Anleitung DATEV Unternehmen online für Mandanten

DATEV Unternehmen online ist ein Programm für die optimale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant. Es besteht aus verschiedenen Anwendungen, in den beispielsweise Belege hochgeladen und bearbeitet oder Zahlungen angestoßen werden können. Der folgende Artikel erklärt die wichtigsten Funktionen und ihre Nutzung für Mandanten.

Anmeldung bei DATEV Unternehmen online

Für die Anmeldung bei DATEV Unternehmen online gibt es für Mandanten zwei Lösungen: DATEV SmartLogin und DATEV SmartCard bzw. DATEV mIDentity. Bei DATEV SmartLogin handelt es sich um eine App, mit welcher ein QR-Code für die Anmeldung gescannt werden muss. Die DATEV SmartCard wird über ein Kartenlesegerät ausgelesen und ermöglicht ebenfalls den gesicherten Zugang zu Anwendungen wie DATEV Unternehmen online. Bei DATEV mIDentity handelt es sich um eine SmartCard zusammen mit einem speziellen Kartenlesegerät.

Belege digitalisieren und hochladen

Ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online ist die Teilanwendung Belege online. Es handelt sich hierbei um ein Dokumentenablagesystem im DATEV-Rechenzentrum, welches von Kanzlei und Mandant gemeinsam genutzt werden kann. Digitale Belege können vom Mandanten in Belege online hochgeladen werden, wo sie in einer frei definierbaren Struktur abgelegt und indiziert werden können. Sie sind dort außerdem für den Steuerberater einsehbar.

Die Voraussetzung für die Nutzung von Belege online ist das vorliegen digitaler Belege. Für die Digitalisierung und Übertragung der Belege in die DATEV Cloud gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • DATEV Upload online
    DATEV Upload online ermöglicht sowohl das Scannen von Dokumenten als auch das Hochladen bereits digital vorliegender Belege. Der Aufruf erfolgt über einen Klick auf Belege scannen/hochladen auf der Startseite von Belege online. Es stehen zudem die Bearbeitungsfunktionen Heften, Entheften, Drehen und Vergrößern zur Verfügung.
  • DATEV Belegtransfer
    Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von DATEV Belegtransfer. Hier können digitalisierte oder digital eingegangene Belege automatisch oder zu festgelegten Zeiten nach Belege online übertragen werden. DATEV Belegtransfer ist im Leistungsumfang von DATEV Unternehmen online enthalten.
  • DATEV Scan-Modul
    Das DATEV Scan-Modul ist eine Komponente von DATEV Belegtransfer. Es ermöglicht das Scannen sowie die lokale Bearbeitung von Belegen am PC. Anschließend lassen sich die digitalen Dokumente nach Belege online übertragen.
  • DATEV Upload mobil
    Wer Belege mithilfe mobiler Endgerät digitalisieren möchte, kann DATEV Upload mobil nutzen. Die Anwendung ermöglicht ebenfalls das Hochladen der Belege in das DATEV-Rechenzentrum und somit in DATEV Unternehmen online.
  • DATEV Upload Mail
    Per E-Mail eingegangene Dokumente können per DATEV Upload Mail an DATEV Unternehmen online weitergeleitet werden. Auch diese Anwendung ist im Leistungsumfang von DATEV Unternehmen online enthalten.

Belege bearbeiten und bezahlen

In Belege online werden Dokumente nicht nur abgelegt und bearbeitet, dort können auch Zahlungen vorbereitet werden. Aus Belege online kann im Anschluss einfach in die Anwendung Bank online gewechselt werden, von wo aus sich die vorbereiteten Zahlungen an die Bank übermitteln lassen.

Damit Zahlungsaufträge an die Bank gesendet und Umsatzabfragen von der Bank erhalten werden können, muss eine inländische Bankverbindung in Stammdaten online eingerichtet und ein Banking-Verfahren hinterlegt sein. Mögliche Banking-Verfahren sind:

  • PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle)
  • EBICS-Verfahren
  • Service-Rechenzentrumsverfahren (DATEV-Sammelverfahren) mit Begleitzettel für Zahlungsaufträge / Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) für Kontoumsatzabfragen

Das eigentlichen Buchen der Belege kann vom Steuerberater beispielsweise über die Anwendung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen vorgenommen werden.

Belege verwalten und suchen

Alle übertragenen Belege werden auf der Startseite Belege angezeigt. Um einen Beleg zu bearbeiten, beispielsweise ihn zu heften oder den Belegtyp zu ändern, muss in der Belegübersicht je nach gewünschter Bearbeitung Lieferantenrechnungen | Rechnungen bezahlen oder Belege | alle Bearbeiten ausgewählt werden. Alternativ kann die Bearbeitung auch über einen Klick auf Kundenrechnungen | Rechnungen überwachen angestoßen werden.

Auf der Starseite Belege kann auch nach Belegen gesucht werden. Hierbei ist zunächst eine Freitext-Suche möglich. Über die erweiterte Suche können die Ergebnisse dann eingegrenzt werden.
Wichtig: Nach den meisten Beleginformationen und Buchungsdaten kann erst gesucht werden, wenn die durch die OCR erkannten Werte indiziert wurden.

