Als Steuerkanzlei Gernoth sitzen wir bei unseren Mandanten regelmäßig mit am Tisch, wenn es um mehr als reine Zahlen geht: um Prozesse, Strukturen und die Frage, wie ein Unternehmen effizienter und zugleich betriebswirtschaftlich nachvollziehbar arbeiten kann. Immer häufiger fällt in diesen Gesprächen ein Stichwort: Projektmanagement-Tools. Ob bei der Einführung neuer digitaler Abläufe, der besseren Nachvollziehbarkeit von Kosten je Projekt oder der Vorbereitung von Unterlagen für die betriebswirtschaftliche Auswertung – gute Projektmanagement-Software wirkt sich direkt auf die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei aus. In diesem Artikel geben wir Ihnen aus unserer Beratungspraxis heraus einen praxisnahen Überblick: Was leistet Projektmanagement-Software, welche Anbieter gibt es, mit welchen Kosten ist zu rechnen, und was bedeutet der Einsatz solcher Tools ganz konkret für ein Unternehmen, das steuerlich und betriebswirtschaftlich beraten wird?

Was sind Projektmanagement-Tools eigentlich?

Projektmanagement-Tools sind digitale Anwendungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Aufgaben, Projekte und Ressourcen zentral zu organisieren, zu koordinieren und nachzuverfolgen. Statt auf verstreute E-Mails, Telefonate oder unübersichtliche Excel-Tabellen zurückzugreifen, bündelt eine Projektmanagement-Software alle relevanten Informationen an einem Ort. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, mit denen wir als Steuerkanzlei täglich zusammenarbeiten, bedeutet das einen erheblichen Zeitgewinn – Zeit, die stattdessen in die eigentliche Wertschöpfung fließen kann.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnt sich der Blick auf Projektmanagement-Tools gleich doppelt: Zum einen verbessern sie die interne Effizienz, zum anderen liefern sie durch Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Reporting wertvolle Daten, die auch für die betriebswirtschaftliche Auswertung und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei nützlich sein können.

Was bedeutet Projektmanagement-Software aus Sicht eines steuerlich und betriebswirtschaftlich beratenen Unternehmens?

Für uns als Steuerkanzlei ist eine gut geführte Projektmanagement-Software weit mehr als ein reines Organisationswerkzeug für das Tagesgeschäft unserer Mandanten – sie ist eine wertvolle Datenquelle für die steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung. Wenn Projekte, Aufwände und Kosten sauber in einem Projektmanagement-Tool dokumentiert sind, profitieren Unternehmen davon gleich in mehrfacher Hinsicht:

• Bessere Grundlage für die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): Projektbezogene Zeiterfassungen und Budgetdaten aus der Projektmanagement-Software lassen sich direkt für die Kosten- und Ergebnisrechnung nutzen und erleichtern uns die Zuordnung von Aufwänden zu einzelnen Projekten oder Kostenstellen.
• Nachvollziehbarkeit für die Rechnungsstellung und Umsatzsteuer: Wer Leistungen projektbezogen abrechnet, etwa im Rahmen von Werkverträgen oder Dienstleistungsprojekten, profitiert von einer lückenlosen Dokumentation, die im Zweifel auch gegenüber dem Finanzamt Bestand hat.
• Frühzeitige Erkennung wirtschaftlicher Risiken: Überschreitet ein Projekt sein Budget oder verzögert sich der Zeitplan, zeigt sich das in der Projektmanagement-Software oft deutlich früher als in der klassischen Buchhaltung. Das gibt uns als Kanzlei die Möglichkeit, gemeinsam mit Ihnen frühzeitig gegenzusteuern, statt erst am Jahresende auf abgeschlossene Zahlen zu reagieren.
• Effizientere Zusammenarbeit mit der Kanzlei: Strukturierte Projektdaten lassen sich unkompliziert für die laufende steuerliche Beratung oder die Vorbereitung des Jahresabschlusses bereitstellen – das spart Rückfragen und beschleunigt die Abstimmung.
• Investitionsentscheidungen besser einordnen: Ob sich die Anschaffung eines kostenpflichtigen Projektmanagement-Tools betriebswirtschaftlich lohnt, lässt sich anhand der eingesparten Zeit und der gewonnenen Transparenz oft klar belegen – ein Punkt, den wir in der Beratung regelmäßig gemeinsam mit unseren Mandanten durchrechnen.

Kurz gesagt: Aus Sicht der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung ist eine gut genutzte Projektmanagement-Software ein Baustein, der die Transparenz eines Unternehmens erhöht und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei spürbar erleichtert – unabhängig davon, für welchen Anbieter Sie sich am Ende entscheiden.

Welche Funktionen sollte eine gute Projektmanagement-Software mitbringen?

Der Markt für Projektmanagement-Tools ist groß, doch bestimmte Kernfunktionen sollten in jeder professionellen Lösung enthalten sein:

Gerade der letzte Punkt verdient aus unserer Sicht besondere Aufmerksamkeit: Da Projektmanagement-Tools häufig sensible Unternehmens- und teils auch personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie bei der Auswahl gezielt auf DSGVO-Konformität sowie idealerweise auf einen Serverstandort innerhalb der EU achten.

