Apotheke Lagerhaltung und Lagermanagement – hier beginnt der Erfolg
Das Lager in einer Apotheke ist wie das Herz eines Körpers. Hier sind viele verschiedene Medikamente, die darauf warten, an die Kunden abgegeben zu werden. Eine gute Lagerhaltung ist das A und O, das Warenlager sollte beim Controlling der Apotheke also genauestens unter die Lupe genommen werden.
Es gibt viele Möglichkeiten, die Ausgaben und die Kapitalbindung im Lager zu verringern. Etwa 30 Prozent der Kosten im Lager resultieren aus falschen Einkäufen, ungünstigen Lieferplänen und zu vielen Medikamenten auf Vorrat. Auch wenn wir Geld dafür blockieren, um Medikamente zu kaufen, die nicht so oft gebraucht werden, oder wenn Produkte ablaufen und entsorgt werden müssen, kostet das viel Geld.
Normalerweise sprechen wir hier von ziemlich hohen Geldbeträgen (deutlich fünfstelligen Eurobereich), die im Lager gebunden sind - oft sind das etwa 5-6% vom Jahresumsatz einer gutgeführten Apotheke. Das zeigt schon wie hoch das Potential sein kann und wie wichtig ein schlauer Einkauf und ein gut gepflegtes Lager für den Erfolg einer Apotheke sind. Wenn wir das verbessern, verdienen wir mehr Geld und das wirkt sich direkt auf unseren Geldfluss und unsere Gewinne aus.
Kennziffer Lagerumschlagshäufigkeit oder Lagerdrehzahl
Die Lagerumschlagshäufigkeit ist wie ein Maß dafür, wie schnell sich das Warenlager umschlägt und die verschiedenen Kategorien an Arzneimitteln das Lager nach dem Einkauf wieder verlassen. Sie zeigt an, wie oft die verschiedenen Medikamente im Lager innerhalb eines Jahres gekauft und verkauft werden. Eine höhere Zahl bedeutet, dass das Lager effizienter arbeitet. Um das zu berechnen, teilt man den Wert der gekauften Medikamente durch den Wert der Medikamente im Lager. Wenn zum Beispiel eine Apotheke im einen Wareneinsatz von 1,5 Millionen Euro hat und im Lager Waren im Wert von 115.000 Euro im liegen Lager, dann beträgt die Lagerumschlagshäufigkeit 12,5. Das heißt, dass das Warenlager 1x pro Monat verkauft wird oder im Umkehrschluss die statistische Reichweite des Apothekenlagers bei einem Monat liegt. Dieser Wert kann auch als Ziel- und Referenzwert für Apotheken definiert werden.
Es ist wichtig, dass diese Zahl nicht zu niedrig ist (kleiner 11), weil das bedeuten würde, dass das Lager zu viel Geld bindet und weniger effizient arbeitet. Bei der Lagerdrehzahl sollte immer ein möglichst hoher Wert angestrebt werden. Gut sind Werte zwischen 11 und 13, die Spitzenwerte beginnen bei 14.
12 - the magic number
Lagerdrehzahl kleiner 12
Eine niedrigere Lagerumschlagshäufigkeit als 12 führt dazu, dass mehr Geld im Lager gebunden ist und die finanzielle Flexibilität sinkt. Das bedeutet auch mehr Aufwand für die Lagerpflege und damit verbunden mehr Arbeit für das Personal. Es kann auch sein, dass mehr Platz in der Apotheke benötigt wird. Ein größeres Lager birgt außerdem das Risiko, dass Produkte verfallen oder zu Ladenhütern werden, was letztlich zu Verlusten durch Retourenabzüge führen kann.
Lagerdrehzahl größer 12
Eine Lagerumschlagshäufigkeit von mehr als 12 bedeutet jedoch, dass es mehr Aufwand in der Beschaffung und Übernahme der Waren gibt. (Einsatz eines Kommissionierroboter notwendig). Das kann zu einer möglichen Verschlechterung der Lieferfähigkeit führen. Außerdem können sich dadruch Verschlechterung bei den Konditionen ergeben (Staffelrabatt).
Controlling mit den Lagerkennziffern
- Lagerwert in Umsatz-Prozent: Dieser Wert zeigt, wie viel vom Umsatz im Lager gebunden ist. Je niedriger der Prozentsatz, desto besser. Idealerweise liegt er unter 10 Prozent, wobei Spitzenwerte sogar unter 5 Prozent erreichen.
- Kundenbezogene vs. packungsbezogene Lieferfähigkeit: Hier unterscheidet man, wie viele Kunden direkt den gewünschten Artikel erhalten können (idealerweise um die 90 Prozent) und wie viele Packungen sofort verfügbar sind im Vergleich zum Gesamtumsatz (idealerweise bei 95 Prozent). Das gibt Aufschluss darüber, wie oft Artikel nachgeliefert werden müssen.