Bearbeitungsform ändern

Wer die Bearbeitungsform für Rechnungen ändern will, muss ebenfalls über die Startseite Belege gehen. Es gibt zwei Bearbeitungsformen: Standard und Erweitert. Die erweiterte Bearbeitungsform ermöglicht das zusätzliche Erfassen und Bereitstellen von Beleginformationen sowie die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen.

Für eine Änderung muss von der Startseite Belege online aus auf Einstellungen | Bearbeitungsform | Bearbeitungsform ändern geklickt werden. Wurde die gewünschte Form ausgewählt, muss im Anschluss noch das Wirtschaftsjahr ausgewählt werden.
Wichtig: Wirtschaftsjahresdaten gelten in DATEV Unternehmen online für die Programme Belege online, Kassenbuch online und Rechnungswesen Vorerfassung online.

Belegdaten prüfen und Zahlungen vorbereiten

Über die eben erwähnten Buttons Lieferantenrechnungen | Rechnungen bezahlen und Kundenrechnungen | Rechnungen überwachen können Belege geprüft und Zahlungen erfasst werden. Durch einen Klick öffnet sich eine Übersicht mit allen Lieferanten- oder Kundenrechnungen, die den Status nicht vollständig bezahlt haben. Belege die für eine Zahlung vorbereitet werden sollen, müssen markiert werden. Nach einem Klick auf Bearbeiten können die Belegdetails erfasst bzw. geprüft werden. Um die Zahlung vorzubereiten gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Direkt nach dem Erfassen der Belege zur Liste der Zahlungen zum Senden/Exportieren wechseln
  2. Zum Zahlungszeitpunkt Startseite| Bank | Offene Zahlungen | Überweisungen ausführen wählen. Hier können alle gewünschten Zahlungen ausgewählt werden

In beiden Fällen muss am Ende auf an Bank senden geklickt werden.

Kontoumsätze prüfen

Auf der Startseite Bank können Kontoumsätze angezeigt und geprüft werden. Dabei gibt es die Möglichkeit Kontoumsätze auf geprüft zu setzen, den Kontobewegungen Belegbilder zuzuordnen oder Notizen zu erfassen. Zudem gibt es Automatismen und Regeln, die bei der Kontrolle der Kontoumsätze unterstützen. Hierbei erfasst Informationen stehen auch dem Steuerberater für das Buchen der Bankkontoumsätze zur Verfügung.

Verkaufsbelege erstellen

Ein Zusatzmodul von DATEV Unternehmen online ist DATEV Auftragswesen online. Hier können Verkaufsbelege (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungserinnerungen) erstellt, weitergeführt und in Belege bzw. Bank online übernommen werden. Dort können gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen hinzugefügt werden, bevor die Belege an den Steuerberater weitergegeben werden.

Der zentrale Bereich von DATEV Auftragswesen ist die Startseite. Hier können Verkaufsbelege erstellt, bearbeitet und gedruckt werden. Mit Hilfe von Belegvorlagen, lässt sich das Aussehen der Verkaufsbelege bestimmen. Pro Belegart kann ein Layout festgelegt werden. Nach den GoBD-Richtlinien darf ein Beleg spätestens ab dem Versenden an den Kunden nicht mehr geändert werden. Hierfür bietet das Programm die Funktion Festschreiben.
Über Abschließende Tätigkeiten auf der Startseite können die Rechnungen und Rechnungskorrekturen für DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, Daten an den Steuerberater digital weiterzugeben:

  • Digitale Belegbilder mit Buchungsinformationen
    Ausgangsrechnungen werden als digitale Belegbilder mit Buchungsinformationen über Belege, Bearbeitungsform Erweitert in DATEV Unternehmen online bereitgestellt
  • Digitale Belegbilder ohne Buchungsinformation
    Ausgangsrechnungen werden als digitale Belegbilder über den Posteingang von Belege online in DATEV Unternehmen online bereitgestellt

Kassenbuch erfassen

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von DATEV Unternehmen online ist Kassenbuch online. Hier können Kassenbelege erfasst werden, wobei das Programm bei der Belegerfassung durch eine laufende Prüfung der Eingaben bei der Einhaltung der GoBD unterstützt.

In der Kassenübersicht werden die angelegten Kassen des gewählten Wirtschaftsjahres in Form von Kacheln angezeigt. Über die Schaltfläche Belege hochladen können Belege gescannt oder digital vorliegende Belege hochgeladen werden. Unter Kasse anlegen lassen sich weitere Kassen für ein Unternehmen anlegen.     Auf der Seite Kassenbewegungen werden alle erfassten Kassenbewegungen mit den wichtigsten Informationen im gewählten Zeitraum angezeigt. Dazu gehören: Betrag, Belegtext, Datum, Belegnummer und laufende Nummer. Bei einem Kassensturz kann abschließend ein Kassenzählprotokoll erstellt und gedruckt werden. Dabei wird überprüft, ob der in der Kasse befindliche Gelbetrag mit dem berechneten Bestand aus den Kassenaufzeichnungen übereinstimmt.

Anleitungs-Video

Mit dem folgenden Link können verschiedene Videos angesehen werden, die einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von DATEV Unternehmen online speziell für Unternehmen liefern:

Anleitungs-Videos DATEV Unternehmen online für Mandanten