Welche Anbieter von Projektmanagement-Software gibt es?

Auf dem Markt haben sich zahlreiche Projektmanagement-Tools etabliert, die sich in Funktionsumfang, Zielgruppe und Herkunft deutlich unterscheiden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über bekannte Anbieter und ihre jeweiligen Stärken:

Während internationale Anbieter wie Asana oder Wrike häufig mit einem sehr umfangreichen Funktionsspektrum punkten, überzeugen deutsche Lösungen wie factro, awork oder Stackfield vor allem durch ihre Nähe zu deutschen Datenschutzstandards und einen deutschsprachigen Support.

Was kostet eine Projektmanagement-Software?

Die Kosten für Projektmanagement-Tools variieren stark – abhängig von Funktionsumfang, Nutzerzahl und Abrechnungsmodell. Viele Anbieter setzen auf ein gestaffeltes Preismodell mit einer kostenlosen Einstiegsversion:

Aus unserer Erfahrung in der Mandantenberatung empfiehlt es sich, bei der Budgetplanung nicht nur die reinen Lizenzkosten zu berücksichtigen, sondern auch Aufwände für Einarbeitung, Schulung und mögliche Zusatzmodule einzukalkulieren. Diese versteckten Kosten fallen bei der reinen Betrachtung der Preisliste häufig unter den Tisch, schlagen betriebswirtschaftlich aber durchaus zu Buche.

Ein Aspekt, den wir als Steuerkanzlei unseren Mandanten zusätzlich ans Herz legen: Die Kosten für Projektmanagement-Software lassen sich in der Regel als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen, unabhängig davon, ob es sich um eine monatliche SaaS-Gebühr oder eine einmalige Lizenz handelt. Ob die Software dabei sofort in voller Höhe absetzbar ist oder – etwa bei On-Premise-Lösungen mit Einmallizenz – über mehrere Jahre abgeschrieben werden muss, hängt vom konkreten Lizenzmodell ab. Wir empfehlen, diese Frage bereits vor dem Vertragsabschluss mit Ihrer Steuerkanzlei zu klären, damit die Kosten korrekt verbucht und in der betriebswirtschaftlichen Planung berücksichtigt werden.

Welches ist das beste Projektmanagement-Tool für mein Unternehmen?

Eine pauschale Antwort auf die Frage nach dem „besten“ Projektmanagement-Tool gibt es nicht – zu unterschiedlich sind die Anforderungen von Unternehmen je nach Branche, Teamgröße und Arbeitsweise. Entscheidend sind aus unserer Sicht folgende Kriterien:

• Teamgröße und Wachstum: Skaliert das Tool mit Ihrem Unternehmen mit?
• Arbeitsmethode: Klassisch, agil oder hybrid – passt die Software zu Ihrer Projektmanagement-Methode?
• Datenschutz: Erfüllt der Anbieter die DSGVO-Anforderungen und bietet er EU-Serverstandorte?
• Integrationen: Lässt sich das Tool in Ihre bestehende Systemlandschaft einbinden?
• Budget: Passt der Preis zu Ihrem Funktionsbedarf, auch langfristig?
• Auswertbarkeit: Lassen sich Zeiten, Kosten und Budgets so erfassen, dass sie auch für die betriebswirtschaftliche Auswertung und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei nutzbar sind?

Für kleinere Betriebe mit überschaubarem Budget bieten sich schlanke Lösungen wie Trello oder factro an, während größere, funktionsübergreifende Organisationen häufig mit umfassenderen Plattformen wie Asana oder Wrike besser bedient sind. Wer besonderen Wert auf Datenschutz „Made in Germany“ legt, findet mit factro, awork oder Stackfield passende Alternativen. Aus unserer Beratungspraxis raten wir zusätzlich dazu, die engere Auswahl gemeinsam mit Ihrer steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung zu besprechen – so stellen Sie sicher, dass die im Tool erfassten Daten später auch reibungslos in Ihre Buchhaltung und Auswertungen einfließen.

Fazit der Steuerkanzlei Gernoth

Projektmanagement-Tools sind längst kein Nischenthema mehr, sondern ein fester Bestandteil moderner Unternehmensorganisation – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Als Steuerkanzlei Gernoth erleben wir bei unseren Mandanten regelmäßig, wie strukturiertes Projektmanagement nicht nur die interne Effizienz steigert, sondern auch die betriebswirtschaftliche Transparenz verbessert, die für eine fundierte steuerliche und unternehmerische Beratung unerlässlich ist. Für uns ist der Blick in ein gut gepflegtes Projektmanagement-Tool oft ebenso aufschlussreich wie der Blick in die Buchhaltung – beides zusammen ergibt ein vollständiges Bild der wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen zur digitalen Organisation Ihres Unternehmens, zur steuerlichen Behandlung von Software-Investitionen oder zur betriebswirtschaftlichen Einordnung Ihrer Projektdaten haben – wir unterstützen Sie mit unserer Expertise gerne auf Ihrem Weg in eine effizientere und transparentere Arbeitsweise.