- Kapitalbindung: Dies beschreibt den Betrag an Geld, der für eine gewisse Zeit im Lager gebunden ist. Eine niedrige Kapitalbindung ist erstrebenswert und kann durch eine höhere Lagerumschlagshäufigkeit erreicht werden. Es ist wichtig, die Kapitalbindung niedrig zu halten, da sie Einfluss auf die finanzielle Flexibilität hat.
- Kapitalrentabilität: Mit dieser Kennzahl kann man prüfen, ob sich die Investition in ein Produkt lohnt. Das Ergebnis hilft zu entscheiden, welche Produkte rentabel sind und möglicherweise aus dem Sortiment genommen werden könnten.
Die Berechnung erfolgt mittels dreier wichtiger Parameter:
- Welcher Rohgewinn (= Nettoverkaufswert – effektiver Einkaufswert) fällt in welchem Zeitraum an?
- Wie hoch ist die Zeit der effektiven Kapitalbindung und welches Kapital wird zu welcher Zeit gebunden?
- Wie groß ist die Lagerdauer, also die Zeit, die eine Ware von der Einlagerung bis zum Verkauf durchschnittlich im Lager verbringt?
Die Formel, mit der die Kapitalrentabilität berechnet werden kann, lautet:
Kapitalrentabilität = Rohgewinn : Kapital (K) * Zeit (t) *100%
Finanzierung des Lagers bzw. des Warenlagers
Gemäß einer Umfrage von Apotheke Adhoc unter 102 Inhaber und Filialleitern von Apotheken konnten folgende Erkenntnisse gewonnen werden:
Wie wird das Warenlager finanziert:
- 66 Prozent gaben an, dass sie ihr Warenlager komplett aus eigener Liquidität bezahlen.
- 20 Prozent nutzen diesbezüglich eine Finanzierung der Bank,
- 11 Prozent profitieren von Vereinbarungen mit dem Großhandel.
- 10 Prozent unterstützt das Rechenzentrum die Apotheke.
Mehrfachnennungen waren möglich, teilweise gibt es mehrere Finanzierungspartner.
Gründe für eine Fremdfinanzierung des Warenlagers:
- 46 Prozent verfügen selbst nicht über ausreichende Liquidität
- 17 Prozent sind die guten Konditionen einer Fremdfinanzierung ausschlaggebend
- 29 Prozent wollen das ungebundene Geld für andere Investitionen nutzen
Wie hoch ist der Anteil einer Fremdfinanzierung am Volumen des Warenlagers:
- 29 Prozent der Apotheker lassen sich ihr gesamtes Warenlager finanzieren
- 9 Prozent finanzieren mehr als drei Viertel des Lagers,
- 17 Prozent decken 50 % des Lages damit ab
- 20 Prozent ist mehr als ein Viertel des Lagers finanziert,
- 9 Prozent sind es weniger als 25 % des Lagervolumens.
- 6 Prozent nutzen die Finanzierung nur sporadische für Spitzen wie Hochpreiser.
Bei wem wollen Apotheken ihr Lager finanzieren:
- 31% Bank
- 29% Großhandel und Lieferanten
- 18% Rechenzentren
Hauptkriterien sind – ebenfalls über alle Teilnehmer hinweg – Verzinsung (50 Prozent), geringer Aufwand (42 Prozent) und Flexibilität (38 Prozent). Mehrfachnennungen waren hier möglich.
10 Fragen zur Lagerhaltung, die sich jede Apotheke stellen sollte
Die nachfolgenden 10 Fragen dienen als Leitfaden zur effektiven Verbesserung von Apotheken-Warenlagern, von Lagerumschlag bis hin zur Retourenquote und Inventur und bieten wertvolle Anhaltspunkte zur Optimierung von Apotheken-Warenlagern.
- Ist Ihr Lagerumschlag größer Faktor 12 pro Jahr?
- Entspricht die Valuta bei Direkteinkäufen mindestens Ihrem Abverkaufszeitraum?
- Differenzieren Sie die Eingabe der Verfalldaten in Ihrer EDV nach dem jeweiligen Lagerumschlag?
- Prüfen Sie permanent die Lagerreichweite Ihres Sortimentes?
- Überprüfen Sie regelmäßig Ihre NEIN-Verkäufe?
- Ist Ihre Lieferbereitschaft > 97%?
- Ist Ihre Retourenquote < 1%?
- Kommen Sie mit weniger als 4 Belieferungen pro Tag aller Lieferanten zusammen aus?
- Kennen Sie die Kosten Ihrer Lagerwirtschaft?
- Kennen Sie Produkt genau die Bestandsdifferenzen / -korrekturen aus Ihrer Inventur?
Fazit:
Ein ausgewogenes Lagermanagement ist entscheidend für den Erfolg einer Apotheke. Es ermöglicht minimierte Nachbestellungen und sofortige Erfüllung von Kundenwünschen. Jedoch birgt ein zu großes Lager auch ein höheres Verfallsrisiko, insbesondere bei Rabattvertragsartikeln. Jede Apotheke muss ihren eigenen Weg finden. Die Lagerdrehzahl bietet dabei eine hilfreiche Kennzahl zur Bewertung des Lagererfolgs.