sicherstellung der Liquidität des Unternehmens

Die Offene Posten Liste (OPOS) lässt sich im Grunde genommen ganz einfach auswerten, da sie jederzeit eine Übersicht der offenen Verbindlichkeiten und Forderungen liefert. Unternehmer können somit direkt ablesen, welche Kunden bisher noch nicht ihrer Zahlungsforderung nachgekommen sind bzw. gegenüber welchen Gläubigern das Unternehmen selbst noch Zahlungen leisten muss.

Zur einfacheren Betriebssteuerung bietet die DATEV mit Unternehmen online die Möglichkeit, verschiedene Auswertungen in einem Paket zusammengefasst, zu nutzen. Unternehmer können hiermit verschiedene Auswertungen auswählen und zu einem ganz individuellen Auswertungspaket zusammenfassen, das dann ebenso wie die einzelnen Komponenten BWA, SuSa und OPOS zum Controlling beitragen kann.

Die Auswertungspakete von DATEV Auswertungen online sind eine Funktion von DATEV Unternehmen online, die die digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant deutlich unterstützen. Je nach individuellen Anforderungen bzw. Ansprüchen können verschiedene Auswertungen (BWA, SuSa, OPOS) Teil des Auswertungspakets sein.

Zur Erstellung eines Auswertungspakets ist die Nutzung der folgenden Programme/ Softwares des DATEV notwendig:

• Anlagenbuchführung 
• DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen 
• DATEV Mittelstand mit Rechnungswesen compact 
• Kanzlei-Rechnungswesen 
• Rechnungswesen 
• Rechnungswesen compact
• Rechnungswesen kommunal

Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung zeigt, wie Nutzer von DATEV Unternehmen online unterschiedliche Auswertungen in EIN Auswertungspaket zusammenfassen können.

1. Im Menü Bestand > Ausgeben > Menüpunkt für Auswertungsgruppe auswählen. Alternativ hierzu kann auch Bestand > Ausgeben (RZ) > Menüpunkt für Auswertungsgruppe oder Bestand > Bereitstellen für Online (RZ) > Menüpunkt für Auswertungsgruppe gewählt werden. 
2. Auf Neues Paket anlegen klicken. Alternativ kann auch in der Registerkarte Einzelauswertungen eine Auswertung markiert werden und über die rechte Maustaste Neues Paket mit Auswahl anlegen gewählt werden.
3. In der Registerkarte Einzelauswertungen die jeweiligen Auswertungen wählen, die in das Verzeichnis Paket übernommen werden soll.
4. Auf die Schaltfläche Speichern klicken. Es öffnet sich das Fenster Paket speichern.
5. Im Feld Paketname den Namen des neu erstellten Pakets erfassen.
6. Anschließend muss die Verwendung des Pakets als Mandantenpaket oder Kanzleipaket festgelegt werden. Hierfür den Schaltknopf für Mandant oder für Kanzlei anklicken.
7. Das Fenster mit einem Klick auf OK schließen. Das erstellte Auswertungspaket wurde nun angelegt und befindet sich in der Übersicht in der Registerkarte Pakete.

Soll ein vorhandenes Auswertungspaket gelöscht werden, muss das Paket markiert und über die rechte Maustaste mit einem Klick auf Paket löschen gelöscht werden. Erst nach erneuter Sicherheitsabfrage wird das Paket dann endgültig gelöscht.

Um die digitale Zusammenarbeit in Sachen Buchhaltung, Finanzbuchführung und Rechnungswesen zusätzlich zu vereinfachen, können die mithilfe der DATEV Softwareprogramme erstellten Auswertungspakete den Mandanten online zur Verfügung gestellt werden. DATEV Auswertungspakete online ermöglicht hierdurch eine barrierefreie Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant.

Schritt 1: Im Menü Bestand > Ausgeben > Menüpunkt für Auswertungsgruppe auswählen.

Schritt 2: Im Arbeitsbereich Ausgeben > Auswertungsgruppe eine oder mehrere Auswertungen die online bereitgestellt werden sollen auswählen.

Schritt 3: Auf die Schaltfläche Auswertungspakete online klicken. Es öffnet sich das Fenster Auswertungen in Auswertungspakete online bereitstellen.

Schritt 4: In der Gruppe E-Mail Adressen für Benachrichtigung die Adresse des E-Mail Empfängers eintragen.

Schritt 5: Im Feld Betreff die Betreffs Angaben erfassen.

Schritt 6: Im Feld Anschreiben den DATEV Standardtext übernehmen oder ggf. mit einem individuellen Anschreiben überschreiben.

Schritt 7: Auf die Schaltfläche Bereitstellen und benachrichtigen klicken.